Văn hoá làm việc từ xa trong thời đại 4.0

Khảo sát của Microsoft trên 20.000 người từ 11 quốc gia đã tiết lộ rằng, trên thực tế, mọi người làm việc nhiều hơn khi ở nhà nhưng các sếp vẫn hoài nghi về độ hiệu quả của nhân viên.

Theo đó, trong khi 87% nhân viên cho biết, họ làm việc hiệu quả khi ở nhà, 85% các nhà lãnh đạo cho biết việc làm việc kết hợp 2 hình thức ở nhà và tại văn phòng khiến họ hoài nghi về năng suất của nhân viên mình. Và chỉ 12% nhà lãnh đạo cho biết họ hoàn toàn tin tưởng vào năng suất làm việc của nhân viên.

Ngoài ra Microsoft cũng làm một cuộc phân tích từ hàng tỷ dữ liệu của mình và rút ra được rằng năng suất làm việc của nhân viên nói chung có thể cao hơn so với thời điểm trước đại dịch.

Theo đó, trung bình người dùng Microsoft Teams được cho là đang tham dự nhiều cuộc họp hơn 153% so với thời điểm bắt đầu đại dịch. Ngoài ra, nhiều cá nhân nhận thấy mình gặp khó khăn khi sắp xếp các cuộc họp chồng chéo, làm việc đa nhiệm và thường xuyên phải từ chối các lời mời họp.

"Đây gọi là chứng hoang tưởng năng suất. Dù số giờ làm việc, số lượng cuộc họp và các số liệu liên quan đều tăng lên, các nhà lãnh đạo vẫn lo sợ nhân viên mình làm việc không chăm chỉ, ảnh hưởng đến năng suất làm việc", Microsoft viết trong báo cáo.

Microsoft cũng nhấn mạnh tác động của việc doanh nghiệp sử dụng các ứng dụng theo dõi năng suất người lao động có thể khiến người lao động và lãnh đạo mất dần niềm tin vào nhau và ảnh hưởng đến năng suất làm việc.

"Tôi tự tin khẳng định, dữ liệu từ theo dõi của quý vị hoàn toàn không chính xác. Chưa kể, hoạt động này còn làm suy yếu lòng tin. Lòng tin là yếu tố quan trọng làm nên thành công của một tổ chức. Nếu đã mất đi, rất khó lấy về", Phó Chủ tịch của Microsoft Jared Spataro trả lời tạp chí Fortune.

Lợi ích của văn hoá làm việc từ xa

Tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp: Nhờ sự ra đời của văn hoá làm việc từ xa, một số công ty lớn ở nước ngoài có xu hướng tìm thêm nhân viên từ các nước ở Đông Nam Á, đặc biệt là từ Việt Nam thay vì thuê nhân viên trong nước. Lý do là bởi vì điều này có thể giúp các công ty lớn giảm rất nhiều chi phí trong việc trả lương cho nhân viên. Ngoài ra, việc nhân viên không đến văn phòng giúp doanh nghiệp tiết kiệm được kha khá chi phí tiền mặt bằng,chi phí điện nước và wifi.

Doanh nghiệp có nhiều sự lựa chọn hơn trong việc tuyển người: Lý do tiền lương không phải là lý do duy nhất khiến các doanh nghiệp lớn của nước ngoài muốn tìm kiếm nhân viên từ nước khác. Đôi khi, còn có sự khan hiếm nhân lực trong nước vì không tìm được người có đủ trình độ chuyên môn. Khi này, việc áp dụng văn hoá làm việc từ xa sẽ giúp các doanh nghiệp tìm được đối tượng thực sự thích hợp.

Tiết kiệm thời gian và chi phí cho nhân viên: Bên cạnh sự chủ động, thoải mái, người làm việc còn có thể tiết kiệm được thời gian và chi phí ăn uống, đi lại. Trong văn hoá làm việc từ xa, thay vì mỗi ngày tốn từ 2 tiếng hoặc hơn dành cho việc đi lại và gặp một số khó khăn như kẹt xe, trễ xe buýt hoặc thời tiết không thuận lợi, nhân viên chỉ cần ngồi ở nhà vừa làm việc mà vừa có thể hoàn thành việc nhà nhờ tiết kiệm được thời gian đi lại và biết sắp xếp thời gian hợp lý.

Bí quyết phát triển văn hóa làm việc từ xa đạt hiệu quả nhất

Xây dựng sứ mệnh chung.

Mọi nhà lãnh đạo nên xây dựng một sứ mệnh và chia sẻ với tất cả các nhân viên để đoàn kết họ cùng hướng tới mục tiêu chung. Không thể quản lý các nhân viên làm việc từ xa chặc chẽ như nhân viên ở văn phòng.

Ngoài sử dụng các mục tiêu, nhiệm vụ và các số liệu để đảm bảo hiệu suất công việc, sứ mệnh có thể truyền cảm hứng tới các nhân viên mặc dù họ đang làm việc ở xa và không ai giám sát.

Tạo điều kiện cho nhân viên học tập và trao đổi kiến thức liên tục.

Tạo văn hóa làm việc chia sẻ kiến thức của các nhân viên thông qua các phần mềm công nghệ hay trên các nền tảng nhắn tin chung. Doanh nghiệp cũng có thể mở ra các buổi học do nhân viên cấp dưới dẫn dắt, nơi mà mỗi người có thể trình bày về những chủ đề, ý kiến của họ. Đây là cách để mở rộng kiến thức cho nhân viên, phát triển khả năng thuyết trình của nhân viên và giúp nhân viên gần gũi với nhau hơn.

Ngoài ra, doanh nghiệp có thể tạo các nhóm trò chuyện, để mọi người chia sẻ các thông tin vui vẻ như hình ảnh, chuyện cười,.. tất cả mọi thứ nhưng không liên quan đến công việc.

Chọn lọc ứng viên tốt nhất trong quá trình tuyển dụng.

Khi tuyển dụng nhân viên làm việc từ xa tính kỷ luật và tinh thần làm việc là những yếu tố cần được quan tâm và chú trọng nhất. Doanh nghiệp có thể tạo ra văn hóa doanh nghiệp riêng biệt bằng cách tuyển dụng ứng viên có đặc điểm cụ thể, phù hợp với giá trị và phong cách làm việc riêng biệt của doanh nghiệp.

Khuyến khích nhân viên đóng góp ý kiến và báo cáo công việc.

Doanh nghiệp nên khuyến khích nhân viên phản ánh và báo cáo công việc hàng tuần trong tài liệu hoặc biểu mẫu của Google. Các báo cáo và phản ánh ý kiến có thể về những công việc đã hoàn thành được trong tuần, các điểm khó, những thắc mắc của nhân viên hay ý tưởng mới,..

Việc nhân viên đóng góp ý kiến và báo cáo công việc cho phép nhân viên hướng nội chia sẻ suy nghĩ và đặt những câu hỏi với lãnh đạo. Ở một số doanh nghiệp lớn, nhân viên trầm lặng là những người có tiếng nói nhất trong các bài báo cáo hàng tuần của họ. Những hiểu biết sâu sắc và ý tưởng mới mẻ của họ đóng góp một phần quan trọng cho định hướng phát triển của doanh nghiệp.

Công nhận thành tựu của nhân viên.

Doanh nghiệp nên khuyến khích nhân viên chia sẻ các thành tựu làm việc của họ giúp mang đến bầu không khí tích cực trong đội ngũ và nhân viên nỗ lực làm việc hiệu quả hơn.

Đánh dấu các thành tựu tốt hàng tháng và chia sẻ trong cuộc họp chung, trên trang truyền thông nội bộ hoặc website của doanh nghiệp. Đây là cách ghi nhận những đóng góp của nhân viên tới sự phát triển của doanh nghiệp theo thời gian.

Ngoài ra, doanh nghiệp cũng có thể tạo cơ chế nhân viên của tháng dựa trên thành tựu và đóng góp của các nhân viên cho công việc.

Bảo Bảo