Tám sai sót về thuế mà người kinh doanh online nên chủ động rà soát

Kinh doanh trực tuyến giúp người bán tiếp cận khách hàng nhanh hơn, nhưng cũng khiến dữ liệu doanh thu, đơn hàng, tiền hoa hồng và hóa đơn phân tán trên nhiều hệ thống. Khi quy định về quản lý thuế và hóa đơn điện tử được cập nhật, việc chủ động kiểm tra hồ sơ trở thành một phần quan trọng trong quản trị hoạt động kinh doanh, không chỉ là công việc thực hiện khi Cơ quan Thuế yêu cầu.

Căn cứ thực tế hoạt động kinh doanh trực tuyến, Cục Thuế lưu ý tám sai sót thường gặp ở người kinh doanh thương mại điện tử và bán hàng đa kênh. Các vấn đề tập trung vào việc xác định đầy đủ doanh thu, thực hiện đúng nghĩa vụ thuế, lập hóa đơn theo quy định và lưu giữ dữ liệu có thể đối chiếu.

Hoạt động thương mại điện tử, kinh doanh trên nền tảng số và bán hàng đa kênh đang phát triển nhanh với nhiều mô hình như bán hàng qua sàn thương mại điện tử, website, mạng xã hội, livestream; sáng tạo nội dung số, cung cấp sản phẩm và dịch vụ nội dung thông tin số, quảng cáo số và các hoạt động kinh doanh khác trên nền tảng số.

Tám sai sót dễ phát sinh khi kinh doanh trực tuyến

Thứ nhất, không tổng hợp đầy đủ doanh thu từ các kênh. Người bán có thể theo dõi riêng từng gian hàng, tài khoản hoặc nền tảng mà chưa tổng hợp doanh thu theo cùng một chủ thể kinh doanh. Cách quản lý này dễ dẫn đến bỏ sót khoản thu khi kê khai. Do đó, cần đối chiếu dữ liệu từ sàn thương mại điện tử, website, mạng xã hội, livestream và các kênh bán hàng trực tiếp, đồng thời phân loại theo từng hoạt động.

Thứ hai, cho rằng nền tảng đã khấu trừ thuế thì không còn nghĩa vụ nào khác. Việc nền tảng khấu trừ, khai thay và nộp thay thuế không đồng nghĩa mọi nghĩa vụ liên quan của người kinh doanh đều đã hoàn tất. Người bán cần kiểm tra doanh thu thuộc phạm vi nền tảng thực hiện thay, số thuế đã khấu trừ và phần nghĩa vụ còn phải trực tiếp thực hiện theo quy định.

Thứ ba, xác định sai loại thu nhập. Các tên gọi như KOL, KOC, streamer, affiliate hay freelancer không tự quyết định cách phân loại thu nhập. Cần căn cứ vào bản chất hoạt động và quan hệ thực tế để xác định khoản thu từ kinh doanh, dịch vụ, quảng cáo, tiếp thị liên kết hay tiền lương, tiền công. Việc phân loại đúng là cơ sở để áp dụng phương pháp tính thuế tương ứng.

Thứ tư, không lập hoặc xử lý hóa đơn đúng quy định. Người kinh doanh không nên mặc nhiên cho rằng chỉ cần lập hóa đơn khi khách hàng yêu cầu. Nghĩa vụ lập hóa đơn phải được xác định theo quy định áp dụng cho từng trường hợp. Khi phát sinh hủy đơn, đổi trả hoặc hoàn tiền, cần xử lý hồ sơ và hóa đơn tương ứng, bảo đảm dữ liệu phản ánh đúng giao dịch thực tế.

Thứ năm, lấy ngày sàn chuyển tiền làm thời điểm lập hóa đơn trong mọi trường hợp. Thời điểm đối soát hoặc chuyển tiền không mặc nhiên là thời điểm lập hóa đơn cho tất cả giao dịch. Người kinh doanh cần xác định theo loại hàng hóa, dịch vụ và quy định về thời điểm lập hóa đơn điện tử. Một số dịch vụ có cơ chế đối soát riêng, nhưng vẫn phải tuân thủ thời hạn theo quy định hiện hành.

Thứ sáu, thông tin đăng ký thuế không thống nhất. Thông tin đăng ký thuế cần được rà soát và cập nhật khi có thay đổi. Việc quản lý thông tin nhất quán giữa các kênh kinh doanh, hồ sơ thuế và dữ liệu giao dịch giúp hạn chế sai lệch khi đối chiếu doanh thu, xác định chủ thể kinh doanh và thực hiện nghĩa vụ thuế.

Thứ bảy, không lưu giữ đầy đủ hồ sơ và dữ liệu. Lịch sử đơn hàng, sao kê thanh toán, báo cáo đối soát của nền tảng, chứng từ chi trả hoa hồng và hóa đơn là những tài liệu có thể cần thiết để xác định doanh thu, giải trình chênh lệch và chứng minh giao dịch. Người kinh doanh cần tổ chức lưu trữ có hệ thống, bảo đảm dữ liệu có thể truy xuất khi cần.

Thứ tám, chỉ rà soát khi Cơ quan Thuế yêu cầu. Nếu phát hiện hồ sơ khai thuế có sai sót, người nộp thuế cần thực hiện khai bổ sung theo quy định. Việc kiểm tra định kỳ giúp phát hiện sớm khoản doanh thu chưa được ghi nhận, hóa đơn chưa xử lý hoặc chênh lệch giữa dữ liệu bán hàng và số tiền thực nhận, từ đó giảm nguy cơ phát sinh sai sót kéo dài.

Nghĩa vụ thuế phụ thuộc vào mô hình kinh doanh

Theo hướng dẫn của Cơ quan Thuế được đăng tải trên Cổng Thông tin điện tử Chính phủ, trách nhiệm thực hiện nghĩa vụ thuế có sự khác biệt tùy theo đặc điểm của nền tảng.

Với nền tảng thương mại điện tử, nền tảng số có chức năng đặt hàng trực tuyến và thanh toán, chủ quản nền tảng có trách nhiệm khấu trừ, khai thay và nộp thay số thuế đã khấu trừ đối với giao dịch thuộc phạm vi quy định. Người kinh doanh vẫn cần theo dõi số liệu, kiểm tra phần thuế đã được thực hiện thay và xác định nghĩa vụ còn lại, nếu có.

Đối với hoạt động trên nền tảng không có chức năng đặt hàng trực tuyến và thanh toán, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thuộc diện áp dụng có trách nhiệm tự kê khai, nộp thuế theo quy định. Vì vậy, người bán qua Facebook, Zalo, website hoặc livestream cần xác định đúng mô hình hoạt động thực tế, không chỉ căn cứ vào tên nền tảng.

Trường hợp vừa bán hàng hóa, vừa cung cấp dịch vụ quảng cáo hoặc tiếp thị liên kết, người kinh doanh cần tổng hợp doanh thu của các hoạt động và phân loại từng khoản thu theo bản chất. Tiền bán hàng, hoa hồng tiếp thị liên kết và thu nhập từ quảng cáo có thể chịu cách xử lý thuế khác nhau; không nên gộp chung chỉ vì cùng phát sinh trên một tài khoản mạng xã hội.

Đối với sản phẩm, dịch vụ nội dung số, việc xác định nghĩa vụ thuế cũng cần căn cứ vào hoạt động thực tế và quy định áp dụng. Khoản thu từ hoạt động kinh doanh không thể mặc nhiên được xem là thu nhập từ tiền lương, tiền công chỉ vì người nhận có tên gọi nghề nghiệp như nhà sáng tạo nội dung hoặc freelancer.

Đối chiếu doanh thu, hóa đơn và dữ liệu giao dịch

Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15 có hiệu lực từ ngày 1/7/2026. Cùng thời điểm, Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định chi tiết về hóa đơn điện tử và chứng từ điện tử cũng bắt đầu có hiệu lực. Người kinh doanh cần căn cứ các quy định hiện hành và văn bản hướng dẫn liên quan để rà soát quy trình thực hiện nghĩa vụ thuế.

Với giao dịch bị hủy, đổi, trả hoặc hoàn tiền, cần đối chiếu trạng thái đơn hàng với doanh thu, số thuế đã khấu trừ và hóa đơn. Việc hoàn tiền không nên chỉ được ghi nhận ở khâu thanh toán mà bỏ qua các dữ liệu kế toán, thuế có liên quan. Cách xử lý cụ thể cần căn cứ hồ sơ giao dịch và quy định áp dụng cho từng trường hợp.

Đối với hoạt động kinh doanh qua nền tảng nước ngoài, người kinh doanh cũng cần xác định doanh thu, thu nhập phát sinh tại Việt Nam và cơ chế thực hiện nghĩa vụ thuế tương ứng. Không nên mặc nhiên cho rằng nền tảng nước ngoài sẽ thực hiện thay toàn bộ nghĩa vụ thuế cho người bán.

Về quản trị, người kinh doanh có thể xây dựng quy trình đối chiếu định kỳ giữa dữ liệu đơn hàng, doanh thu ghi nhận, tiền thực nhận, hóa đơn và số thuế đã được khấu trừ hoặc nộp. Những khoản chênh lệch cần được xác định nguyên nhân và lưu lại căn cứ xử lý.

Chủ động kiểm soát các dữ liệu này không chỉ giúp hạn chế sai sót trong kê khai mà còn hỗ trợ người kinh doanh đánh giá chính xác hiệu quả từng kênh bán hàng, quản lý dòng tiền và chuẩn bị hồ sơ khi cần giải trình. Khi hoạt động trực tuyến ngày càng mở rộng, quản trị thuế và dữ liệu bài bản là một phần thiết yếu để duy trì hoạt động kinh doanh ổn định, minh bạch.