Nếu có một từ định nghĩa năm 2021 thì nó sẽ là "quá tải". Sau một năm rưỡi xảy ra đại dịch với lượng email, inbox tràn ngập và các cuộc họp liên tục, mọi người đã và đang cảm thấy mệt mỏi. Mọi người cũng đang tìm kiếm câu trả lời cho sự quá tải về kỹ thuật số này, bao gồm cả Dawn Klinghoffer. Với tư cách là người đứng đầu bộ phận phân tích con người của Microsoft, Dawn dành nhiều thời gian để khám phá vấn đề này bằng cách xem xét các dữ liệu cần thiết.
Khi các đồng nghiệp của Klinghoffer nghiên cứu xu hướng năng suất ẩn danh của hàng triệu khách hàng Microsoft trên khắp thế giới, họ thấy rằng một năm sau đại dịch thời gian hàng tuần dành cho các cuộc họp qua ứng dụng Teams tăng gấp đôi và một người trung bình gửi thêm 42% các tin nhắn chat trong nhiều giờ. Mặc dù ban đầu, đây có vẻ là cách tốt nhất để các nhóm duy trì kết nối, nhưng kể từ đó Dawn và cộng sự nhận ra rằng các cuộc gọi điện video, email và trò chuyện không ngừng này đã trở thành hiện tượng quá tải kỹ thuật số và họ thấy tác động của nó lên sự hạnh phúc nói chung trong các cuộc khảo sát tâm lý nhân viên Microsoft. Từ tháng 4 đến tháng 11 năm 2020, mức độ hài lòng của nhân viên đối với sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống đã giảm 13%.
Vì vậy, Dawn và cộng sự đã bắt đầu tìm hiểu lý do đằng sau sự sụt giảm và xác định các hành động dựa trên dữ liệu mà người quản lý và nhân viên có thể thực hiện để xoay chuyển các con số trong môi trường làm việc hỗn hợp – kết hợp giữ online và offline này.
Các nhà nghiên cứu đã tự hỏi bản thân rằng có thể học được gì từ các mô hình hoạt động, thời gian nghỉ phép và các cuộc khảo sát của nhân viên? Và các nhà quản lý có thể làm gì để tạo ra một nền văn hóa nơi sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống tồn tại? Một nơi mà việc hoàn thành danh sách việc cần làm của bạn hoặc tránh làm sau giờ làm việc không đòi hỏi nỗ lực siêu phàm và kỷ luật tự giác phi thực tế?
Thực tiễn cho thấy làm việc trực tuyến hưởng đến sức khỏe của nhân viên
Để trả lời những câu hỏi này, Dawn và cộng sự đã nghiên cứu dữ liệu khảo sát và hoạt động cộng tác tổng hợp và chưa xác định danh tính của hàng nghìn nhân viên Microsoft trong suốt nhiều tháng, phần lớn trong số họ đang làm việc tại nhà do đại dịch. Nhìn chung, kết quả chỉ ra rằng cộng tác với đồng nghiệp từ xa quá nhiều, thiếu sự tập trung không bị gián đoạn và bỏ qua thời gian nghỉ là những nguyên nhân chính dẫn đến sự giảm cân bằng giữa công việc và cuộc sống của công nhân viên Microsoft.
Khi thời gian cộng tác từ xa tăng lên, sức khỏe giảm xuống: Phần đầu tiên trong phân tích của nhóm nghiên cứu dựa trên dữ liệu về tâm lý và các hoạt động cụ thể vào tháng 4 năm 2020 đã xác nhận rằng: Những nhân viên dành nhiều thời gian cộng tác từ xa nhất - tham gia các cuộc họp, viết email và gửi tin nhắn chat - đánh giá mức độ hài lòng với mức độ cân bằng giữa cuộc sống và công việc thấp hơn hơn so với các đồng nghiệp có thời gian cộng tác ít hơn. Nhân viên hài lòng với sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống của họ tham dự các cuộc họp ít hơn 25% và dành trung bình ít hơn 6 giờ mỗi tuần để cộng tác so với những nhân viên có tâm lý cân bằng công việc và cuộc sống trung lập hoặc không thuận lợi. Ngoài ra, những nhân viên hài lòng với sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống của họ có xu hướng gửi ít email hơn 29% nói chung và ít hơn 36% email sau giờ làm việc.
Khi mọi người có nhiều thời gian tập trung hơn thì tình trạng sức khỏe của họ được cải thiện hơn: Mặt khác, nhóm nghiên cứu thấy rằng những nhân viên hài lòng với sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống của họ có số giờ tập trung cao gấp 1,3 lần và gấp 1,3 lần số giờ tập trung vào hai giờ so với những nhân viên ít hài lòng hơn với sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống của họ.
Khi thời gian nghỉ có trả lương tăng lên thì sức khỏe của công nhân viên cũng tăng lên: Tiếp theo, Dawn và cộng sự xem xét các mô hình trong thời gian nghỉ hè được thực hiện. Nhóm nghiên cứu nhận thấy rằng trong thời kỳ đầu của Đại dịch, nhiều nhân viên của Microsoft đã ngừng các kỳ nghỉ hoàn toàn vì họ giãn cách xã hội tại chỗ ở. Trên thực tế, chúng tôi thấy rằng lượng thời gian nghỉ phép trung bình mà nhân viên của Microsoft tại Hoa Kỳ ghi lại đã giảm tới 83%.
Sự sụt giảm đó đã gây ra hiệu ứng gợn sóng và chúng ta có thể thấy qua các con số rằng việc đi nghỉ - hoặc không có tác động thực sự đến nhận thức của nhân viên về sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống. Nghiên cứu của Dawn đã chỉ ra rằng những nhân viên ở Hoa Kỳ có thể nghỉ để nạp năng lượng trong tháng 3 hoặc tháng 4 năm 2020 có nhận thức trung bình về sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống hơn 8 điểm phần trăm so với những người đi nghỉ vào tháng 5 vì họ không nghỉ trong những tháng đó do ảnh hưởng của Đại dịch.
Vì vậy, nếu một phần của bí quyết sống khỏe nằm ở việc ít cuộc họp hơn, thời gian tập trung nhiều hơn và dành thời gian nghỉ ngơi để nạp năng lượng thì chính xác chúng ta sẽ làm điều đó như thế nào? Dưới đây là bốn chiến lược mà các nhóm khác nhau tại Microsoft đã bắt đầu triển khai.
Ưu tiên
Dữ liệu của nhóm nghiên cứu cho thấy rằng một trong những điều quan trọng nhất mà người quản lý có thể làm để cải thiện sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống là giúp nhóm của họ sắp xếp thứ tự ưu tiên. Đặc biệt, những nhân viên không nhận được sự hỗ trợ ưu tiên từ người quản lý sẽ ít hài lòng hơn với sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống của họ. Trên thực tế, dữ liệu thu thập từ tháng 10 đến tháng 11 năm 2020 cho thấy 81% trong số họ không hài lòng và 42% không cảm thấy năng suất như trước đại dịch.
Bản thân là một nhà quản lý, Dawn biết chúng ta sẽ không bao giờ hoàn thành được tất cả. Vì vậy, anh đã phải có những cuộc trò chuyện khó khăn với các đối tác và các nhóm khác để nói “Được rồi, chúng tôi có thể làm được điều này… nhưng điều đó có nghĩa là chúng tôi có thể không làm được ba điều khác. Điều gì quan trọng nhất ở đây?” "Để thực sự chống lại sự quá tải này và giữ cho khối lượng công việc bền vững, chúng ta không thể lúc nào cũng có thể nói “và” nó có nghĩa là “một trong hai / hoặc”.
Nhóm của Dawn vẫn hay nói đùa rằng, ưu tiên cũng có thể được gọi là “liên hệ với Klinghoffer sâu bên trong của bạn” vì anh đã nói rất nhiều về điều đó. Nhưng nó đã trở thành câu thần chú của Dawn vì một lý do.
Ưu tiên là cách Microsoft tạo ra sự ổn định ngay cả khi đối mặt với sự hỗn loạn. Đây là nền tảng cơ bản của sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống vì nó cho phép nhóm của bạn kiểm soát và lên tiếng nói “không” với những thứ không phải là nhiệm vụ quan trọng - điều này cuối cùng có nghĩa là ít cuộc họp hơn, nhiều thời gian tập trung hơn và quan trọng nhất là sự tự do để dành thời gian nghỉ ngơi.
Các cuộc họp để đánh giá lại
Khi công việc được ưu tiên đúng mức, bước tiếp theo là đánh giá lại các cuộc họp nhóm. Dưới đây là một số chiến lược đã có hiệu quả với Microsoft.
Xây dựng trong thời gian nghỉ: Một khoảng thời gian nhỏ giữa các buổi hợp tác là cơ hội để nhân viên lấy một cốc nước và sẵn sàng cho cuộc gọi tiếp theo hoặc chuyển đổi tinh thần sang một chủ đề mới. Khi nhóm nghiên cứu chuyển trọng tâm từ tối đa hóa thời gian họp sang tối đa hóa hiệu quả cuộc họp, nghiên cứu về bộ não con người của Microsoft cho thấy rằng, các cuộc họp chỉ có khoảng đệm từ 5 đến 10 phút giữa chúng không chỉ giảm mức độ căng thẳng cho nhân viên của bạn mà còn giúp tập trung và tương tác tốt hơn. Trong Outlook hoặc nền tảng email khác, các tổ chức có thể đặt mặc định trong toàn công ty cho những thời gian nghỉ này hoặc từng nhân viên và nhóm có thể thay đổi cài đặt của riêng họ.
Tránh liên kết trong tuần: Giống như thời gian nghỉ giữa các cuộc họp, thời gian vào đầu và cuối mỗi tuần giúp nhân viên chuyển đổi trạng thái từ làm việc sang nghỉ ngơi và ngược lại. Ví dụ, các cuộc họp vào sáng thứ Hai có thể gây áp lực cho nhân viên trong việc chuẩn bị vào cuối tuần sẽ góp phần gây ra cảm giác choáng ngợp hơn nữa. Thay vào đó, hãy chỉ định các buổi sáng thứ Hai để tập trung và chuẩn bị nhằm thiết lập nhóm để cộng tác thành công trong suốt cả tuần. Dawn và cộng sự cũng đã thấy nhiều nhóm tại Microsoft coi những ngày thứ Sáu không họp là thời gian dành riêng để hoàn thành công việc quan trọng và rút phích cắm điện hoàn toàn trước cuối tuần.
Ấn nút pause – tạm dừng: Một nghiên cứu gần đây của Microsoft Research cho thấy, đa tác vụ trong các cuộc họp tăng lên đáng kể trong các cuộc họp dài hơn và lớn hơn. Trong nghiên cứu, mọi người cũng thường đề cập rằng họ đa nhiệm trong các cuộc họp mà họ thấy không liên quan hoặc không quan tâm hoặc không tham gia.
Vì vậy, hãy dành thời gian lùi lại và đánh giá lại hiệu quả của các cuộc họp đối với nhóm của bạn bằng cách hỏi quan điểm của các thành viên trong nhóm của bạn. Ngoài ra, hãy tự hỏi bản thân rằng bạn có sở hữu các cuộc họp với mức độ tương tác thấp và nhiều nhiệm vụ không? Một số cuộc họp có thể ngắn hơn không? Ít thường xuyên hơn? Ai thực sự cần ở đó? Liệu chúng có nên lặp lại hay chỉ được lên lịch khi cần thiết? Họ có cần phải họp không?
Bảo vệ thời gian để tập trung và thiết lập ranh giới
Khi công việc được ưu tiên và các cuộc họp bị thu hẹp, hãy khuyến khích nhóm của bạn ưu tiên thời gian họ dành cho công việc tập trung và đặt ra ranh giới để bảo vệ nó.
Khuyến khích thời gian tập trung: Đề nghị nhóm của bạn chủ động dành ra các khoảng thời gian cho công việc tập trung mỗi tuần để giải quyết các ưu tiên chính. Khắc phục thời gian này cho phép nhân viên tham gia vào công việc sâu và đi sâu vào các dự án mà không bị phân tâm hoặc gián đoạn. Thời gian tập trung nhiều hơn có nghĩa là tiến bộ hơn, có nghĩa là ít bị choáng ngợp hơn. Nó cũng có nghĩa là ít công việc đổ dồn vào sau giờ làm việc hơn.
Sử dụng công nghệ để thiết lập những giờ yên tĩnh: Công việc kết hợp giữa online và offline vượt ra ngoài “nơi” chúng ta làm việc - nó còn là về “khi nào”. Ví dụ, việc cân bằng công việc với lịch trình cá nhân của Dawn đôi khi có nghĩa là xem hộp thư đến vào buổi tối khi anh ta có thể thực sự tập trung là cách tốt nhất để Dawn hoàn thành công việc. Mặt khác, nghiên cứu của Dawn và cộng sự cho thấy rằng một email sau giờ làm việc từ một người quản lý có thể có tác động đáng kể đối với công việc sau giờ làm việc của nhóm. Công nghệ có thể giúp nhóm của bạn trao quyền cho mọi người làm việc theo cách tốt nhất cho họ trong khi vẫn tránh được tâm lý "luôn luôn phải sẵn sàng" đó. Khi Dawn làm việc vào buổi tối - đó là cách anh ta làm việc tốt nhất với tư cách cá nhân, Dawn tận dụng tính năng “Delay Send” - để đảm bảo giờ làm việc linh hoạt của anh không trở thành tác nhân gây sự căng thẳng cho người khác vào đêm khuya.
Dawn cũng đã khuyến khích nhóm của mình ẩn thông báo để giảm áp lực kiểm tra email và cuộc trò chuyện khi họ phải rời công việc. Microsoft cũng đã thiết lập các quy tắc nhóm về thời điểm mong đợi phản hồi vì vậy không ai cảm thấy như họ liên tục được gọi.
Khuyến khích thời gian cho các kỳ nghỉ
Cuối cùng, hãy tích cực thảo luận về các cách giúp nhân viên dễ dàng hơn trong kỳ nghỉ xứng đáng có được của họ.
Thời gian đi vắng có thể không giống như trước đây: Khả năng thoát ra khỏi công việc là chìa khóa để cân bằng giữa công việc và cuộc sống. Cho dù đó là kỳ nghỉ, ngày lưu trú, ngày sức khỏe tâm thần, ngày ốm đau hay tuân theo các ngày lễ tôn giáo, việc nghỉ ngơi và nạp năng lượng có thể có những ý nghĩa khác nhau đối với những người khác nhau. Vào cuối năm 2019, Dawn và cộng sự đã xác định lại thời gian nghỉ ốm tại Microsoft để bao gồm những ngày chăm sóc sức khỏe tâm thần; họ không nhận ra rằng điều đó sẽ trở nên quan trọng như thế nào sau đó vài tháng khi đại dịch xảy ra. Microsoft cũng cung cấp 5 ngày sức khỏe toàn cầu cùng với kỳ nghỉ được phân bổ thường xuyên của họ để khuyến khích nhân viên được nghỉ ngơi nhiều hơn. Nói chung, hãy giúp nhóm của bạn hiểu rằng có nhiều lý do để dành thời gian nghỉ ngơi khỏi công việc mà không phụ thuộc vào việc đi du lịch hoặc các chuyến đi và rằng sức khỏe của họ là ưu tiên đáng để dành thời gian.
Hãy làm cho việc công nhân viên đi nghỉ trở nên dễ dàng hơn: Nhân viên sẽ khó rời bỏ công việc nếu họ không cảm thấy mình được quan tâm hoặc hỗ trợ. Với tư cách là người quản lý của họ, hãy chủ động có kế hoạch thay thế công việc mà thông thường họ đảm nhiệm khi họ đi vắng. Bạn cũng có thể tạo một hệ thống bạn thân để mỗi nhân viên có người giám sát công việc của họ khi đi vắng. Bạn thậm chí có thể tạo điều kiện cho các ngày đồng thuận khi các thành viên trong nhóm của bạn đồng ý dành thời gian chung để giảm thiểu email và các công việc tích lũy khác mà họ sẽ quay lại.
Thời điểm chuyển tiếp và thay đổi lớn là cơ hội để chúng ta lùi lại và suy nghĩ lại. Khi thế giới thay đổi, cách chúng ta làm việc cũng có thể thay đổi. Điều mạnh mẽ nhất mà Dawn học được từ nghiên cứu trên về sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống là Microsoft với tư cách là những nhà quản lý có cơ hội thách thức hiện trạng hiện nay và nói rằng:“điều này có thể trở nên tốt hơn”.
Bằng cách tập trung vào các chiến lược ở trên, các nhà quản lý có thể tạo ra một thế giới nơi trách nhiệm cân bằng giữa công việc và cuộc sống không chỉ đặt trên vai của một cá nhân. Đó là về việc thiết lập các chuẩn mực của nhóm và một môi trường trao quyền cho mọi người tập trung vào tác động chứ không phải hoạt động. Bằng cách tạo ra sự rõ ràng và xác định những điều quan trọng, các nhà quản lý cho phép nhân viên của họ làm việc tốt nhất của họ và phát triển mạnh mẽ trong một môi trường kết hợp.
Đức Nguyễn
