Cách khiến mọi người lên tiếng trong các cuộc họp trực tuyến

Không nghi ngờ gì rằng các cuộc họp trực tuyến đã giúp cho việc giao tiếp tại nơi làm việc trở nên dễ dàng hơn. Các cuộc họp trực tuyến không chỉ giúp sắp xếp và tham dự dễ dàng hơn (chỉ cần đếm xem bạn có thêm bao nhiêu cuộc họp Zoom so với các cuộc họp trực tiếp mà bạn đã có lúc đó) mà còn các tính năng như trò chuyện, Hỏi và Đáp, phòng đột xuất, biểu tượng phản ứng, bảng trắng ảo và một loạt các ứng dụng đã giúp việc đặt câu hỏi và yêu cầu ý tưởng từ những người tham dự cuộc họp trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.

Nhưng đề xuất một câu hỏi và nhận được câu trả lời có ý nghĩa là hai điều rất khác nhau, điều này dẫn đến một câu hỏi lâu đời với xu hướng hiện đại: Làm thế nào để bạn hỏi ý kiến hoặc phản hồi trong cuộc họp ảo theo cách trả lại những câu trả lời có giá trị (và không chỉ từ những người hướng ngoại)? 

Dựa trên kinh nghiệm dẫn dắt cuộc họp của Joel Schwartzberg - người đã làm việc với những người lãnh đạo Hoa Kỳ trong các cuộc họp và đã khám phá các cách để cải thiện hiệu quả cuộc họp ảo thì dưới đây là tám chiến thuật để nhận được phản hồi từ ngay cả những thành viên ít nói trong cuộc họp nhất.

Chia sẻ câu hỏi của bạn trước thời gian cuộc họp diễn ra

Nếu bạn đang yêu cầu mọi người cung cấp thông tin chi tiết, thì việc cho họ càng nhiều thời gian càng tốt để suy nghĩ về vấn đề hiện tại là điều hợp lý. Sau khi bạn xác định được ai sẽ tham dự cuộc họp, hãy gửi email cho họ tối đa năm câu hỏi bạn sẽ hỏi. Đặt những câu hỏi đó vào chương trình họp và danh sách lịch để mọi người biết điều gì sắp xảy ra và có thể chuẩn bị. 

Thiết lập các quy tắc khuyến khích sự tham gia xây dựng của các bên tham gia 

Rất dễ để có một buổi khơi gợi ý tưởng đi chệch hướng khi mọi người bắt đầu nhầm lẫn giữa việc phát triển ý tưởng với việc tranh luận về chúng - và nhiều người sẽ miễn cưỡng giơ tay ảo nếu họ nghĩ rằng ý tưởng của họ có thể bị hạ gục. Vì vậy, hãy nói rõ về mục đích của cuộc họp với một tuyên bố như:“Mục đích của cuộc họp này chỉ là thu thập các ý tưởng và xây dựng dựa trên chúng nếu chúng ta có thể. Trong cuộc họp tiếp theo, chúng ta sẽ có cơ hội để đánh giá chúng và chọn những mục phù hợp". 

Để giúp duy trì cân bằng thời gian nói, hãy thông báo các thông số như "Chúng tôi chỉ có một giờ, vì vậy hãy ghi ngắn gọn những đóng góp của bạn để mọi người có nhiều thời gian nói chuyện." Ngoài ra, hãy giữ cho mọi thứ tiếp tục bằng cách khuyến nghị rằng các cuộc trò chuyện kéo dài nên “tiếp tục ngoại tuyến”.

Cuối cùng, hãy yêu cầu mọi người bật camera của họ nếu họ cảm thấy thoải mái khi làm như vậy. Việc sử dụng cam trong một cuộc họp trực tuyến nên được bặt buộc chứ không phải là 1 lựa chọn vì được nhìn thấy sẽ làm tăng khả năng tham gia xây dựng. (Không phải hỏi nhiều vì không ai trong cuộc họp trực tiếp được ngồi dưới bàn làm việc).

Đặt câu hỏi đơn giản trong hộp chat 

Thông thường, những người tham gia cuộc họp nhìn thấy và coi cửa sổ trò chuyện cuộc họp ảo giống như một chiếc micrô trực tiếp tại một chương trình tài năng lớp 4 - ở đó để ghi lại bất kỳ lời cổ vũ, suy nghĩ ngẫu nhiên, trò đùa, câu chuyện cá nhân hoặc ý tưởng nào đó khiến bất kỳ ai bất ngờ. Nhưng được sử dụng một cách chiến lược và với sự hiểu biết rằng nhiều người cảm thấy thoải mái hơn khi nhập văn bản hơn là nói chuyện, trò chuyện có thể gợi ra thành công những ý tưởng mà có thể rất khó để trích xuất theo cách khác. 

Chìa khóa ở đây rất đơn giản: yêu cầu một đóng góp ngắn và cụ thể, thay vì một câu hỏi chung chung như "Bạn nghĩ gì?", "Bạn có câu hỏi gì?" và "Hãy cho chúng tôi biết về bản thân bạn." Một lần nữa, bạn có thể nhận được câu trả lời cho các câu hỏi rộng rãi từ đám đông phát biểu truyền thống, nhưng giả sử mọi người trong cuộc họp đều đủ tiêu chuẩn, bạn muốn có câu trả lời từ nhiều người khác nhau nhất có thể.

Theo dõi những câu hỏi đó 

Bây giờ bạn đã phá vỡ lớp băng. Bởi vì yêu cầu ban đầu là dễ dàng, nhiều người cảm thấy thoải mái khi đóng góp ý kiến và - với sự giúp đỡ của bạn - giờ đây có thể xây dựng chi tiết về những ý tưởng đó. Ví dụ:

“Steve, bạn có thể bật tiếng và cho chúng tôi biết tại sao bạn chọn lựa chọn thứ 2 không?”

“Kelly, bạn đã mô tả sản phẩm là sáng tạo. Bạn có thể bật tiếng và chia sẻ lý do tại sao không? ”

“George, đó là cách tuyệt vời khi nhóm của bạn trở nên hiệu quả hơn. Bạn có thể bật tiếng và chia sẻ một số ví dụ không? ”

Ngay cả đối với những người ít có khả năng giơ tay nhất trong cuộc họp, việc theo dõi rõ ràng đóng góp mà họ đã nhập vào cuộc trò chuyện sẽ dễ dàng hơn là trả lời thành tiếng ngay từ đầu.
Một cách hiệu quả để mời thảo luận thêm về một chủ đề hiện có là yêu cầu thỏa thuận, chẳng hạn như “Nhập A trong cuộc trò chuyện nếu bạn đồng ý với Kelly hoặc muốn đề xuất một từ khác mô tả sản phẩm”.
Chìa khóa ở đây: Gọi mọi người bằng tên và lặp lại đóng góp của họ. Thực hành này chứng tỏ rằng bạn coi trọng nhóm và ý tưởng của họ, điều này có thể giúp họ thoải mái hơn khi tham gia.

Hãy rõ ràng về những gì bạn đang yêu cầu

Khi tôi muốn thúc đẩy phản hồi mà không gây áp lực trực tiếp, tôi thường nói, "Tôi chỉ đang tìm kiếm ba ý tưởng." Điều đó làm giảm bớt một số lo lắng vì tôi đã nói rõ rằng tôi không cần mọi người nói chuyện, nhưng nó cũng làm tăng tiền cược vì chúng tôi sẽ không tiếp tục cho đến khi tôi có được ba ý tưởng của mình.
Điều Joel nhận thấy là mọi người có xu hướng tình nguyện hơn khi kỳ vọng của tôi rõ ràng. Nếu tôi yêu cầu bất kỳ ý tưởng nào, tôi thường sẽ không nhận được. Nếu tôi yêu cầu ba ý tưởng, tôi thường sẽ nhận được ba ý tưởng. Phần đóng góp cuối cùng thường đến nhanh nhất bởi vì nó giống như hoàn thành một nhiệm vụ chứ không chỉ là một phần của một bài tập không có kết thúc rõ ràng.

Đừng làm những người tham dự cảm thấy xấu hổ 

Một cách chắc chắn để tăng cường sự ngần ngại đóng góp của mọi người là làm họ xấu hổ. Tất nhiên, không ai cố ý làm xấu mặt nhóm của họ, nhưng một số nhà lãnh đạo cuộc họp vô tình tạo ra tác động đó khi họ phàn nàn về việc thiếu phản hồi: “Không ai có bất kỳ câu hỏi nào? Thật không, không ai cả? Cố lên, đây là điều quan trọng. Tôi không thể tin rằng không có câu hỏi nào. "
Kết quả trực tiếp là nhóm của bạn có thể cảm thấy khó chịu và tội lỗi. Bạn cũng có thể nghe thấy những lời đóng góp tương đối vô nghĩa từ những người chỉ muốn kết thúc sự khó xử đó. 

Một hình thức xấu hổ khác xảy ra vào cuối cuộc họp khi người lãnh đạo cuộc họp kêu gọi (thực sự, chọn ra) những người chưa đóng góp. Hãy nhớ rằng, trong cuộc họp, giữ im lặng là một quyền lợi chính đáng và có thể phản ánh phong cách giao tiếp hợp lệ trong công việc hoặc sự khó chịu nghiêm trọng. Mục tiêu của bạn là tạo cơ hội thoải mái, không bắt buộc.

Giảm thiểu tối đa sự im lặng 

Khi không có ai lên tiếng để trả lời câu hỏi của bạn, đã đến lúc chuyển sang câu hỏi mới hoặc sửa lại câu hỏi cũ để trả lời dễ dàng hơn, nhưng bạn đợi bao lâu? J. Elise Keith, người sáng lập và Giám đốc điều hành của Lucid Meetings, đề xuất quy tắc 5 giây: đếm thầm 5 giây để có câu trả lời cho một câu hỏi trước khi tiếp tục. Ý tưởng là bốn giây có khả năng cắt đứt ai đó, và sáu giây đưa bạn sâu vào lãnh thổ im lặng kinh khủng.

Joel thích bảy giây hơn (và những người khác cũng vậy), nhưng hãy nêm nếm. Cho dù là khoa học hay ma thuật, quy tắc này cung cấp cho người lãnh đạo cuộc họp một công cụ để hỗ trợ hòa nhập, ngăn chặn sự lúng túng và - chắc chắn - loại bỏ phỏng đoán.
Tại tổ chức của Joel, chiến thuật này đã trở nên nổi tiếng đến mức các nhà lãnh đạo đôi khi nói một cách dí dỏm: “Chà, đó là bảy giây, vì vậy tôi đoán đã đến lúc phải tiếp tục".

Đó là một cuộc trò chuyện, không phải một cuộc phỏng vấn

Bạn có thể có một danh sách các câu hỏi để hỏi nhưng hãy ngữ cảnh hóa từng câu hỏi để tránh gặp phải như một người kiểm tra dân số. Thay vì nói, “Câu hỏi đầu tiên của tôi là… câu hỏi thứ hai của tôi là… câu hỏi thứ ba của tôi là…” hãy nói điều gì đó như, “Câu hỏi tiếp theo liên quan đến những gì Jim đã nói trước đó…” hoặc “Câu hỏi tiếp theo là về một vấn đề mà chúng tôi đã từng đang thảo luận kể từ Tòa thị chính vào tháng trước… ”
Chìa khóa là biến bạn trở thành người tham gia vào cuộc trò chuyện, không chỉ là người ghi chú của cuộc trò chuyện. Nếu mọi người thấy bạn đủ quan tâm và chú ý theo dõi, họ sẽ cảm thấy thoải mái hơn khi chia sẻ những hiểu biết sâu sắc với bạn.

Bắt hầu hết mọi người trả lời câu hỏi trong bất kỳ cuộc họp nào có thể là một thách thức, nhưng các cuộc họp ảo cung cấp cho bạn nhiều công cụ hơn để vượt qua trở ngại đó. Và nếu vẫn thất bại, bạn chỉ còn 5-7 giây nữa là có cơ hội tiếp theo.

Anh Đức