Khai thác xử lý ngôn ngữ tự nhiên
Để bắt đầu, hãy xem xét khai thác quá trình xử lý ngôn ngữ tự nhiên (NLP) . Loại mô hình AI này đã được đào tạo để nhận biết và xử lý đầu vào nói và viết của con người thực tế. Và để đáp lại bằng hiện vật.
Các công cụ NLP thực sự đã được bao gồm trong rất nhiều bộ giao tiếp kinh doanh. Chẳng hạn, nếu bạn có dịch vụ điện thoại dành cho doanh nghiệp dựa trên đám mây, rất có thể dịch vụ này có bản ghi tự động các tin nhắn thoại hoặc thậm chí toàn bộ cuộc hội thoại. Một số nền tảng thậm chí còn tạo bản tóm tắt cuộc gọi. Điều đó cho phép bất kỳ ai nhìn lại một sàn giao dịch nắm được những điểm chính mà không cần xem lại mọi thứ.
Nhìn chung, điều này có thể giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian. Phiên âm, đặc biệt, là một quá trình tốn nhiều thời gian. Với các công cụ phù hợp, bạn không còn phải thực hiện nhiệm vụ tẻ nhạt là ghi lại các cuộc họp hoặc cuộc trò chuyện với các thành viên kém may mắn trong nhóm. Thay vào đó, bạn có thể dựa vào AI để ghi lại thông tin liên lạc kinh doanh của mình.
Tự động hóa các nhiệm vụ giao tiếp kinh doanh thông thường với AI
Tương tự, bạn có thể tiết kiệm rất nhiều thời gian bằng cách tự động hóa các tác vụ giao tiếp thông thường.
Ví dụ: một số hệ thống điện thoại và nền tảng giao tiếp đa kênh đi kèm với trợ lý và định tuyến AI. Điều đó có nghĩa là gọi cho khách hàng và khách hàng có thể nói về doanh nghiệp của họ theo cách riêng của họ. Sau đó, AI có thể xử lý trực tiếp nếu đó là vấn đề thường ngày như lên lịch hẹn hoặc cung cấp thông tin về lô hàng. Hoặc nó có thể chuyển tiếp cuộc gọi đến đúng đại lý có sẵn. Nó giảm chuyển tiếp cuộc gọi không cần thiết và loại bỏ sự thất vọng cho khách hàng, những người sẽ không còn phải đối mặt với các menu "Nhấn 1 để …” vô tận.
Một cách tuyệt vời khác để khai thác AI để đảm nhận các nhiệm vụ thường ngày là chatbot đàm thoại. Điều này giải phóng các tác nhân con người của bạn để xử lý các vấn đề thực sự phức tạp.
Nhìn chung, việc sử dụng AI để tự động hóa các quy trình công việc thông thường có thể hợp lý hóa nghiêm túc hoạt động liên lạc của bạn, đồng thời tăng năng suất của nhóm và sự hài lòng của khách hàng.
Ủy quyền cho trợ lý AI
Tiếp theo, bạn có thể nâng cao hoạt động giao tiếp kinh doanh của mình với trợ lý AI. Những công cụ này có sẵn để làm cho cuộc sống của các thành viên trong nhóm của bạn dễ dàng hơn. Trợ lý giao tiếp đảm nhận các nhiệm vụ tài liệu và đảm bảo luôn có sẵn tất cả thông tin họ cần.
Nhiều người trong số họ cung cấp trợ lý AI, trở nên đặc biệt hữu ích khi được tận dụng cùng với nền tảng quản lý quan hệ khách hàng (CRM) , bản địa hoặc thông qua tích hợp.
Giả sử một trong những đại lý của bạn nhận được cuộc gọi từ khách hàng đang gặp sự cố với sản phẩm. Trợ lý AI sẽ tự động lấy hồ sơ của khách hàng từ CRM để đưa vào xử lý của đại lý. Ngay lập tức, họ sẽ có tất cả thông tin về khách hàng trong tầm tay. Chẳng hạn, họ sẽ thấy ngày mua và liệu người gọi đã liên hệ với bộ phận hỗ trợ khách hàng trước đó hay chưa. Do đó, họ sẽ có thể bắt đầu ngay từ đầu thay vì để khách hàng giải thích toàn bộ cuộc phiêu lưu của họ ngay từ đầu.
Tương tự, trợ lý AI có thể đưa ra lời nhắc hữu ích trong các cuộc trò chuyện khó khăn với khách hàng. Khi trợ lý phiên âm và phân tích tương tác trong thời gian thực, nó có thể phát hiện ra sự căng thẳng đang gia tăng thông qua phân tích cảm tính. Sau đó, nó có thể đưa ra các đề xuất về chiến lược trò chuyện cho thành viên phụ trách nhóm, giúp họ giảm leo thang và giải quyết tình huống.
Tận dụng trí tuệ nhân tạo AI cho quy trình làm việc sáng tạo
Giả sử bạn cần điền vào bản tin hàng tháng của mình. Hoặc bạn cần viết một chủ đề Twitter về kết quả nghiên cứu thị trường ngách mới nhất của mình. Hoặc giả sử bạn muốn tạo Câu chuyện trên Instagram về sản phẩm mới nhất của mình. Các AI sáng tạo như ChatGPT , DALL-E 2 và Midjourney có thể tăng tốc đáng kể các quy trình này.
Mặc dù bạn không muốn chỉ dựa vào những công cụ này, nhưng chúng có thể cung cấp cơ sở vững chắc để bắt đầu quy trình làm việc sáng tạo của bạn. Trong thế giới căng thẳng của giao tiếp kinh doanh, việc lấy cảm hứng từ túi sau của bạn có thể là vô giá.
Có được thông tin chi tiết chuyên sâu từ các phân tích AI
Cuối cùng, một cách mà bạn có thể sử dụng AI để nâng cấp thông tin liên lạc trong kinh doanh của mình là thông qua phân tích. AI vượt trội trong việc xử lý lượng dữ liệu khổng lồ và phát hiện ra các xu hướng cũng như mối tương quan mà con người không bao giờ có thể xác định chính xác.
Điều đó có nghĩa là các công cụ phân tích AI có thể cung cấp thông tin chuyên sâu, phong phú về hành vi của khách hàng và hiệu suất của đại lý của bạn.
Sử dụng AI, bạn có thể tinh chỉnh hoạt động tiếp thị kỹ thuật số được cá nhân hóa , đồng thời đạt được và cung cấp chương trình đào tạo cho các thành viên trong nhóm của mình phù hợp với điểm mạnh và điểm yếu của họ trong tương tác với khách hàng. Ngoài ra, bạn có thể tối ưu hóa việc sử dụng tài nguyên của mình và cắt giảm ngân sách truyền thông tổng thể của mình.
Dành thời gian của bạn để đánh giá những công cụ AI nào bạn hiện có và những công cụ nào bạn có thể thêm và tích hợp vào quy trình làm việc của mình một cách khả thi. Mặc dù điều này có thể mất một chút thời gian và nguồn lực, nhưng cuối cùng nó cũng xứng đáng về mặt thúc đẩy thông tin liên lạc.
Bích Huệ
