Trí tuệ nhân tạo giúp doanh nghiệp nhỏ và vừa rút ngắn một nửa thời gian thiết kế

Trí tuệ nhân tạo (AI) đang mở thêm khả năng tối ưu hoạt động cho doanh nghiệp nhỏ và vừa (SME), vốn thường phải giải quyết bài toán tăng năng suất trong điều kiện hạn chế về nhân lực, thời gian và ngân sách. Tuy nhiên, thay vì đầu tư công nghệ trên diện rộng, một hướng đi thiết thực hơn là xác định những công đoạn tiêu tốn nhiều nguồn lực, thử nghiệm giải pháp phù hợp và đo lường kết quả.

Tại World Data Summit APAC 2026 diễn ra trong hai ngày 29-30/10 ở Kuala Lumpur, Malaysia, bà Phạm Thị Thu Hằng - Giám đốc 5S Media, đã chia sẻ kinh nghiệm ứng dụng AI trong quản trị, sáng tạo và tổ chức công việc. Điểm đáng chú ý trong phần trình bày là một ví dụ cụ thể về việc rút ngắn thời gian thực hiện quy trình thiết kế hình ảnh quảng cáo.

Từ một công đoạn thiết kế, tiết kiệm ít nhất 50% thời gian

Theo bà Hằng, trước khi ứng dụng AI, quy trình thiết kế hình ảnh quảng cáo tại 5S Media thường bắt đầu bằng việc phát triển ý tưởng, tìm kiếm nhiều hình ảnh tham khảo để khách hàng lựa chọn, sau đó mới tiến hành thiết kế và chỉnh sửa qua nhiều vòng.

Bà Phạm Thị Thu Hằng, Nhà sáng lập và Giám đốc 5S Media.

Cách làm này đòi hỏi đội ngũ dành đáng kể thời gian cho khâu chuẩn bị phương án và trao đổi ban đầu. Khi ứng dụng AI, nhân sự có thể tạo ra nhiều phương án hình ảnh từ ý tưởng sơ bộ, giúp khách hàng hình dung sản phẩm sớm hơn và lựa chọn hướng triển khai phù hợp.

Sau khi thống nhất ý tưởng, nhân sự thiết kế tiếp tục phát triển, tinh chỉnh sản phẩm. Bộ phận phụ trách khách hàng tiếp nhận phản hồi, phối hợp với đội ngũ chuyên môn để hoàn thiện sản phẩm cuối cùng.

Theo chia sẻ của bà Hằng, quy trình có AI hỗ trợ này giúp giảm ít nhất 50% thời gian và công sức của đội ngũ. Đây là kết quả được doanh nghiệp ghi nhận trong một công đoạn cụ thể, chưa thể mặc nhiên xem là mức tiết kiệm chung cho toàn bộ hoạt động hoặc mọi doanh nghiệp.

Dù vậy, ví dụ cho thấy AI có thể tạo ra thay đổi rõ rệt khi được đưa vào đúng điểm nghẽn. Thay vì để nhân sự thực hiện toàn bộ các bước chuẩn bị thủ công, công nghệ hỗ trợ tạo phương án ban đầu, còn con người tập trung vào đánh giá, lựa chọn, hoàn thiện và bảo đảm chất lượng sản phẩm.

Từ kinh nghiệm này, bà Hằng giới thiệu cách tiếp cận 5-RE Growth Cycle gồm năm bước: Review (rà soát), Reduce (giảm bớt), Restructure (tái cấu trúc), Retrain (đào tạo lại) và Repeat (lặp lại).

Trước hết, doanh nghiệp cần rà soát quy trình, chỉ số quản trị và những điểm đang gây tốn thời gian, nguồn lực. Tiếp đó là nhận diện công việc lặp lại, loại bỏ các bước không cần thiết; thiết kế lại quy trình, phân công vai trò và cách phối hợp trên cơ sở ứng dụng công nghệ phù hợp.

Quá trình này cần đi cùng đào tạo nhân sự để thích ứng với cách làm mới, đồng thời duy trì việc theo dõi, đánh giá và điều chỉnh. Việc lặp lại chu trình ở những công đoạn tiếp theo giúp doanh nghiệp tích lũy kinh nghiệm thay vì triển khai công nghệ theo phong trào.

Mục tiêu 300.000 doanh nghiệp ứng dụng công nghệ số và AI

Ở góc độ quản trị, bà Hằng cho rằng AI còn có thể hỗ trợ tổng hợp thông tin từ nhiều nguồn theo hệ thống chỉ số đã được thống nhất. Báo cáo do AI hỗ trợ tạo ra giúp nhà quản lý theo dõi tiến độ và có thêm cơ sở phục vụ điều hành. Công nghệ cũng có thể hỗ trợ nghiên cứu thị trường, lập kế hoạch truyền thông và quản trị tri thức nội bộ.

Tuy nhiên, dữ liệu đầu vào phải được kiểm chứng; quyền truy cập cần được kiểm soát và trách nhiệm đánh giá, phê duyệt kết quả không thể chuyển hoàn toàn cho công nghệ. Việc sử dụng AI hiệu quả không chỉ phụ thuộc vào khả năng xử lý của công cụ mà còn nằm ở chất lượng dữ liệu, năng lực nhân sự và cơ chế quản trị trong doanh nghiệp.

Định hướng này cũng phù hợp với yêu cầu đặt ra trong Đề án chuyển đổi số doanh nghiệp nhỏ và vừa giai đoạn 2026-2030 được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt tại Quyết định số 433/QĐ-TTg ngày 16/3/2026.

Theo Đề án, đến năm 2030, phấn đấu có ít nhất 500.000 doanh nghiệp nhỏ và vừa được hỗ trợ thông qua các hoạt động đánh giá mức độ sẵn sàng, thử nghiệm giải pháp công nghệ, tư vấn và đào tạo. Trong đó, ít nhất 300.000 doanh nghiệp được hỗ trợ ứng dụng sản phẩm, giải pháp công nghệ số, nền tảng số và trí tuệ nhân tạo.

Đề án đồng thời đặt mục tiêu hình thành nhóm 200 doanh nghiệp nhỏ và vừa tiêu biểu về chuyển đổi số trong các lĩnh vực như công nghiệp chế biến, chế tạo, nông nghiệp, y tế, thương mại, logistics, tài chính, giáo dục và du lịch. Mạng lưới tư vấn viên chuyển đổi số cũng được định hướng phát triển với ít nhất 500 tổ chức, cá nhân tham gia.

Đáng chú ý, chính sách không đặt trọng tâm đơn thuần vào việc đưa công nghệ vào doanh nghiệp. Quyết định 433/QĐ-TTg xác định hỗ trợ phải phù hợp với nhu cầu, quy mô, mức độ sẵn sàng và đặc thù từng ngành; đồng thời gắn ứng dụng công nghệ với đào tạo, nâng cao kỹ năng số cho chủ doanh nghiệp và người lao động.

Điều này cho thấy bài toán của SME không phải là sử dụng càng nhiều công cụ AI càng tốt, mà là lựa chọn đúng khâu cần cải thiện, có dữ liệu để đánh giá và đủ năng lực tổ chức lại công việc. Một quy trình thiết kế tiết kiệm thời gian có thể là điểm khởi đầu; nhưng để tạo ra tăng trưởng, phần nguồn lực được giải phóng cần tiếp tục được chuyển hóa thành năng lực phục vụ khách hàng, phát triển sản phẩm và mở rộng thị trường.

Với SME, giá trị của AI vì thế không nằm ở số lượng công cụ được triển khai, mà ở phần năng suất thực sự được cải thiện và khả năng duy trì kết quả đó trong hoạt động kinh doanh.