Trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ, vị trí Giám đốc tài chính (CFO) đã không còn xa lạ. Có thể thấy, Giám đốc tài chính đóng vai trò vô cùng quan trọng trong quá trình điều hành 1 doanh nghiệp phát triển.
Trong quá trình thực hiện quản lý doanh nghiệp CFO cần phải thực hiện giám sát và lãnh đạo các quá trình của bộ phận tài chính và kế toán. Cụ thể, CFO cần phải giám sát chặt chẽ về các quá trình trong bộ phận tích trữ chi phí. Và lợi nhuận của doanh nghiệp. Đối với quá trình giám sát này CFO luôn luôn phải đảo bảo mình có thể nhất quán được giữa các mục tiêu ngắn hạn và cả mục tiêu dài hạn.
Khi mà bộ phận tài chính của doanh nghiệp sẽ đưa ra các chính sách, kế hoạch trong tương lai, CFO cần phải đảm bảo những chiến lược, chính sách này được đưa ra kịp thời và chính xác. Và quan trọng nhất, đảm bảo cả doanh nghiệp sẽ có khả năng tiếp cập được nó.
Khi ngồi ở vị trí này, CFO còn quản lý toàn bộ những giao dịch kinh doanh ở trong công ty. Hơn nữa, còn phải quan tâm đến vấn đề nhiệm vụ tài chính trong công ty.
Có thể nói, CFO muốn thành công cần biết cách xây dựng chiến lược tài chính toàn diện. Dưới đây là 5 hành động mà các CFO có thể thực hiện để quản lý chi tiêu ngay trong tình hình kinh tế suy thoái và biến động:
1. Kiểm soát tốt các rủi ro sẽ xảy ra trong doanh nghiệp
Việc kiểm soát được các rủi ro trong doanh nghiệp cũng thuộc vào trong nhiệm vụ của CFO. CFO sẽ tiến hành kiểm soát các rủi ro dựa trên các khoản nợ. Cũng như các rủi ro khác của doanh nghiệp trong quá trình phát triển. Bên cạnh đó, CFO còn phải tiến hành giám sát toàn bộ những vấn đề pháp lý liên quan đến doanh nghiệp. Đảm bảo sao cho các hoạt động của doanh nghiệp không bị vi phạm pháp luật.
Để có thể hoàn thành tốt các nhiệm vụ này. CFO cần phải dự xây dựng lên cho mình một hệ thống kiểm soát thật tốt và chặt chẽ. Hệ thống này được xây dựng lên và quản lý để đảm bảo rằng doanh nghiệp luôn luôn thực hiện đúng Luật ban hành.
2. Nâng cao hiệu quả hoạt động để cải thiện chi tiêu trong điều kiện làm việc mới
Bộ phận kế toán và bộ phận vận hành hiếm khi có cơ hội sửa chữa các vấn đề tiềm ẩn về quy trình, gây ra sự thiếu hiệu quả trong công việc. Đối với một số bộ phận, chuyển sang làm việc từ xa là việc bắt buộc để giải quyết các thách thức đã bị bỏ qua trước đó. Đây là cơ hội để công ty có thể cải thiện hiệu quả việc kiểm soát chi phí và chi tiêu.
Các hoạt động có thể cải thiện chi tiêu như:
- Truyền thông: Xem xét từ các công cụ được sử dụng để truyền thông đến các hội thảo trực tuyến, hãy đánh giá quá trình chi tiêu được phê duyệt..
- Quy trình hóa công việc: Trong khi chuẩn bị cho làm việc từ xa, các công ty có thể sử dụng thời gian này để quy trình hóa các công việc, từ tuyển dụng và đào tạo nhân viên mới đến các chính sách chi tiêu và làm việc với nhà cung cấp.
- Tận dụng công nghệ: Hãy xem xét các công cụ “fintech” (công cụ kết hợp giữa tài chính và công nghệ) để giải quyết các thách thức mới khi chuyển sang làm việc từ xa. Ví dụ, bộ phận kế toán ở một số công ty hiện đang nghỉ vào cuối tháng, họ chạy biên chế, điều chỉnh chi phí, phê duyệt chi tiêu – tất cả đều làm tại nhà.
- Làm việc với nhà cung cấp: Một số nhà cung cấp đã đồng ý giảm giá hoặc mở rộng điều khoản thanh toán trong giai đoạn đại dịch. Doanh nghiệp có thể sử dụng thời gian này để đàm phán các điều khoản mới hoặc chọn nhà cung cấp mới. 
3. Chuẩn bị cho các cuộc khủng hoảng có thể xảy ra trong tương lai
Ảnh hưởng của đại dịch đến cuộc sống kinh tế và xã hội không chắc khi nào mới kết thúc, nhưng chắc chắn là sẽ mất một thời gian để các hoạt động kinh doanh trở lại như bình thường. Các doanh nghiệp được khuyến khích tiếp tục tìm kiếm những giải pháp mới để sẵn sàng đương đầu với khủng hoảng có thể xảy ra trong tương lai.
Để chuẩn bị tốt nhất cho các trường hợp khẩn cấp có thể xảy ra, các doanh nghiệp nên bắt đầu đưa ra giải pháp cho cách quản lý chi tiêu, như:
- Dự trù ngân sách và thực hiện dự báo cho các tình huống tốt nhất hay tồi tệ nhất.
- Tính toán các mô hình khác nhau cho từng trường hợp.
- Tăng kiểm soát nội bộ để giám sát chi tiêu, chẳng hạn như tăng cường thêm các bộ phận phê duyệt đơn đặt hàng, CFO hay ban giám đốc sẽ là người kiểm duyệt cuối cùng cho tất cả chi tiêu nguyên vật liệu.
- Thường xuyên tiến hành đánh giá các báo cáo chi tiêu để phân tích mức độ chênh lệch.
- Tìm kiếm thêm các nhà cung cấp khác.
- Xem xét các chi tiêu định kỳ và đánh giá những gì có thể được cắt giảm.
4. Đổi mới quy trình khi làm việc từ xa
Không ai biết khi nào chúng ta sẽ hoàn toàn trở lại văn phòng làm việc. Lúc này, các nhà lãnh đạo doanh nghiệp có thể đầu tư vào các công cụ giúp dễ dàng vận hành và cải thiện năng suất làm việc từ xa, bao gồm cả quản lý chi tiêu. Các văn bản bằng giấy hay phê duyệt bằng lời cho chi tiêu sẽ không còn nữa.
5. Lập kế hoạch kinh doanh liên tục (BCP)
Mặc dù các doanh nghiệp vừa và nhỏ có vai trò to lớn trong nền kinh tế, nhưng nhiều người trong số họ vẫn không có sự chuẩn bị tốt để giải quyết các thách thức. Một báo cáo năm 2011 cho thấy 59% các cửa hàng nhỏ không có kế hoạch kinh doanh liên tục (Business Continuity Plan - BCP). Nghiên cứu còn cho thấy 21% các công ty dịch vụ chuyên nghiệp không nghĩ rằng mình cần một kế hoạch kinh doanh liên tục.
Nếu bạn là một CFO đã trì hoãn thực hiện BCP thì bây giờ là thời điểm tốt để soạn thảo chúng. Một BCP có cấu trúc tốt và được suy nghĩ cẩn thận có thể giúp bạn vượt qua cơn bão hiện tại và trở nên mạnh mẽ hơn. Và một trong những lĩnh vực mà bạn cần có kế hoạch liên tục chính là quản lý chi tiêu.
Bên cạnh đó, CFO còn phải làm việc với một số bên liên quan và đặc biệt là làm việc với ban điều hành của doanh nghiệp. Sau đó sẽ đưa ra những quan điểm, ý kiến về vấn đề tăng trưởng kinh tế trong doanh nghiệp. Đưa ra những hoạch định về kinh tế cho công ty.
TH
