Cách các nhà lãnh đạo hàng đầu giao tiếp

22:03 24/11/2022

Ý tưởng là nền tảng của thành công trong hầu hết mọi lĩnh vực trong thời đại tri thức. Ngay cả khi bạn có ý tưởng tuyệt vời nhất thế giới, ảnh hưởng và tác động của bạn sẽ giảm đi đáng kể nếu bạn không thể thuyết phục người khác áp dụng nó.

Ảnh minh họa
Ảnh minh họa. (Ảnh: Getty)

Ý tưởng là nền tảng của thành công trong hầu hết mọi lĩnh vực trong thời đại tri thức. Ngay cả khi bạn có ý tưởng tuyệt vời nhất thế giới, ảnh hưởng và tác động của bạn sẽ giảm đi đáng kể nếu bạn không thể thuyết phục người khác áp dụng nó. Và vì lý do này, trong số các nhà lãnh đạo doanh nghiệp hàng đầu thế giới, giao tiếp không còn được coi là một “kỹ năng mềm”. Các nhà lãnh đạo thành công không chỉ thừa nhận giá trị của giao tiếp tốt. Thay vào đó, họ nghiên cứu nghệ thuật dưới mọi hình thức — nói, viết và thuyết trình — và làm việc chăm chỉ để trau dồi kỹ năng của mình.

Chẳng hạn, Jeff Bezos ưu tiên khả năng viết khi ông xây dựng Amazon. Ông đã gây bất ngờ cho đội ngũ lãnh đạo của mình vào năm 2004 khi cấm PowerPoint. Anh ấy đã thay thế "bản ghi nhớ có cấu trúc tường thuật" cho các trang trình bày, bao gồm tiêu đề và câu hoàn chỉnh với động từ và danh từ.

Có những nhà lãnh đạo đáng chú ý khác ngoài Bezos. Hiện đang phục vụ trong ban giám đốc của Amazon, cựu Giám đốc điều hành PepsiCo, Indra Nooyi khẳng định rằng "bạn không thể đầu tư quá mức vào các kỹ năng giao tiếp, cả bằng văn bản và bằng lời nói." "Tin tôi đi, bạn không thể thuyết phục đám đông đi theo bạn nếu bạn không thể truyền đạt một thông điệp một cách thuyết phục và ngắn gọn."

Tôi đã phát hiện ra một số chiến lược điển hình mà các nhà lãnh đạo hiệu quả sử dụng khi nói chuyện với nhóm của họ trong khi tiến hành nghiên cứu cho The Bezos Blueprint. Tôi sẽ cung cấp cho bạn bốn để thử:

1. Khi thảo luận về những chủ đề khó, hãy dùng những từ ngắn gọn.

Ý tưởng bằng văn bản có thể khó hiểu vì độ dài và độ phức tạp của chúng; những câu này cũng đòi hỏi nhiều năng lượng tinh thần và sự tập trung hơn. Nếu bạn sử dụng những từ và câu ngắn hơn thay vì những từ dài hơn, bạn sẽ có nhiều người ngưỡng mộ hơn.

Trong cuốn sách Tư duy nhanh và chậm, nhà kinh tế học đoạt giải Nobel Daniel Kahneman khuyên người đọc tránh sử dụng ngôn ngữ phức tạp khi có sẵn những ngôn ngữ thay thế đơn giản hơn. Ông cho rằng các nhà văn và diễn giả có sức thuyết phục vượt lên trên để giảm bớt "sự căng thẳng về nhận thức".

Các chương trình phần mềm như Grammarly đánh giá khả năng đọc của một đoạn văn bản để xác định chất lượng của nó. Viết mẫu được cho một cấp độ dựa trên điểm số. Ví dụ: một tài liệu được coi là "rất dễ đọc" nếu nó được tạo cho người đọc có trình độ học vấn ít nhất là lớp 8 hoặc thanh thiếu niên 13 tuổi điển hình của Mỹ. Điều đó không có nghĩa là bài viết của bạn giống như được viết bởi một học sinh lớp tám. Nó chỉ đơn giản có nghĩa là những lập luận phức tạp của bạn có thể hiểu được và những ý tưởng dễ hiểu sẽ thuyết phục hơn.

Viết là một kỹ năng có thể được cải thiện bằng cách luyện tập. Theo thời gian, Bezos phát triển thành một nhà văn. Bức thư cổ đông đầu tiên của anh ấy gửi cho Amazon, được viết vào năm 1997, ở trình độ lớp mười (có thể so sánh với The New York Times). Trong mười năm sau đó, anh ấy đã viết 85% số thư của mình ở trình độ phù hợp với học sinh lớp tám hoặc lớp chín.

Bezos đã sử dụng ngôn ngữ ngắn gọn để thảo luận về các chủ đề khó. Khi bạn đơn giản hóa một cái gì đó, bạn không làm giảm chủ đề. Bạn đang đánh bại phe đối lập.

2. Chọn những ẩn dụ gắn bó để giúp củng cố những ý quan trọng.

Ẩn dụ là một công cụ hiệu quả để liên hệ các khái niệm trừu tượng với những khái niệm đã biết. Mọi người có thể đi du lịch với phép ẩn dụ trong khi vẫn ngồi yên. Phi hành gia nổi tiếng người Canada Chris Hadfield là một diễn giả tài năng và là người nổi tiếng của TED Talks, người đã sử dụng phép ẩn dụ để mô tả một sự kiện không thể diễn tả được.

Rất ít người trong chúng ta sẽ từng trải qua những sự kiện được mô tả như tiếng thú gầm, lá rơi trong cơn cuồng phong và hàm chó cắn.

Phép ẩn dụ là những lối tắt được sử dụng trong kinh doanh để truyền đạt thông tin phức tạp bằng những câu ngắn gọn, dễ nhớ. Warren Buffett nhận thức được tầm quan trọng của phép ẩn dụ. Nếu bạn xem tin tức kinh doanh hoặc cập nhật thị trường chứng khoán, có lẽ bạn đã nghe cụm từ "hào và lâu đài" được sử dụng để mô tả các doanh nghiệp kiểm soát thị trường ngách mà các đối thủ khó thâm nhập. Câu nói nổi tiếng của Buffett, ông nói: "Điều quan trọng nhất chúng ta làm là tìm một doanh nghiệp có hào rộng và lâu dài xung quanh, bảo vệ lâu đài kinh tế tuyệt vời với một lãnh chúa trung thực phụ trách lâu đài." trong một cuộc họp của Berkshire Hathaway năm 1995.

Buffett và nhóm của ông sử dụng một hệ thống dữ liệu và thông tin phức tạp để đánh giá các khoản đầu tư tiềm năng, và phép ẩn dụ lâu đài là một cách giải thích ngắn gọn và sinh động về hệ thống này.

Khán giả của bạn sẽ tự nhiên tìm kiếm điều gì đó quen thuộc để giúp họ hiểu ý tưởng mới hoặc trừu tượng khi bạn giới thiệu nó. Giới thiệu một phép ẩn dụ mới trước khi họ có thể trả lời.

3. Sử dụng nhân bản hóa dữ liệu để gia tăng giá trị.

Chìa khóa để làm cho bất kỳ điểm dữ liệu nào trở nên thú vị và giảm tải nhận thức là nhân bản hóa nó bằng cách đặt số trong ngữ cảnh. Cho họ xem các trang PowerPoint với các biểu đồ và số liệu thống kê chỉ làm tăng thêm gánh nặng nhận thức của họ và làm cạn kiệt sức chịu đựng tinh thần của họ.

Hãy nỗ lực hơn nữa để làm cho các con số trở nên thú vị, dễ nhớ và cuối cùng là thuyết phục bất cứ khi nào bạn giới thiệu chúng.

Chẳng hạn, các nhà khoa học dự đoán rằng đến năm 2025, con người sẽ tạo ra 175 zettabyte, hay một nghìn tỷ gigabyte, dữ liệu mỗi năm. Nói một cách đơn giản, hầu hết mọi người không thể hiểu được một số lượng lớn như vậy. Nhưng điều gì sẽ xảy ra nếu tôi nói với bạn rằng 222 vòng quay của Trái đất sẽ cần 175 zettabyte dữ liệu để vừa trên một đĩa DVD? Mặc dù số tiền vẫn còn lớn, nhưng phần mô tả sẽ thú vị hơn vì nó gợi lên trong đầu bạn một bức tranh rõ ràng.

Theo nhà vật lý thiên văn và nhà giáo dục khoa học nổi tiếng Neil deGrasse Tyson, chìa khóa để giao tiếp khoa học hiệu quả là "nhúng khái niệm vào nền tảng quen thuộc". Nói cách khác, dịch dữ liệu thành thuật ngữ mà người bình thường có thể hiểu được.

Năm 1997, NASA đã phóng tàu thăm dò không gian Cassini để nghiên cứu Sao Thổ, đây là một trong những ví dụ nổi tiếng về nhân cách hóa dữ liệu của Tyson. Tyson đã xuất hiện trên các chương trình trò chuyện trên truyền hình để thông báo cho công chúng về những lợi ích của sứ mệnh nhằm đáp lại những lời chỉ trích đặt câu hỏi về mức giá 3 tỷ đô la của nó. Nhưng trước tiên, anh ấy phải đối phó với cú sốc về giá, vì vậy anh ấy đã mở hộp công cụ hùng biện của mình và lấy ra một bản so sánh dữ liệu. Ông cho biết 3 tỷ USD sẽ được phân bổ trong 8 năm. Ông cũng nói rằng trong khoảng thời gian đó, người Mỹ sẽ chi nhiều tiền hơn cho son dưỡng môi so với NASA.

Nhân cách hóa dữ liệu và làm cho nó phù hợp với người nghe của bạn để thể hiện giá trị của đề xuất của bạn.

4. Câu thần chú liên kết nhóm của bạn phải là nhiệm vụ.

Sự cố mất điện vào năm 1957 khiến phần lớn Wisconsin và Minnesota không có điện. Một thợ sửa chữa thiết bị y tế tên là Earl Bakken đã nhìn thấy cơ hội thăng tiến trong ngành khi làm việc trong nhà để xe của mình. Vì vậy, ông đã tạo ra chiếc máy điều hòa nhịp tim đầu tiên chạy bằng pin và tiếp tục hoạt động ngay cả khi mất điện.

Cuộc sống của Bakken đột nhiên không chỉ là làm cho mọi thứ trở nên đúng đắn. Nhiệm vụ của anh ấy là "giảm đau, phục hồi sức khỏe và kéo dài tuổi thọ".

Hơn 50 năm sau khi thành lập Medtronic, Bakken qua đời vào năm 2018. Kể từ đó, công ty đã trải qua nhiều thay đổi đáng kể. 90.000 nhân viên của nó làm việc tại 150 quốc gia khác nhau và cứ mỗi giây lại có hai bệnh nhân được hưởng lợi từ các liệu pháp của nó. Mặc dù nhiều thứ đã thay đổi, nhưng có một điều không thay đổi: sáu từ thúc đẩy Bakken vẫn hướng dẫn nhân viên của Medtronic: giảm đau, cải thiện sức khỏe, kéo dài tuổi thọ.

Bakken liên tục giữ cho sứ mệnh của công ty được chú ý với tư cách là "tổng giám đốc lặp lại". Bakken đã làm một video cho nhân viên ngay trước khi ông qua đời ở tuổi 94. Tôi yêu cầu các bạn hãy sống với nó mỗi ngày,” ông nhắc lại sứ mệnh của công ty.

Một tuyên bố sứ mệnh được trình bày và phần lớn bị bỏ qua sẽ không giúp các nhóm cùng nhau đạt được mục tiêu chung. John Kotter, một giáo sư tại Trường Kinh doanh Harvard, đã phát hiện ra rằng hầu hết các nhà lãnh đạo mười lần không truyền đạt tầm nhìn của họ. Trong bài luận của mình, Kotter tuyên bố rằng "sự chuyển đổi là không thể trừ khi hàng trăm hoặc hàng nghìn người sẵn sàng giúp đỡ, thường đến mức hy sinh tạm thời."

Các nhà lãnh đạo biến đổi giao tiếp quá mức. Họ cứ lặp đi lặp lại mục tiêu cho đến khi nó trở thành một câu thần chú. Một câu thần chú là một cụm từ hoặc khẩu hiệu có được sức mạnh khi nó được đọc lặp đi lặp lại. Giao tiếp quá mức khuếch đại hiệu ứng. Bạn nên đặt sứ mệnh của mình lên hàng đầu. Làm nổi bật sứ mệnh của doanh nghiệp bạn trong tất cả các giao tiếp bằng văn bản và bằng lời nói, bao gồm tài liệu tiếp thị, bản trình bày, bản ghi nhớ, email và phương tiện truyền thông xã hội. Đứng lên cho nhiệm vụ của bạn nếu có điều gì đó đại diện cho nó.

Bất cứ điều gì đáng giá đều cần có một nhóm, một tập hợp các cá nhân cam kết theo đuổi đam mê một giấc mơ, một tầm nhìn chung. Các nhóm làm việc hiệu quả nhất tuân theo các nhà lãnh đạo vì họ có động lực để làm như vậy, trong khi một số nhóm tuân theo các nhà lãnh đạo chỉ được trao quyền bởi chức danh của họ.

Pv tổng hợp theo Harvard Business Review

Đọc gì trên Tạp chí Doanh nghiệp & Hội nhập số Tháng 9 và Tháng 10/2022?