Bắc Ninh: “Trợ lý Nhân dân” rút ngắn 3/4 thời gian làm thủ tục

Mô hình “Trợ lý Nhân dân” được Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh Bắc Ninh phối hợp với Ủy ban nhân dân (UBND) phường Song Liễu và Bưu điện tỉnh Bắc Ninh triển khai thí điểm từ ngày 14/7/2026.

Điểm mới của mô hình là sử dụng trợ lý ảo ứng dụng trí tuệ nhân tạo để hỗ trợ người dân thực hiện thủ tục hành chính. Hệ thống có thể hướng dẫn kê khai, điền biểu mẫu, số hóa giấy tờ và đính kèm hồ sơ tự động.

Những thao tác vốn mất nhiều thời gian hoặc dễ phát sinh sai sót được hệ thống hỗ trợ theo từng bước. Người dân không phải tự tìm hiểu toàn bộ quy trình, trong khi cán bộ tiếp nhận giảm được thời gian hướng dẫn lặp lại đối với những thủ tục phổ biến.

Ngay khi triển khai, phường Song Liễu đã lựa chọn 46 thủ tục có số lượng hồ sơ phát sinh nhiều để đưa vào hệ thống. Danh mục tập trung vào các lĩnh vực gắn trực tiếp với đời sống và hoạt động sản xuất, kinh doanh như hộ tịch, chứng thực, đất đai, xây dựng, đăng ký hộ kinh doanh và chính sách xã hội.

Việc lựa chọn những thủ tục có nhu cầu thực tế cao giúp mô hình không dừng ở trình diễn công nghệ mà hướng thẳng vào các khâu người dân thường gặp khó khăn khi kê khai và chuẩn bị hồ sơ.

Để vận hành hệ thống, phần mềm trợ lý ảo được cài đặt trên các máy tính, kết nối với thiết bị quét tài liệu tại Trung tâm Phục vụ hành chính công phường. Bưu điện tỉnh Bắc Ninh bố trí ba nhân viên trực tiếp hướng dẫn, tiếp nhận, số hóa và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính.

Phó Chủ tịch Thường trực UBND tỉnh Bắc Ninh Mai Sơn trải nghiệm thực hiện thủ tục hành chính trên mô hình "Trợ lý Nhân dân" (Ảnh: Ngọc Anh)

Đến nay, hệ thống đã hoàn thiện 45/46 thủ tục hành chính, đạt khoảng 98% danh mục theo yêu cầu của phường Song Liễu.

Thủ tục chưa hoàn thiện là liên thông đăng ký khai tử và xóa đăng ký thường trú. Do chưa phát sinh hồ sơ thực tế trong thời gian thí điểm nên đơn vị vận hành chưa có đủ dữ liệu để xây dựng hồ sơ mẫu. Thủ tục này sẽ được bổ sung khi có trường hợp phát sinh.

Danh mục đã hoàn thiện trải rộng trên nhiều lĩnh vực, từ hộ tịch, chứng thực, văn hóa, y tế, chính sách người có công đến xây dựng, đất đai và đăng ký hộ kinh doanh.

Trong đó có những thủ tục tương đối phức tạp như cấp giấy phép xây dựng, cung cấp thông tin quy hoạch, cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất lần đầu, chuyển mục đích sử dụng đất, chuyển nhượng, thừa kế, tặng cho quyền sử dụng đất và cấp đổi giấy chứng nhận.

Sau gần một tháng vận hành, “Trợ lý Nhân dân” đã hỗ trợ tiếp nhận gần 150 hồ sơ thực tế thuộc 17 nhóm thủ tục. Gần 140 hồ sơ thuộc thẩm quyền cấp xã, số còn lại thuộc thẩm quyền cấp tỉnh.

Đối với hồ sơ cấp xã, hệ thống hỗ trợ cả việc điền biểu mẫu và đính kèm tài liệu tự động. Hai hồ sơ thuộc nhóm thủ tục chứng thực cũng được hỗ trợ đính kèm hồ sơ tự động.

Theo đánh giá ban đầu, mô hình có khả năng rút ngắn khoảng 3/4 thời gian thực hiện thủ tục hành chính. Hiệu quả không chỉ thể hiện ở thời gian kê khai được giảm xuống mà còn ở việc hạn chế sai sót, giảm số lần người dân phải bổ sung hồ sơ và giảm áp lực cho cán bộ trực tiếp tiếp nhận.

Người dân thực hiện thủ tục hành chính trên mô hình "Trợ lý Nhân dân". (Ảnh: Ngọc Anh)

Ngày 14/8, sau khi kiểm tra và trực tiếp trải nghiệm mô hình, Phó Chủ tịch Thường trực UBND tỉnh Bắc Ninh Mai Sơn đề nghị các đơn vị tiếp tục cập nhật dữ liệu, hoàn thiện tính năng và mở rộng khả năng hỗ trợ đối với từng nhóm thủ tục.

Quá trình vận hành được xác định phải lấy hiệu quả phục vụ người dân làm thước đo. Phần mềm tiếp tục được hoàn thiện theo hướng thông minh, thân thiện, dễ sử dụng, giúp người dân từng bước chủ động thực hiện thủ tục và giảm sự phụ thuộc vào cán bộ hỗ trợ.

Từ kết quả thí điểm tại Song Liễu, mô hình dự kiến được triển khai tại phường Bắc Giang và xã Hiệp Hòa trong tháng 8/2026, trước khi phấn đấu mở rộng trên phạm vi toàn tỉnh từ tháng 9/2026.

Kết quả bước đầu cho thấy “Trợ lý Nhân dân” có thể trở thành một mắt xích hữu ích trong chuyển đổi số hành chính. Giá trị của mô hình không nằm ở việc đưa thêm một phần mềm vào trung tâm phục vụ hành chính công, mà được thể hiện bằng thời gian người dân tiết kiệm, số hồ sơ phải bổ sung giảm xuống và sự thuận tiện trong mỗi lần sử dụng dịch vụ công.