Về việc gửi thông báo, tài liệu trong trọng tài quy chế theo Luật Trọng tài Việt Nam

DNHN - Trọng tài quy chế là hình thức giải quyết tranh chấp tại một Trung tâm trọng tài theo quy định của Luật Trọng tài thương mại năm 2010 (Luật TTTM) và quy tắc tố tụng của Trung tâm trọng tài mà các bên có thỏa thuận trọng tài lựa chọn để giải quyết vụ tranh chấp.

 Ảnh minh họa.

Việc các bên tranh chấp gồm có nguyên đơn và bị đơn được Hội đồng trọng tài hoặc Trung tâm, nếu Hội đồng trọng tài chưa được thành lập gửi thông báo, tài liệu kể từ khi bắt đầu tố tụng trọng tài có ý nghĩa rất quan trọng, liên quan mật thiết đến quyền của các bên trong việc tham gia toàn bộ trình tự, thủ tục tố tụng trọng tài. Dưới đây là một số lưu ý cho các bên tham gia tố tụng trọng tài liên quan việc gửi thông báo, tài liệu:

Nếu các bên không có thỏa thuận khác hoặc quy tắc tố tụng của Trung tâm trọng tài không quy định khác, Điều 12 Luật TTTM quy định cách thức và trình tự gửi thông báo trong tố tụng trọng tài như sau: (1) Các bản giải trình, văn thư giao dịch và tài liệu khác của mỗi bên phải được gửi tới Trung tâm trọng tài hoặc Hội đồng trọng tài với số bản đủ để mỗi thành viên trong Hội đồng trọng tài có một bản, bên kia một bản và một bản lưu tại Trung tâm trọng tài; (2) Các thông báo, tài liệu mà Trung tâm trọng tài hoặc Hội đồng trọng tài gửi cho các bên được gửi đến địa chỉ của các bên hoặc gửi cho đại diện của các bên theo đúng địa chỉ do các bên thông báo; (3) Các thông báo, tài liệu có thể được Trung tâm trọng tài hoặc Hội đồng trọng tài gửi bằng phương thức giao trực tiếp, thư bảo đảm, thư thường, fax, telex, telegram, thư điện tử hoặc bằng phương thức khác có ghi nhận việc gửi này; (4) Các thông báo, tài liệu do Trung tâm trọng tài hoặc Hội đồng trọng tài gửi được coi là đã nhận được vào ngày mà các bên hoặc đại diện của các bên đã nhận hoặc được coi là đã nhận nếu thông báo, tài liệu đó đã được gửi phù hợp với quy định tại khoản 2 Điều này; (5) Thời hạn nhận thông báo, tài liệu được tính kể từ ngày tiếp theo ngày được coi là đã nhận thông báo, tài liệu. Nếu ngày tiếp theo là ngày lễ hoặc ngày nghỉ theo quy định của nước, vùng lãnh thổ nơi mà thông báo, tài liệu đã được nhận thì thời hạn này bắt đầu được tính từ ngày làm việc đầu tiên tiếp theo. Nếu ngày cuối cùng của thời hạn này là ngày lễ hoặc ngày nghỉ theo quy định của nước, vùng lãnh thổ nơi mà thông báo, tài liệu được nhận thì ngày hết hạn sẽ là cuối ngày làm việc đầu tiên tiếp theo.

Về số bản giải trình, văn thư giao dịch và tài liệu khác của mỗi bên: Do thành phần Hội đồng trọng tài có thể bao gồm một hoặc nhiều Trọng tài viên theo sự thỏa thuận của các bên. Trường hợp các bên không có thỏa thuận về số lượng Trọng tài viên thì Hội đồng trọng tài gồm ba Trọng tài viên. Theo đó, nguyên đơn hoặc bị đơn sẽ căn cứ thỏa thuận về thành phần trọng tài để chuẩn bị số bản đủ để mỗi thành viên trong Hội đồng trọng tài có một bản, bên kia một bản và một bản lưu tại Trung tâm trọng tài.

Các thông báo, tài liệu mà Trung tâm trọng tài hoặc Hội đồng trọng tài gửi cho các bên được gửi đến địa chỉ của các bên hoặc gửi cho đại diện của các bên theo đúng địa chỉ do các bên thông báo. Các bên ở đây là nguyên đơn và bị đơn. Tuy nhiên, có thể xảy ra trường hợp nguyên đơn khi nộp đơn khởi kiện, chỉ có thể cung cấp, thông báo cho Trung tâm trọng tài vè địa chỉ, thông tin liên lạc của bị đơn mà nguyên đơn có được theo hợp đồng, theo chứng từ, tài liệu, trao đổi của bị đơn với nguyên đơn trong quá trình giao dịch. Khi khởi kiện rất có thể bị đơn hoặc người đại diện của bị đơn đã thay đổi địa chỉ. Bị đơn không thông báo sự thay đổi này cho nguyên đơn, cũng không thông báo cho Trung tâm trọng tài hoặc Hội đồng trọng tài. Do đó, bị đơn không nhận được hoặc được coi là đã nhận cho dù các thông báo, tài liệu đó đã được gửi phù hợp với quy định tại khoản 2 điều 12 LTTTM. Trong trường hợp này nội dung “địa chỉ do các bên thông báo” chưa được thực hiện.

Quy tắc tố tụng của một số Trung tâm trọng tài cũng có quy định về việc thông báo tương tự như điều 12 Luật TTTM, ví dụ quy định tại Điều 13 Quy tắc tố tụng trọng tài của Trung tâm trọng tài quốc tế Việt Nam, tại Điều 3 Quy tắc tố tụng trọng tài của Trung tâm Trọng tài HTA, tại điều 3 Quy tắc tố tụng trọng tài Trung tâm Trọng tài Thương mại Phía Nam (STAC)… Riêng khoản 3 Điều 13 Quy tắc tố tụng trọng tài của Trung tâm trọng tài thương mại thành phố Hồ Chí Minh (TRACENT) có quy định về trường hợp không thể tống đạt được các thông báo của TRACENT theo các phương thức nêu tại khoản 2 Điều 13 này, TRACENT thực hiện việc niêm yết công khai bản chính thông báo tại trụ sở TRACENT và trụ sở Ủy ban nhân dân cấp xã nơi cư trú hoặc nơi cư trú cuối cùng của cá nhân, nơi có trụ sở hoặc trụ sở cuối cùng của tổ chức được thông báo trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày niêm yết. Biên bản về việc thực hiện thủ tục niêm yết công khai tại trụ sở Ủy ban nhân dân cấp xã ghi rõ ngày, tháng, năm niêm yết và có sự xác nhận của Ủy ban nhân dân cấp xã nơi thực hiện niêm yết. TRACENT coi đây là căn cứ để các thông báo, tài liệu do TRACENT gửi được coi là đã nhận được nếu thông báo, tài liệu đó đã được niêm yết phù hợp với khoản khoản 3 Điều 13 như đã dẫn chiếu trên đây. Quy định về việc niêm yết này của TRACENT có một số nội dung tương tự quy định về thủ tục niêm yết công khai của Tòa án tại điều 179 Bộ luật Tố tụng Dân sự 2015, đã được luật hóa, theo đó UBND cấp xã có trách nhiệm phối hợp với Tòa án niêm yết văn bản tố tụng của Tòa án trong trường hợp người được cấp, tống đạt, thông báo vắng mặt ở nơi cư trú mà không rõ thời điểm trở về hoặc không rõ địa chỉ nơi cư trú mới của họ. Với quy định về niêm yết và xác nhận việc niêm yết chỉ là của TRACENT, UBND cấp xã có trách nhiệm để TRACENT niêm yết công khai tại trụ sở của mình hay không, có trách nhiệm phải xác nhận việc niêm yết của TRACENT hay không, TRACENT chỉ niêm yết một lần đơn khởi kiện, hay phải lần lượt niêm yết toàn bộ các thông báo, tài liệu trong toàn bộ quá trình tố tụng trọng tài, đều là các vấn đề đang còn bỏ ngỏ.

Nghị quyết 01/2014/NQ-HĐTP ngày 20/3/2014 của Hội đồng thẩm phán Tòa án nhân dân tối cao hướng dẫn thi hành một số quy định LTTTM, điều 14 “căn cứ hủy phán quyết trọng tài quy định tại Điều 68 Luật TTTM”, điểm b) khoản 2 hướng dẫn về “.... thủ tục tố tụng trọng tài không phù hợp với thỏa thuận của các bên hoặc trái với các quy định Luật TTTM”. Ví dụ việc “một bên không được thông báo về đơn khởi kiện quy định tại Điều 32 Luật TTTM kịp thời và hợp pháp theo quy tắc tố tụng trọng tài, Luật TTTM dẫn tới việc không đảm bảo được quyền được thành lập Hội đồng trọng tài là trường hợp vi phạm nghiêm trọng thủ tục tố tụng trọng tài quy định tại điểm b khoản 2 Điều 68 Luật TTTM”, là một căn cứ để Tòa án hủy phán quyết trong tài.

Trường hợp phán quyết trọng tài lập tại Việt Nam có yêu cầu công nhận và thi hành tại nước ngoài, Tòa án có thẩm quyền nơi phải thi hành có thể áp dụng lý do “nếu bên phải thi hành phán quyết không được thông báo thích đáng về việc chỉ định trọng tài viên hoặc về tố tụng trọng tài hoặc do một nguyên nhân gì khác mà không thể trình bày vụ việc của mình” quy định tại điều 5 Công ước New York để không công nhận và cho thi hành.

Luật sư Bùi Văn Thành - Trưởng Văn phòng luật sư Mặt Trời Mới