Thế nào là nhà lãnh đạo "không chính thức"?

Mặc dù đảm nhiệm các nhiệm vụ lãnh đạo “không chính thức” phần lớn giúp nhân viên cảm thấy được đánh giá cao hơn, nâng cao cơ hội nghề nghiệp những cũng không loại trừ khả năng nhiều người miễn cưỡng nhận trách nhiệm và không còn hài lòng về công việc.

Nhóm nghiên cứu đã thực hiện một loạt các thử nghiệm với hơn 500 nhân viên và các chuyên gia đang làm việc ở cả Hoa Kỳ và Đài Loan để khám phá mức độ ảnh hưởng của lãnh đạo “không chính thức” đến năng lượng của cấp dưới, cũng như mức độ hỗ trợ từ các nhà lãnh đạo chính thức nhằm giảm thiểu những ảnh hưởng tiêu cực. Thông qua đo lường định lượng và phỏng vấn định tính, nhóm nghiên cứu nhận thấy rằng mặt tiêu cực của vấn đề lớn hơn tác động tích cực khi các nhà lãnh đạo “không chính thức” thường khiến năng lượng suy giảm, giảm sự hài lòng trong công việc. Như một người tham gia khảo sát giải thích: “Bất cứ khi nào chúng tôi có các sự kiện đặc biệt, tôi được kỳ vọng là người chủ chốt cho cả nhóm và thường phải chịu trách nhiệm thực hiện. Phải hoàn thành nhiệm vụ hàng ngày cộng với phối hợp tất cả các hoạt động khác khiến tôi cảm thấy vô cùng mệt mỏi và kiệt sức”.

Tương tự, nhóm nghiên cứu tìm thấy mối tương quan giữa các nhà lãnh đạo “không chính thức” và mức năng lượng là tỷ lệ nghịch. Số người được chỉ định điều hành công việc thêm báo cáo mức năng lượng trung bình thấp hơn 11% so với những người không phải kiêm nhiệm quá nhiều vai trò. Nghiên cứu cũng chỉ ra hỗ trợ từ các nhà quản lý chính thức tác động đến mức độ năng lượng. Nhóm đã chỉ định ngẫu nhiên những người tham gia mô tả cảm giác của họ khi nhận được hỗ trợ từ các cấp. Trong điều kiện hỗ trợ cao, nhóm nghiên cứu không tìm thấy sự khác biệt đáng kể giữa mức năng lượng của các nhà lãnh đạo “không chính thức”. Thế nhưng với điều kiện hỗ trợ thấp, các nhà lãnh đạo không chính thức báo cáo mức năng lượng thấp hơn khoảng 20% so với những người không lãnh đạo. Kết quả cho thấy doanh nghiệp cần phải cân bằng, cho phép nhân viên tự phát triển trong khi cung cấp hỗ trợ cũng như mô hình hóa các phương pháp lãnh đạo hiệu quả.

Làm thế nào để hỗ trợ các nhà lãnh đạo “không chính thức”

Có một số cách cụ thể giúp các nhà quản lý và tổ chức hỗ trợ nhân viên kiêm nhiệm “lãnh đạo không chính thức”.

Đào tạo

Để đào tạo các nhà lãnh đạo “không chính thức”, quản lý các cấp cần phương hướng đào tạo bài bản về cách giao tiếp hiệu quả với đồng nghiệp và khách hàng, cung cấp đầu vào và lời khuyên về các quyết định quan trọng. Bên cạnh đó, công ty có thể xem xét tìm cách giảm khối lượng công việc của nhà lãnh đạo “không chính thức” để duy trì năng lượng trong công việc.

Một yếu tố quan trọng khác trong công đoạn hỗ trợ lãnh đạo “không chính thức” là phản hồi trung thực, kịp thời từ cấp quản lý của công ty. Đã có không ít nhân viên yêu cầu nhận được góp ý mang tính xây dựng, tôn trọng, hữu ích để cải thiện hiệu suất. Một người trong cuộc phỏng vấn khảo sát đã chia sẻ: “Bất cứ khi nào tôi gặp khó khăn khi ra quyết định, chẳng hạn như yêu cầu các đồng nghiệp làm thêm giờ vào cuối tuần, tôi luôn hỏi ý kiến người quản lý. Và sau khi hoàn thành một nhiệm vụ, tôi thường quay lại đánh giá hiệu quả với anh. Những phản hồi như vậy rất quan trọng đối với sự phát triển của bản thân tôi với tư cách là một nhà lãnh đạo”.

Nhiệm vụ đi đôi với thực quyền

Một trong những thách thức mà các nhà lãnh đạo “không chính thức” phải đối mặt là nhiệm vụ không đi đôi với thực quyền. Kết quả là họ không có tiếng nói, mất kết nối với đồng nghiệp, kiệt quệ sức lực. Mộ đối tượng phỏng vấn đã mô tả khó khăn trong vị trí này: “Trở thành một nhà lãnh đạo ‘không chính thức’ gây căng thẳng vì tôi bị mắc kẹt giữa các cấp quản lý và đồng nghiệp. Tôi thường phải điều phối tổ chức và không phải lúc nào tôi cũng có thể vẹn cả đôi đường”. Để giải quyết vấn đề này, cấp quản lý nên biểu lộ rõ kỳ vọng và quy hoạch lộ trình cho nhó, xác định chính xác lĩnh vực nào mà người phụ trách sẽ phải chịu trách nhiệm.

Xây dựng một nhóm các nhà lãnh đạo “không chính thức” trong doanh nghiệp

Theo định nghĩa, lãnh đạo "không chính thức" có thể được hiểu là xu hướng tạm thời, do đó, các nhà quản lý phải "nuôi dưỡng" nhiều hơn một nhân sự để luân chuyển đạm nhận vị trí này.

Xây dựng một hệ thống lãnh đạo "không chính thức" không chỉ giảm bớt gánh nặng cho bất kỳ nhà lãnh đạo tạm thời mà còn đảm bảo bộ máy công ty hoạt động trơn tru. Các đối tượng tham gia phỏng vấn đã bày tỏ thẳng thắn rằng họ không sẵn sàng gắn bỏ cả đời với một vị trí mà mong muốn ngày càng thăng tiến: "Tôi hy vọng các nhà quản lý cấp cao đào tạo nhiều người hơn để đảm nhiệm nhiệm vụ, chia sẻ khối lượng công việc. Tôi thích dẫn đầu đội ngũ nhưng đến một lúc nào đó tôi sẽ rời đi khi sự nghiệp đạt được thành công mới".

Người lãnh đạo "không chính thức" phải làm gì để giữ vững nguồn năng lượng?

Bên cạnh hỗ trợ của công ty, bản thân các nhà lãnh đạo "không chính thức" cũng cần quan tâm đến sức khỏe và đảm bảo duy trì nguồn năng lượng tích cực cũng như sự hài lòng trong công việc. Cụ thể, nhóm nghiên cứu chỉ ra hai chiến lược chính giúp nhân viên phát triển khi đảm nhận các nhiệm vụ dẫn đầu:

Nhận biết mức năng lượng

Mỗi khi đảm nhận nhiệm vụ mới, sẽ rất tốt nếu bạn cảm thấy hào hứng và vui vẻ. Tuy nhiên, với tư cách là một nhà lãnh đạo "không chính thức" bạn cần hiểu rằng công việc này có khả năng tiêu hao thể lực, năng lượng do đó cần chủ động để tránh bị kiệt sức. Nghiên cứu chỉ ra rằng quá trình phát triển tâm lý "trỗi dậy" và "hao mòn" có thể gây hại đến sức khỏe cá nhân và phát triển sự nghiệp lâu dài, quan trong nhất cần phải theo dõi các dấu hiệu sớm tình trạng kiệt sức

Chủ động bảo vệ nguồn năng lượng

Đừng đợi cho đến khi bạn cảm thấy kiệt sức mới bắt đầu bảo vệ năng lượng và trạng thái tinh thần. Các hoạt động hàng ngày như đi bộ, đảm bảo ngủ trưa đủ giấc, dành thời gian cho gia đình và bạn bè, chế độ dinh dưỡng và tập thể dục giúp đảm bảo mức năng lượng luôn ở mức cao nhất. Ngoài ra, đừng ngại nhận sự giúp đỡ của người thân, bạn bè, đồng nghiệp hay chuyên gia sức khỏe khi gặp khó khăn. Đảm nhận vị trí dẫn đầu "không chính thức" vừa là bước đệm quan trọng trên con đường phát triển nghề nghiệp vừa là nhân tố thành công trong các đội nhóm của công ty.

Anh Đức