Hải quan chuyển sang bộ mã mới từ 1/4/2026, doanh nghiệp cần cập nhật gấp

Theo Thông báo số 174/CNTT-QLVH gửi các Chi cục Hải quan khu vực, việc chuẩn hóa mã đơn vị được thực hiện nhằm phục vụ mô hình thông quan tập trung và theo dõi thu ngân sách nhà nước theo địa bàn hành chính cấp tỉnh. Đây là bước điều chỉnh kỹ thuật trong quản lý dữ liệu, hướng tới đồng bộ hệ thống công nghệ thông tin và nâng cao khả năng kết nối giữa các khâu nghiệp vụ.

Bộ mã mới được thiết kế lại theo mô hình Hải quan khu vực, thay cho cách phân định đơn vị trước đây. Mỗi khu vực sẽ được gán mã trụ sở và mã đội thông quan tập trung tương ứng với từng tỉnh, thành phố quản lý, qua đó bảo đảm việc thống kê và hạch toán số thu ngân sách chính xác theo địa bàn.

Hải quan chuyển sang bộ mã mới từ 1/4/2026, doanh nghiệp cần cập nhật gấp

Cơ quan hải quan khẳng định, việc thay đổi mã đơn vị không làm thay đổi chính sách thuế, chế độ quản lý hàng hóa hay quy trình thủ tục. Tuy nhiên, yếu tố kỹ thuật này lại có tác động trực tiếp đến hoạt động khai báo của doanh nghiệp.

Sau ngày 1/4/2026, các mã đơn vị cũ sẽ không còn được hệ thống tiếp nhận đối với tờ khai mới. Trường hợp doanh nghiệp chưa cập nhật kịp thời, hệ thống có thể từ chối hồ sơ hoặc phát sinh lỗi xử lý, kéo dài thời gian thông quan, ảnh hưởng tới tiến độ giao nhận hàng hóa và kế hoạch sản xuất kinh doanh.

Để hạn chế rủi ro gián đoạn, Cục Hải quan yêu cầu các đơn vị tăng cường tuyên truyền tới cộng đồng doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp có tần suất khai báo lớn hoặc sử dụng phần mềm khai hải quan tích hợp. Doanh nghiệp cần chủ động phối hợp với nhà cung cấp phần mềm để cập nhật bộ mã mới trước thời điểm chuyển đổi.

Đồng thời, các đơn vị hải quan phải rà soát toàn bộ tờ khai còn tồn, treo – bao gồm cả những tờ khai đăng ký trước thời điểm thay đổi mã nhưng chưa hoàn tất thủ tục – và xử lý dứt điểm trước ngày 30/6/2026. Sau mốc này, hệ thống sẽ cấu hình khóa hoàn toàn các mã đơn vị cũ.

Riêng việc rà soát, điều chỉnh mã địa điểm do các chi cục ban hành phải hoàn thành trước ngày 15/3/2026 nhằm bảo đảm hệ thống vận hành thông suốt khi chuyển đổi.

Trong bối cảnh hoạt động xuất nhập khẩu ngày càng phụ thuộc vào hạ tầng số và xử lý dữ liệu tập trung, một thay đổi mang tính kỹ thuật như chuẩn hóa mã đơn vị, nếu không được cập nhật kịp thời, vẫn có thể tạo ra “điểm nghẽn” đáng kể cho chuỗi logistics. Chủ động thích ứng sớm vì thế là yêu cầu không thể xem nhẹ đối với cộng đồng doanh nghiệp.