Hybrid Work (công việc kết hợp)
Đây là một trong những xu hướng quản lý dự án hàng đầu trong năm tới. Nhóm kết hợp là các nhóm có thành viên làm việc ở nhiều nơi và với các phương pháp làm việc khác nhau. Ngày càng nhiều các tổ chức bắt đầu đón nhận dạng nhóm kết hợp linh hoạt cho nhân viên. Theo dự báo, xu hướng hybrid team sẽ còn phổ biến trong tương lai. Lời khuyên cho mọi cộng đồng quản lý dự án nói chung là hãy nắm bắt và áp dụng mô hình triệt để, tạo dựng môi trường làm việc hiệu quả hơn trong năm nay và hơn thế nữa.
Những thách thức của làm việc từ xa
Có lẽ xu hướng quản lý dự án dễ thấy nhất là ngày càng có nhiều nhóm chuyển đổi sang môi trường làm việc từ xa, không chỉ ở Hoa Kỳ, mà còn là trên toàn cầu. Tuy nhiên, hình thức này đồng nghĩa với ít cơ hội giao tiếp đối mặt nhưng mặt khác mở ra cơ hội cho nền tảng cộng tác, giúp dự án luôn tiến triển trong phạm vi ngân sách.
Một thách thức khác của làm việc từ xa là tìm ra cách cộng tác hiệu quả. Tất nhiên, khoảng cách địa lý cần được thu hẹp thông qua khả năng làm việc nhóm để mang lại giá trị kinh doanh. Sự thay đổi này đòi hỏi hợp tác liền mạch và giao tiếp hiệu quả để được kết quả kỳ vọng trong công việc.
Những thách thức đáng chú ý khác bao gồm yếu tố tác động bên ngoài cản trở quá trình xây dựng đội nhóm. Có thể kể đến như cân bằng công việc và cuộc sống, chênh lệch múi giờ, cảm giác cô đơn,... Khi thế giới tiếp tục chuyển sang làm việc từ xa, các công cụ và phương pháp làm việc mới sẽ dần xuất hiện.
Không có phương pháp nào là tuyệt đối!
Mỗi giai đoạn cần thay đổi phương pháp khác nhau. Các công cụ quản lý dự án truyền thống chẳng hạn như biểu đồ Gantt hoặc bảng kanban đã xuất hiện trong nhiều thập kỷ qua vẫn đang được sử dụng để mang lại thành công nhất quán trên toàn hệ thống. Bên cạnh đó, những cách thức mới hơn như Waterfall và Agile cũng được áp dụng song song.
Tuy nhiên, bối cảnh biến động ngày nay đòi hỏi sự linh hoạt, bổ sung lẫn nhau mà các phương pháp truyền thống không thể cung cấp. Khai thác đa dạng công cụ và cách thức trở thành xu hướng quản lý dự án đối với tất cả các ngành nghề.
Kết hợp giữa các nhà quản lý dự án chính thức và không chính thức
Tại thời điểm 2021, ranh giới giữa một người quản lý dự án chính thức và các cá nhân làm công việc tương tự là rất nhỏ. Nhóm “quản lý không chính thức” là những cá nhân sở hữu kỹ năng tốt như lãnh đạo, cân đối thời gian, quảng giao, kiểm soát rủi ro,... hoặc có thể tự nắm bắt các dự án đặc biệt trong một môi trường kết hợp, nhưng điểm chung là “không có chức danh quản lý”. Một số tên tuổi tiêu biểu cho trường hợp này là Google, Microsoft và Starbucks.
Môi trường kết hợp
Các hybrid team (công việc kết hợp) đã và đang xuất hiện ngày càng nhiều ở xung quanh chúng ta trong bất kỳ ngành nghề. Môi trường làm việc từ xa kết hợp nhiều phương pháp và pha trộn giữa các nhà quản lý dự án chính thức và không chính thức, đã mở ra cánh cửa cho các đội nhóm năng động, đa dạng. Khi môi trường làm việc kết hợp tiếp tục phát triển, các cách quản lý nhóm truyền thống không còn phù hợp. Thay vào đó là các công cụ, nền tảng hiện đại, thuận tiện hơn, ứng biến theo từng vị trí, sở thích làm việc của các thành viên trong nhóm.
Tận dụng sức mạnh của trí tuệ nhân tạo AI
Trí tuệ nhân tạo đang ở giai đoạn ươm mầm đột phá. Về phía các doanh nghiệp, AI được thiết kế để tự động hóa các nhiệm vụ và đơn giản hóa công việc của mọi người. Ngày nay, trong nhiều cộng đồng, đa số ý kiến cho rằng AI sẽ sớm thay thế sức lao động của con người. Tuy nhiên, nhận định này không đúng hay nói cách khác, không một cỗ máy nào trên thế giới, cho dù năng suất đến đâu có thể thế chỗ công việc và trí óc của con người. Quản lý dự án không chỉ là vấn đề tính toán, báo cáo tài liệu, đó còn là mối quan hệ giữa con người với nhau mà robot không thể xây dựng.
Chức năng chính của máy móc là giúp tiết kiệm nhiều thời gian hơn cho các công việc quan trọng khác và đối phó với các công việc kỹ thuật khi cần xử lý dữ liệu máy tính. Xu hướng quản lý dự án bằng trí tuệ nhân tạo được đón nhận trong tương lai hỗ trợ sự phát triển công nghệ hiện đại. Hãy tận dụng một cách thông minh!
Kỹ năng phân tích thông tin
Khả năng phân tích và làm nổi bật ý chính từ thông tin được cung cấp là một xu hướng khác đang trở nên phổ biến. Internet xuất hiện mang đến hàng trăm nghìn gigabyte lưu trữ thông tin trong đó bạn cần lọc và sử dụng đúng cách, đúng mục đích.
Ban lãnh đạo công ty giả định rằng người quản lý sẽ sử dụng dữ liệu này và tạo ra một sản phẩm tưởng. Theo một hệ quả tất yếu, phân tích là một trong những nhân tố quan trọng nhất của một nhà quản lý phát triển có năng lực. Với kỹ năng này, bạn có thể xác định những điểm yếu của dự án, học cách phát hiện nhu cầu của đối tượng mục tiêu và dự đoán những rủi ro có thể xảy ra.
Đào tạo nhân viên “đạt chuẩn”
Một trong những xu hướng “cũ mà không lỗi thời” đó là thu hút nhân lực có trình độ. Ngày nay, mức độ cạnh tranh không ngường tăng cao, lực lượng lao động có trình độ và học vấn được các công ty lớn tuyển chọn hàng năm. Họ có xu hướng rời đi làm việc ở nước ngoài và không tiếp cận với các tổ chức trong nước, dẫn đến hiện tượng “chảy máu chất xám” ra nước ngoài và nảy sinh xu hướng đào tạo nhân viên.
Những ứng viên yếu hơn về kiến thức và kỹ năng nhưng muốn có cơ hội được đào tạo tốt vẫn có thể “làm nên chuyện” nếu được hướng dẫn bài bản, sát với thực tế. Ngày nay, các nhà quản lý dự án sẵn sàng thuê lao động ít kinh nghiệm vì các lí do sau đây:
- Thiếu kinh nghiệm không có nghĩa là “vô dụng”. Ngay cả khi một người không có hồ sơ đẹp nhưng không loại trừ khả năng tài năng thiên bẩm và mong muốn phát triển, học hỏi.
- Những người luôn có cái nhìn mới mẻ hơn, không bị gò bó, rập khuôn, sẵn sàng đưa ra ý tưởng mới.
- Người mới cần chứng minh thực lực và có xu hướng cống hiến nhiều hơn.
- Các ứng viên trẻ và thiếu kinh nghiệm luôn cởi mở với dự án mới, đề cử các phương pháp quản lý và phát triển tiên tiến.
Anh Đức
