4 kinh nghiệm để quản lý chuỗi cửa hàng bán lẻ hiệu quả

Câu chuyện kinh doanh ở Việt Nam dường như đi ngược lại so với xu hướng của thế giới. Hầu hết các nhà đầu tư cửa hàng bán lẻ thường kinh doanh khá hiệu quả ở cửa hàng đầu tiên. Từ tạp hóa, thời trang, dược phẩm đến café, bán phở... đều kinh doanh có lãi. Nhưng khi nhà đầu tư mở đến cửa hàng thứ 2 hoặc 3 lại bắt đầu tỏ ra không hiệu quả. Doanh số những cửa hàng mới mở thường nhỏ hơn rất nhiều so với các cửa hàng đầu tiên.

Số lượng cửa hàng tăng lên, tổng doanh thu tăng lên, các chủ cửa hàng dễ dàng hơn trong việc đàm phán với nhà cung cấp về số lượng và giá cả hàng hóa. Tuy nhiên, khi họ mua rẻ được một chút thì các nhà đầu tư bắt đầu rơi tình trạng "không kiểm soát được " chính cửa hàng do mình mở ra. Vậy vấn đề ở đâu? Nó không nằm ở khả năng buôn bán của các chủ cửa hàng mà ở " kỹ năng quản trị cửa hàng " của các nhà đầu tư, quản lí chuỗi cửa hàng bán lẻ.

Cùng tham khảo các vấn đề dưới đây để có được hướng giải quyết hợp lý nhất.

Quản trị tài chính chuỗi cửa hàng hiệu quả

Quản trị tài chính là một trong những yêu cầu không thể thiếu nếu muốn thành công dù là mô hình kinh doanh nhỏ lẻ hay doanh nghiệp quy mô lớn. Tài chính có thể nằm dưới dạng tiền, vật tư, nguyên liệu, tài sản phát sinh lúc hình thành nguồn vốn hoặc trong quá trình hoạt động như các khoản phải thu, phải trả.                                            

Người chủ cửa hàng cần quản lý được các chỉ số về tài chính căn bản. Có 3 nhóm chỉ số tài chính mà chủ cửa hàng phải nắm được. Bộ chỉ số thứ nhất về Lãi lỗ: các chỉ số này bao gồm: doanh số, giá vốn hàng bán - số tiền mà các chủ cửa hàng trả các nhà cung cấp, lãi gộp, chi phí cửa hàng, lãi gộp trên doanh số, lãi ròng trên doanh số... Chỉ số này cần được tính cho cửa hàng và từng ngành hàng.

Bộ chỉ số thứ hai là về tài sản - hiệu quả đầu tư: có thể kể đến một vài chỉ số đơn giản để quản lý cửa hàng như: tồn kho, các khoản công nợ với khách hàng quen biết, tài sản cố định đầu tư vào cửa hàng, các công cụ, dụng cụ dùng trong cửa hàng, tổng tài sản đầu tư, chỉ số tổng doanh số trên tài sản - để xem 1 đồng tài sản tạo ra mấy đồng doanh số...

Bộ chỉ số thứ 3 là về dòng tiền: các chủ cửa hàng cần nắm được dòng tiền vào; dòng tiền ra, tránh rơi vào tình huống "lúc nào cũng có tiền – nhưng khi cần tiền lại không có".

Sử dụng phần mềm quản lý bán hàng sẽ giúp các nhà quản lý kiểm soát được các chỉ số trên. Chỉ với một vài thao tác đơn giản mà người quản lý có thể kiểm soát được tình hình kinh doanh cửa các cửa hàng.

Quản trị tốt tài chính giúp các các nhà bán lẻ đánh giá tình hình kinh doanh của cửa hàng, chủ động trong công tác xuất, nhập kho, cắt giảm chi phí, quyết định giá sản phẩm, mức lương của nhân viên, tái đầu tư vào hoạt động kinh doanh…Từ đó, nhà quản trị có thể đưa ra những phân tích, nhận định và thay đổi kế hoạch kinh doanh kịp thời phù hợp với từng thời điểm.

Quản lý nhân viên bán hàng

Hầu hết các các cửa hàng bán lẻ ở Việt Nam hiện nay chưa chú trọng nhiều đến công tác đào tạo. Nhân sự trong ngành bán lẻ thường không có tính gắn kết cao, vì họ chỉ xem đây là công việc tạm thời và sẵn sàng ra đi khi có cơ hội đến.

Khi tuyển dụng nhân sự mới, nhà quản lý rất cần hướng dẫn họ các quy tắc trong công việc. Xây dựng văn hóa cửa hàng cũng là cách tốt để tăng tính gắn kết nhân viên. Giúp họ hiểu đưọc công việc đang làm đóng vai trò như thế nào trong toàn bộ hệ thống, thái độ phục vụ quan trọng ra sao, nếu xảy ra sai sót sẽ ảnh hưởng ra sao đến thương hiệu chung.

Với lý do xa cách về địa lý giữa các cửa hàng và không phải lúc nào cũng có mặt tại tất cả mọi cửa hàng để quản lý nhân viên bán hàng của mình, nên nhiều nhà bán lẻ từ lâu đã phó mặc cửa hàng cho sự trung thực và đạo đức của nhân viên. Vì thế, không ít cửa hàng bán lẻ đã chịu thất thoát lớn khi đối mặt với sự không trung thực của nhân viên bán hàng.

Chủ quản lý có thể sử dụng các phần mềm quản lý bán hàng để dễ dàng quản lý được hiệu quả bán hàng của nhân viên, giám sát được mọi hoạt động liên quan đến bán hàng của nhân viên mà không cần tốn thời gian cho việc quan sát.

Các cửa hàng có thể nhờ tới các chuyên gia tư vấn bán lẻ hoặc tự mình xây dựng quy trình sau khi tham khảo ý kiến của một số người có kinh nghiệm đi trước. Bên cạnh hiểu biết về sản phẩm, tính năng hàng hóa…nhân viên rất cần được đào tạo cách tư vấn, trả lời khách hàng, chăm sóc và giữ chân khách hàng. Trong quá trình làm việc, nhân viên cần được đào tạo lại định kỳ để nắm vững và áp dụng kiến thức trong công việc được tốt hơn.

Kiểm soát số lượng, chất lượng và ổn định giá bán hàng hoá

Theo công bố của các hãng nghiên cứu thị trường, trung bình mỗi tháng các nhà bán lẻ đang chịu thất thoát 7-12% do không kiểm soát tốt hàng hóa, chi phí. Khi mở rộng mô hình kinh doanh thành chuỗi bán lẻ, khâu quản lý hàng hóa đòi hỏi chặt chẽ và chuyên nghiệp hơn nhiều bởi số lượng, chủng loại, luân chuyển hàng giữa các chi nhánh khá phức tạp.

Luân chuyển hàng hoá giữa các địa điểm là khâu tốn kém và mất nhiều thời gian nhất trong bán lẻ. Kiểm soát chất lượng sản phẩm và ổn định giá bán, sản phẩm luôn đầy đủ, phong phú và phải phù hợp với từng địa điểm kinh doanh, đáp ứng đúng nhu cầu của khách hàng. Nếu không kiểm soát kịp thời sẽ gây ảnh hưởng đến khách hàng và chất lượng phục vụ, ảnh hưởng trực tiếp đến doanh số.

Sử dụng phần mềm quản lý bán hàng giúp cho nhân viên bán hàng có thể kiểm soát số lượng hàng hoá ở các địa điểm. Từ đó việc luân chuyển hàng hoá giữa cửa hàng diễn ra nhanh hơn không còn quy trình rắc rối, phức tạp. 

Một trong những nguyên nhân khiến nhiều người thất bại khi mở chuỗi là do không tìm được nguồn hàng chất lượng tốt, ổn định với giá cả phù hợp. Trong thời gian đầu quản lý chuỗi cửa hàng, khi mở cửa hàng 2, có thể bạn chưa xây dựng kho chứa hàng do thiếu vốn và nhân lực. Vì vậy, đảm bảo nguồn cung hàng đầy đủ, kịp thời cho các cửa hàng là một yếu tố sống còn.

Người tiêu dùng ngày nay càng ngày càng trở nên khôn ngoan. Dù dịch vụ có tốt, giá cả có rẻ đến đâu đi chăng nữa nhưng hàng hóa không có nguồn gốc, xuất xứ rõ ràng, chất lượng kém cũng sẽ khiến cửa hàng bị xa lánh. Nhiều cửa hàng sụp đổ không phải do hệ thống yếu kém mà do không thu hút được khách hàng vì nguồn cung không đủ để duy trì, hàng hóa kém phong phú, chất lượng sản phẩm dịch vụ không đồng đều.

Quản lý khách hàng

Trong kinh doanh bán lẻ, ít người quan tâm đến việc quản lý dữ liệu khách hàng, ít người quan tâm đến các chương trình chăm sóc và tri ân khách hàng - một phần vì thói quen cố hữu từ xưa, phần khác là do các nhà bán lẻ không biết thu thập và quản lý dữ liệu khách hàng như thế nào cho hợp lý và dễ dàng. Đặc biệt là quản lý số lượng khách hàng lớn của cả chuỗi cửa hàng.

Hầu hết các nhà bán lẻ đều cho rằng: "khách hàng là thượng đế". Song thượng đế vào cửa hàng của chúng ta rồi về như thế nào, họ hành xử ra sao khi lựa chọn hàng hóa, yếu tố nào quyết định họ lựa chọn cửa hàng của chúng ta chứ không phải cửa hàng bên cạnh thì hầu như các quản lý cửa hàng và chủ cửa hàng không nắm được rõ hoặc chỉ là phán đoán cá nhân.

Khách hàng tới cửa hàng của chúng ta, họ có hài lòng với nhân viên của cửa hàng không, họ có hài lòng về giá cả không, họ có hài lòng về sản phẩm không? Khi khách hàng mang sản phẩm về sử dụng, họ có hài lòng với sản phẩm đấy không. Nếu họ không hài lòng thì mình có cách nào để biết không? Khi không trả lời được các câu hỏi trên thì thực sự chúng ta không thể gọi là bán lẻ được mà phải gọi là "nơi khách hàng đến mua". Cửa hàng bán lẻ sẽ rơi vào tình trạng "há miệng chờ sung". Chính vì vậy khâu chăm sóc khách hàng sau bán hàng rất quan trọng.

Cần kiểm soát tốt doanh số từng khách hàng, thông tin, tình trạng của từng khách hàng. Dựa trên số liệu trên phần mềm nhà quản lý có thể dễ dàng kiểm soát doanh số từng khách hàng, thông tin, tình trạng của từng khách hàng. Trên thực tế khi phát triển thành mô hình chuỗi, thì lựa chọn công cụ quản lý phù hợp sẽ quyết định đến sự thành công của chuỗi cửa hàng đó.

Huyền Vi