Từ 1/6/2025, hóa đơn điện tử sai không còn được “hủy rồi lập mới”

Từ 1/6/2025, kế toán không còn được "hủy rồi lập lại" hóa đơn điện tử như trước. Một sai sót nhỏ nếu xử lý sai quy trình có thể khiến dữ liệu thuế lệch toàn hệ thống. Nghị định 70/2025/NĐ-CP đặt ra một "luật chơi" mới: chỉ còn hai lựa chọn là điều chỉnh hoặc thay thế, kèm theo đó là ba nhóm tình huống mà kế toán buộc phải phân biệt rành mạch.

Theo chia sẻ của một kế toán trưởng doanh nghiệp thương mại quy mô vừa (tên nhân vật đã được thay đổi), chị Hằng kể chuyện mất hai ngày làm việc chỉ để xử lý một hóa đơn ghi sai số tiền cho khách hàng lớn. "Tôi vẫn theo thói quen cũ là hủy rồi lập mới. Đến khi phần mềm báo lỗi, gọi lên hỏi cơ quan thuế thì mới biết quy định đã đổi từ tháng 6 năm ngoái. Một tình huống tưởng đơn giản hóa ra phải làm lại từ đầu".

Câu chuyện của chị Hằng không hiếm trong cộng đồng kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa hiện nay. Một số doanh nghiệp cho biết việc thay đổi quy trình xử lý hóa đơn khiến bộ phận kế toán phải rà soát lại toàn bộ thao tác nội bộ và cập nhật phần mềm. Sau nhiều tháng Nghị định 70/2025/NĐ-CP có hiệu lực, vẫn còn không ít đơn vị xử lý hóa đơn sai theo nếp cũ, mà mỗi sai bước đều có thể dẫn đến lệch hồ sơ thuế khi cơ quan thuế đối chiếu dữ liệu.

Không còn cơ chế hủy hóa đơn

Ngày 20/3/2025, Chính phủ ban hành Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ. Nghị định có hiệu lực từ 1/6/2025, sửa đổi tới 40 trong tổng số 61 điều của Nghị định 123. Trong đó, khoản 13 Điều 1 viết lại toàn bộ Điều 19 – điều khoản quy định cách xử lý khi hóa đơn điện tử bị lập sai. Đến ngày 31/5/2025, Bộ Tài chính ban hành Thông tư 32/2025/TT-BTC thay thế Thông tư 78/2021/TT-BTC, hướng dẫn chi tiết các nghiệp vụ liên quan, cũng có hiệu lực từ 1/6/2025.

Điểm thay đổi lớn nhất, và cũng dễ gây bối rối nhất, là doanh nghiệp không còn được hủy hóa đơn điện tử theo cách cũ. Trước 1/6/2025, khi phát hiện hóa đơn có sai sót, người bán có thể chọn hủy rồi lập hóa đơn mới. Từ sau mốc thời gian ấy, thao tác này không còn được pháp luật ghi nhận. Theo quy định hiện hành, người bán được lựa chọn một trong hai phương án: lập hóa đơn điều chỉnh hoặc lập hóa đơn thay thế, tùy vào loại sai sót. Nói cách khác, doanh nghiệp không còn được "xóa đi làm lại" như trước, mỗi sai sót phải để lại dấu vết rõ ràng trên hệ thống.

Đáng chú ý, đến tận thời điểm này, nhiều phần mềm kế toán vẫn giữ thao tác "hủy hóa đơn" theo quy trình cũ, đặc biệt ở các doanh nghiệp nhỏ sử dụng phần mềm cũ hoặc chưa cập nhật quy trình, khiến người dùng dễ nhầm lẫn khi vào nghiệp vụ. Đây là một trong những lý do khiến quy định đã có hiệu lực gần một năm nhưng vẫn còn doanh nghiệp xử lý sai.

3 nhóm tình huống cần phân biệt rành mạch

Điểm then chốt mà nhiều kế toán đang hiểu chưa đúng, là quy định mới chia tình huống xử lý thành ba nhóm, không phải hai như cách hình dung phổ biến hiện nay. Quy định này được nêu tại khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Nhóm thứ nhất, theo khoản 1 điểm a Điều 19 mới, áp dụng khi hóa đơn chỉ sai tên hoặc địa chỉ của người mua, nhưng không sai mã số thuế và các nội dung khác đều đúng. Trong tình huống này, người bán không phải lập lại hóa đơn. Việc cần làm là thông báo cho người mua và gửi thông báo về hóa đơn lập sai cho cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT, ban hành kèm Phụ lục IA của Nghị định 70/2025. Hiểu đơn giản: chỉ sai địa chỉ, sai chính tả tên người mua thì không cần làm lại hóa đơn, chỉ cần báo cơ quan thuế biết.

Đây là điểm mà nhiều doanh nghiệp đang xử lý sai khi đi lập hóa đơn điều chỉnh cho trường hợp chỉ sai địa chỉ vừa tốn công, vừa làm rối hồ sơ.

Nhóm thứ hai, theo khoản 1 điểm b Điều 19 mới, áp dụng khi hóa đơn sai về mã số thuế, sai về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế, hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng. Đây là nhóm sai sót có khả năng ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế. Trong trường hợp này, doanh nghiệp được quyền lựa chọn một trong hai phương án: lập hóa đơn điều chỉnh hoặc lập hóa đơn thay thế. Nói cách khác, luật trao quyền chọn cho doanh nghiệp, chứ không bắt buộc sai số tiền thì phải dùng hóa đơn thay thế.

Dù chọn cách nào, doanh nghiệp đều phải đáp ứng một điều kiện không thể bỏ qua: trước khi điều chỉnh hoặc thay thế, người bán và người mua là doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai. Nếu người mua là cá nhân không kinh doanh, người bán phải thông báo cho người mua hoặc đăng thông báo trên website. Văn bản thỏa thuận này được lưu giữ tại đơn vị và xuất trình khi cơ quan thuế yêu cầu. Thiếu văn bản thỏa thuận có thể phát sinh rủi ro khi giải trình với cơ quan thuế.

Trên hóa đơn điều chỉnh phải có dòng chữ "Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm". Trên hóa đơn thay thế cũng phải ghi rõ "Thay thế cho hóa đơn Mẫu số…". Đây là chi tiết kỹ thuật bắt buộc, không phải tùy chọn.

Nhóm thứ ba, ít người để ý, là khi cơ quan thuế chủ động phát hiện hóa đơn lập sai. Khi đó, cơ quan thuế gửi thông báo cho người bán theo Mẫu số 01/TB-RSĐT (Phụ lục IB) để rà soát. Người bán có trách nhiệm kiểm tra và thực hiện điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định.

Hai quy định mới đang có lợi cho doanh nghiệp, nhưng ít người biết

Nghị định 70/2025 không chỉ siết quy trình. Có hai điểm mới thực sự giảm gánh nặng cho kế toán mà ít tài liệu nhắc tới.

Thứ nhất, nếu trong cùng một tháng, người bán đã lập sai cùng thông tin về người mua, tên hàng, đơn giá, thuế suất trên nhiều hóa đơn của cùng một người mua, doanh nghiệp được lập một hóa đơn điều chỉnh hoặc một hóa đơn thay thế cho tất cả các hóa đơn sai đó, đính kèm bảng kê theo Mẫu số 01/BK-ĐCTT (Phụ lục IA). Đây là cải tiến đáng kể so với trước đây, khi mỗi hóa đơn sai phải được điều chỉnh hoặc thay thế riêng lẻ.

Thứ hai, là quy tắc xử lý sai sót lần thứ hai trở đi. Một khi đã chọn phương án điều chỉnh, các lần sau cũng phải tiếp tục điều chỉnh; đã chọn thay thế thì phải tiếp tục thay thế. Hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế đã lập không được hủy. Nguyên tắc tưởng nhỏ này lại là chỗ rất nhiều kế toán mắc lỗi, đã điều chỉnh hóa đơn gốc, sau đó phát hiện hóa đơn điều chỉnh lại sai, lại đi lập hóa đơn thay thế, dẫn đến hồ sơ rối, dữ liệu lệch khi cơ quan thuế đối chiếu.

Sai sót đã kê khai thuế: đừng quên khai bổ sung

Nếu hóa đơn sai đã được đưa vào tờ khai thuế của kỳ trước, việc lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế thôi là chưa đủ. Doanh nghiệp phải lập tờ khai bổ sung theo Mẫu số 01/KHBS và bản giải trình khai bổ sung theo Mẫu số 01-1/KHBS, đều thuộc Phụ lục I Thông tư 80/2021/TT-BTC. Đồng thời, phải nộp đủ số thuế thiếu và tiền chậm nộp tính theo tỷ lệ 0,03%/ngày trên số tiền thuế chậm nộp, theo Luật Quản lý thuế hiện hành.

Tin tốt là Nghị định 310/2025/NĐ-CP ngày 2/12/2025 sửa đổi Nghị định 125/2020/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực thuế, hóa đơn đã mở rộng phạm vi không xử phạt. Theo các thông tin công bố trên Cổng Thông tin Chính phủ và nguồn báo chí chính thống, nếu người nộp thuế khai sai nhưng tự giác khai bổ sung và nộp đủ số tiền thuế phải nộp trước thời điểm cơ quan thuế công bố quyết định kiểm tra, thanh tra hoặc trước khi cơ quan thuế phát hiện qua phương thức khác, thì có thể thuộc trường hợp không bị xử phạt về hành vi khai sai. Đây là động lực để doanh nghiệp chủ động rà soát, sửa sai, thay vì giấu sai sót và chờ đợi may rủi. Doanh nghiệp cần đối chiếu văn bản gốc khi áp dụng để xác định thời điểm hiệu lực cụ thể của các quy định liên quan.

Bốn cảnh báo cho người làm kế toán

Từ thực tiễn các tình huống tư vấn, có bốn lỗi phổ biến mà kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa thường mắc phải sau ngày 1/6/2025. Dùng hóa đơn điều chỉnh cho trường hợp chỉ sai tên, địa chỉ người mua, trường hợp đáng lẽ chỉ cần gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT mà không phải lập lại hóa đơn. Không lập văn bản thỏa thuận giữa người bán và người mua trước khi điều chỉnh hoặc thay thế. Vẫn thao tác "hủy hóa đơn cũ, lập hóa đơn mới" theo nếp xử lý trước ngày 1/6/2025. Chỉ lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế nhưng quên khai bổ sung khi sai sót đã ảnh hưởng đến kỳ thuế đã khai, để rồi khi cơ quan thuế đối chiếu dữ liệu thì hồ sơ lệch và phát sinh truy thu.

Với mỗi doanh nghiệp, hộ kinh doanh đang sử dụng hóa đơn điện tử, có bốn việc nên làm ngay. Một là rà soát lại toàn bộ hóa đơn đã xử lý từ 1/6/2025 đến nay để đảm bảo đã đi đúng quy trình mới. Hai là cập nhật mẫu biên bản thỏa thuận giữa người bán và người mua, lưu trữ có hệ thống. Ba là tập huấn lại cho bộ phận kế toán về cách phân loại ba nhóm tình huống xử lý hóa đơn sai. Bốn là đối chiếu lại các tờ khai thuế giá trị gia tăng, thu nhập doanh nghiệp, thu nhập cá nhân đã nộp với dữ liệu hóa đơn điện tử, nếu phát hiện chênh lệch, chủ động khai bổ sung trước khi cơ quan thuế kiểm tra để được xem xét miễn xử phạt khai sai theo quy định.

Câu hỏi mà nhiều chủ doanh nghiệp đang tự đặt ra "có được hủy hóa đơn điện tử không", "hóa đơn điện tử lập sai phải làm gì", "sửa hóa đơn điện tử sai như thế nào cho đúng quy định 2025" đều phải quay về ba nhóm xử lý đã được quy định tại Điều 19. Trong hệ thống quản lý thuế bằng dữ liệu điện tử, sai sót không còn đáng sợ bằng việc xử lý sai sai sót.