Không xuất hóa đơn khi bán hàng có thể bị phạt lên tới 80 triệu đồng: Hộ kinh doanh cần làm gì ngay?

Chỉ với vài triệu đồng, hộ kinh doanh đã có thể trang bị máy tính tiền và phần mềm hóa đơn điện tử kết nối với cơ quan thuế. Tuy nhiên, nếu thuộc diện bắt buộc mà vẫn sử dụng hóa đơn giấy hoặc ghi chép thủ công, mức xử phạt theo quy định có hiệu lực từ ngày 16/1/2026 có thể lên tới 80 triệu đồng. Với hàng chục nghìn hộ kinh doanh ăn uống, tạp hóa, nhà hàng, khách sạn có doanh thu trên 1 tỷ đồng mỗi năm, đây không còn là câu chuyện "để tính sau".

Một quy định không mới, nhưng nhiều người vẫn đứng ngoài

Kể từ ngày 1/6/2025, thời điểm Nghị định 70/2025/NĐ-CP của Chính phủ chính thức có hiệu lực, quy định hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu hằng năm từ 1 tỷ đồng trở lên hoạt động trong các ngành bán lẻ, ăn uống, nhà hàng, khách sạn, vận tải hành khách, vui chơi giải trí... bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, kết nối chuyển dữ liệu trực tiếp với cơ quan thuế. Quy định không mới, đối tượng áp dụng đã được nêu rõ trong khoản 8 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, sửa đổi Điều 11 Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Ấy vậy mà trong nhiều con phố ăn uống đông khách, nhiều cửa hàng tạp hóa khu chung cư, người ta vẫn quen tay viết hóa đơn giấy, ghi sổ tay, kết sổ cuối ngày bằng máy tính bỏ túi.

Có chủ quán chia sẻ với phóng viên rằng "biết là phải làm nhưng chưa thấy cấp bách". Có chủ tiệm tạp hóa lại tin chắc "mình nhỏ, doanh thu hơn tỷ chút ít, chắc chưa đến lượt bị kiểm tra". Cũng có người đã mua máy tính tiền nhưng không kết nối dữ liệu với cơ quan thuế, mặc định rằng "có máy là đủ". Tâm lý chần chừ ấy, khi đặt cạnh khung xử phạt mới vừa có hiệu lực từ giữa tháng 1/2026, đang trở thành rủi ro lớn hơn nhiều người tưởng.

Khung phạt mới đã có hiệu lực: cao nhất 80 triệu đồng

Ngày 2/12/2025, Chính phủ ban hành Nghị định 310/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung Nghị định 125/2020/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực thuế, hóa đơn. Nghị định này có hiệu lực từ ngày 16/1/2026, nghĩa là đã bắt đầu áp dụng. Trong các sửa đổi đáng chú ý, khoản 3 Điều 24 quy định mức phạt cho hành vi không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ được phân theo số lượng hóa đơn vi phạm: phạt cảnh cáo hoặc phạt tiền từ 500.000 đồng đối với một số tình huống nhẹ, và tăng dần theo từng nấc. Mức cao nhất là phạt tiền từ 60 triệu đồng đến 80 triệu đồng, áp dụng cho hành vi không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ từ 50 số hóa đơn trở lên.

Cần đọc kỹ con số này. Mức 60 – 80 triệu đồng không tự động áp cho mọi vi phạm, mà chỉ áp khi số lượng hóa đơn không được lập đạt từ 50 trở lên. Tuy nhiên, với một quán ăn trưa văn phòng có 70 – 100 lượt khách mỗi ngày, hay một cửa hàng tạp hóa khu dân cư đông đúc, ngưỡng 50 hóa đơn không phải là con số xa vời. Nó chỉ tương đương một đến hai ngày bán hàng. Nói cách khác, khoảng cách giữa "hộ kinh doanh tuân thủ" và "hộ kinh doanh đối diện khung phạt cao nhất" mỏng manh hơn nhiều so với cảm giác chủ quan.

Theo thông tin từ Cổng thông tin điện tử Chính phủ và một số cơ quan thuế địa phương công bố cuối năm 2025, Nghị định 310/2025/NĐ-CP thay đổi cách tính xử phạt từ mức cố định sang khung phạt dựa trên số lượng hóa đơn vi phạm. Đồng thời, nghị định cũng áp dụng nguyên tắc xử phạt gộp đối với nhiều hành vi vi phạm tương tự được phát hiện trong cùng một đợt kiểm tra. Điều này nhằm tránh tình trạng "phạt cộng dồn" tạo ra những con số quá lớn, nhưng đồng thời cũng siết chặt với những vi phạm có quy mô đáng kể.

Dữ liệu đã được kết nối: cơ quan thuế không còn phải "đoán"

Điểm thay đổi căn bản mà nhiều hộ kinh doanh chưa kịp nhận ra là từ ngày 1/6/2025, hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền phải được kết nối chuyển dữ liệu điện tử trực tiếp với cơ quan thuế. Nghĩa là mỗi giao dịch xuất ra một hóa đơn đều đồng thời gửi dữ liệu về Tổng cục Thuế ngay tại thời điểm bán hàng. Cơ quan thuế có cơ sở để đối chiếu giữa doanh thu kê khai và dữ liệu hóa đơn thực tế. Họ cũng có khả năng đối chiếu chéo với dữ liệu từ ngân hàng, từ các sàn thương mại điện tử, từ đơn vị vận chuyển trung gian. Trong bối cảnh dữ liệu được kết nối đồng bộ, hành vi kê khai doanh thu thấp hơn thực tế không chỉ có nguy cơ bị xử phạt hành chính mà, nếu đủ dấu hiệu cấu thành theo quy định pháp luật, còn có thể bị xem xét trách nhiệm hình sự theo Điều 200 Bộ luật Hình sự năm 2015 (sửa đổi, bổ sung năm 2017) về tội trốn thuế.

Một thực tế rất đáng chú ý: đã có máy tính tiền nhưng không kết nối dữ liệu với cơ quan thuế thì vẫn chưa đáp ứng quy định. Nghị định 70/2025/NĐ-CP yêu cầu rõ "kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế" là điều kiện bắt buộc. Một số chủ cơ sở mua máy POS rời rạc, vận hành nội bộ để in hóa đơn cho khách rồi giữ lại, không truyền dữ liệu lên hệ thống của Tổng cục Thuế, đây là tình huống dễ bị xem là chưa tuân thủ.

Chi phí đầu tư ban đầu: vài triệu đồng cho cả hệ thống

Một trong những lo ngại lớn nhất của hộ kinh doanh là chi phí. Nỗi sợ "đầu tư máy móc tốn kém" khiến không ít người chần chừ. Nhưng nếu nhìn thẳng vào con số, bức tranh không quá phức tạp.

Hộ kinh doanh có ba lựa chọn phổ biến tùy mô hình và ngân sách. Phương án thứ nhất là máy tính tiền chuyên dụng (máy POS bán hàng), phù hợp với quán ăn lớn, nhà hàng, siêu thị mini. Phương án thứ hai là dùng điện thoại thông minh hoặc tablet kết hợp với máy in nhiệt Bluetooth, linh hoạt, gọn nhẹ, phù hợp với quán nhỏ, cửa hàng tạp hóa. Phương án thứ ba là tận dụng máy tính sẵn có kết hợp máy in hóa đơn. Theo phản ánh trên báo chí trong nửa cuối năm 2025, mức đầu tư thực tế tại nhiều hộ kinh doanh dao động ở mức vài triệu đồng cho thiết bị, cộng với chi phí thuê bao phần mềm theo gói số lượng hóa đơn. Các năm tiếp theo chủ yếu chỉ còn chi phí phần mềm.

Tổng cục Thuế đã công bố danh sách các tổ chức cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử đáp ứng tiêu chuẩn kết nối với cơ quan thuế trên Cổng thông tin điện tử ngành. Người nộp thuế có thể tham khảo danh sách cập nhật để lựa chọn theo nhu cầu, ngân sách và đặc thù ngành nghề. Một điểm đáng lưu ý theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP: hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền không bắt buộc phải có chữ ký số của người bán, vì đã có mã của cơ quan thuế hoặc dữ liệu điện tử để tra cứu. Điều này giảm đáng kể yêu cầu kỹ thuật so với hóa đơn điện tử truyền thống.

Các bước để làm đúng và làm được ngay

Hộ kinh doanh trước tiên cần xác định mình có thuộc diện bắt buộc hay không. Câu trả lời nằm ở khoản 8 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP: thuộc diện nếu có doanh thu hằng năm từ 1 tỷ đồng trở lên, hoặc nộp thuế theo phương pháp kê khai, hoặc kinh doanh trong các ngành đã liệt kê (trung tâm thương mại, siêu thị, bán lẻ trừ ô tô, mô tô, xe máy, ăn uống, nhà hàng, khách sạn, vận tải hành khách, dịch vụ hỗ trợ vận tải đường bộ, nghệ thuật, vui chơi giải trí, chiếu phim, dịch vụ phục vụ cá nhân khác). Hộ có doanh thu dưới 1 tỷ và không thuộc ngành nghề trên thì được khuyến khích chứ không bắt buộc.

Sau khi xác định thuộc diện áp dụng, bước tiếp theo là chọn nhà cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử kết nối từ máy tính tiền có tên trong danh sách công bố trên Cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế (gdt.gov.vn). Khi chọn, nên hỏi rõ gói số lượng hóa đơn phù hợp với tần suất giao dịch thực tế, một quán phở mỗi ngày 80 hóa đơn sẽ có nhu cầu khác hẳn một cửa hàng thời trang mỗi tuần vài chục đơn. Mua gói quá lớn là lãng phí, mua gói quá nhỏ là vướng khi cao điểm.

Khâu đăng ký với cơ quan thuế thực hiện trực tuyến qua Cổng thuế điện tử thuedientu.gdt.gov.vn. Đăng nhập bằng tài khoản giao dịch thuế điện tử hoặc chữ ký số đã đăng ký, vào mục "Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử", chọn loại "Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có mã của cơ quan thuế", điền thông tin nhà cung cấp dịch vụ rồi ký số, nộp tờ khai. Trình tự, mẫu biểu thực hiện theo Thông tư 32/2025/TT-BTC ngày 31/5/2025 của Bộ Tài chính, văn bản thay thế Thông tư 78/2021/TT-BTC và có hiệu lực cùng ngày với Nghị định 70.

Tiếp đó là cấu hình phần mềm: cài đặt tên hộ kinh doanh, mã số thuế, địa chỉ, thiết lập danh mục hàng hóa, giá, thuế suất (nếu thuộc diện kê khai theo phương pháp khấu trừ), in thử hóa đơn mẫu để kiểm tra định dạng và mã QR. Khi vận hành hàng ngày, nguyên tắc là lập hóa đơn ngay tại thời điểm thanh toán theo quy định tại Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Hệ thống sẽ tự động truyền dữ liệu về cơ quan thuế. Cuối ngày, người chủ chỉ cần đối soát số hóa đơn đã lập với số đơn hàng thực tế.

Những lỗi tưởng nhỏ nhưng có thể trả giá lớn

Kê khai doanh thu thấp hơn thực tế trong khi đã có dữ liệu hóa đơn kết nối, khoảng chênh lệch giữa hai con số sẽ là chứng cứ rất rõ ràng khi cơ quan thuế đối chiếu.

Có máy tính tiền nhưng không kết nối dữ liệu với cơ quan thuế, mặc định "có máy là đủ".

Không đào tạo nhân viên bán hàng, dẫn đến quên thao tác lập hóa đơn cho từng đơn nhỏ, tích tụ qua tháng sẽ tạo ra chênh lệch lớn.

Nhầm lẫn giữa "hủy hóa đơn" và "lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế", theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC, đối với hóa đơn điện tử đã lập sai sót, người nộp thuế phải thực hiện theo cơ chế lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế, không phải hủy.

Điều nhiều hộ kinh doanh chưa nhận ra là cơ quan thuế hiện có thể đối chiếu trực tiếp giữa doanh thu thực tế và dữ liệu hóa đơn điện tử được truyền về hệ thống. Đó là một sự thay đổi căn bản trong phương thức quản lý thuế: từ dựa vào tự khai sang dựa vào dữ liệu thời gian thực.

Trong thời điểm này, điều nguy hiểm đối với hộ kinh doanh là không biết mình đang kê khai sai ở đâu. Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thuộc diện áp dụng nên chủ động liên hệ Chi cục Thuế quản lý trực tiếp tại địa bàn hoặc đại lý thuế có giấy phép hành nghề để được hướng dẫn cụ thể theo tình huống thực tế của mình, không nên chờ đến khi nhận được thông báo kiểm tra mới bắt đầu rà soát. Một ngày không xuất hóa đơn đúng quy định, theo thời gian, có thể nhân lên thành con số phạt mà nhiều tháng kinh doanh chăm chỉ chưa chắc đã bù lại được.