Trung tâm Phục vụ Hành chính công xã Như Thanh (Thanh Hóa): “Làm ngày không đủ, tranh thủ làm đêm” vì lợi ích của nhân dân

Có thời điểm, hoạt động của Trung tâm Phục vụ Hành chính công xã Như Thanh gặp tình trạng quá tải do lượng công dân đến giao dịch quá đông

Do được chuẩn bị chu đáo về mọi mặt, ngay từ khi UBND xã mới Như Thanh đi vào vận hành, mọi hoạt động tại Trung tâm Phục vụ Hành chính công của xã đều diễn ra thuận lợi, thông suốt, bước đầu đã đem lại sự hài lòng, phấn khởi cho người dân các dân tộc tại địa phương.

Để phục vụ công dân đến giao dịch, Trung tâm đã trang bị máy điều hòa, quạt, ghế ngồi đầy đủ và bố trí 8 quầy làm việc, đảm bảo đủ để tiếp nhận, xử lý hồ sơ thuộc các lĩnh vực khác nhau. Ngoài ra còn phân công cán bộ làm nhiệm vụ tiếp đón, hướng dẫn để người dân khỏi bỡ ngỡ khi đến làm việc.

Về trang thiết bị phục vụ công tác, theo ông Đinh Xuân Thắng - Phó chủ tịch UBND xã kiêm Giám đốc Trung tâm - cho biết: Hiện tại trang thiết bị của Trung tâm đã cơ bản đáp ứng nhu cầu công việc theo quy định tại Nghị định số 118/2025/NĐ-CP. Tuy nhiên vẫn còn thiếu một số thiết bị như máy photocopy, máy lấy số xếp hàng tự động, màn hình hiển thị số thứ tự, kios thông minh và màn hình cảm ứng hỗ trợ công dân tra cứu thủ tục hành chính.

Để công việc diễn ra thuận lợi, đảm bảo đúng quy trình, Trung tâm đã niêm yết công khai quy định thu phí, lệ phí; nội quy làm việc; sử dụng biên lai điện tử thu phí và lệ phí hồ sơ thủ tục hành chính công để cung cấp cho các tổ chức, cá nhân đến làm việc. Đồng thời ban hành quy định chức năng, nhiệm vụ; quy chế hoạt động, phối hợp của Trung tâm, phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng công chức phụ trách các lĩnh vực khác nhau.

Cùng với đó, trung tâm đã cử cán bộ chuyên trách, phối hợp với Đoàn thanh niên, Công an xã , Bảo hiểm xã hội, VNPT, Viettel giúp bà con nhập hồ sơ, thủ tục trên cổng Dịch vụ công.

Về bộ thủ tục hành chính, hiện tại toàn bộ 399 thủ tục hành chính thuộc cấp xã đều đã được niêm yết công khai. Trong đó dịch vụ công toàn trình 87 thủ tục, dịch vụ công một phần 283 thủ tục.

Theo ông Đinh Xuân Thắng, tính từ ngày làm việc đầu tiên (1/7) đến ngày 16/7, Trung tâm đã tiếp nhận hàng trăm hồ sơ nộp trực tiếp và trực tuyến, bao gồm các lĩnh vực về đất đai; hộ tịch; thành lập và hoạt động doanh nghiệp, hộ kinh doanh; chứng thực các loại giấy tờ, văn bản và bảo trợ xã hội.

Cũng theo ông Thắng, trong nửa tháng đầu đi vào vận hành, một trong những nhiệm vụ chính số một của trung tâm là tập trung hoàn tất hồ sơ, thủ tục những trường hợp công dân trên 75 tuổi, thuộc hộ nghèo, cận nghèo không có lương hưu hoặc trợ cấp Bảo hiểm xã hội hàng tháng (theo Nghị định 176/2025-NĐ/CP ngày 30/6/2025 của Chính phủ) để được hưởng trợ cấp từ ngày 1/7/2025.

Mọi công dân đến giao dịch đều hài lòng về chất lượng phục vụ tại Trung tâm

Qua rà soát, toàn xã Như Thanh có 500 đối tượng thuộc diện hưởng trợ cấp theo Nghị định 176. Số lượng người thụ hưởng đông, thời gian thực hiện lại gấp rút, do đó để giải quyết nhanh hồ sơ, thủ tục, không để chậm trễ gây thiệt thòi quyền lợi cho dân.

Thực hiện chỉ đạo của Đảng ủy, UBND xã, Trung tâm đã chủ động triển khai việc tiếp nhận, xử lý hồ sơ, thủ tục cho đối tượng tại toàn bộ 37 nhà văn hóa thôn. Tại đây, các thanh niên tình nguyện sẽ trực tiếp hướng dẫn hoặc thay người dân viết đơn, kê khai, hoàn tất các thủ tục liên quan và chờ kết quả (được đưa đến tận nhà qua đường bưu điện).

Cũng theo ông Thắng, quá trình xử lý, thẩm định số hồ sơ này mất khá nhiều thời gian, vì sau khi dữ liệu được nhập lên mạng nội bộ, phải được các phòng chuyên môn xem xét, thẩm định kỹ càng (để tránh nhầm lẫn, gây thiệt thòi cho dân) trước khi trình Chủ tịch UBND xã ký quyết định.

Ngoài ra, tốc độ xử lý công việc còn phụ thuộc vào hạ tầng công nghệ thông tin, vào phần mềm dịch vụ công quốc gia… do đó, để đẩy nhanh công việc, cán bộ, công chức của trung tâm và các phòng chuyên môn của UBND xã đã phải tranh thủ làm ngoài giờ vào buổi tối, ngày nghỉ.

Bên cạnh những mặt thuận lợi, qua nửa tháng vận hành, Trung tâm Phục vụ Hành chính công xã Như Thanh cũng gặp phải một số khó khăn về nhân lực (do nhiều cán bộ chưa quen với nhiệm vụ mới, chưa thành thạo công nghệ thông tin). Khó khăn về hạ tầng công nghệ thông tin như phần mềm dịch vụ công quốc gia hoạt động chưa ổn định, phần mềm hộ tịch chưa thông suốt, gây khó khăn trong việc tiếp nhận, xử lý hồ sơ của công dân. Hệ thống đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử chưa thông, dẫn đến không thể tra cứu một số dữ liệu, nghiệp vụ trên hệ thống điện tử, gây khó khăn, chậm trễ trong công tác cấp bản sao; trích lục hộ tịch; thay đổi, cải chính, bổ sung thông tin hộ tịch…

Để tháo gỡ khó khăn, trước hết là khó khăn chủ quan về chất lượng nhân sự, với phương châm “vừa chạy vừa xếp hàng”, trước và trong khi chính quyền địa phương 2 cấp đi vào vận hành, Đảng ủy, UBND xã Như Thanh đã tổ chức các buổi tập huấn về các nội dung như: Thực hiện, xử lý, giải quyết các thủ tục hành chính trên môi trường mạng; tập huấn về công tác viết báo cáo, lập kế hoạch công tác… cho cán bộ, công chức Trung tâm Phục vụ hành chính công. Cùng với đó, phân công người thành thạo, giỏi hơn về công nghệ thông tin “tập huấn” cho người chưa thành thạo theo cách “cầm tay chỉ việc”.

Những giải pháp, cách làm linh hoạt, phù hợp trên của UBND xã Như Thanh, thông qua hoạt động của Trung tâm Phục vụ Hành chính công, đã góp phần đưa chính quyền đến gần dân, sát dân hơn. Đồng thời đem lại sự hài lòng, tin tưởng cho nhân dân trong xã về một chính quyền “của dân, vì dân”.