9 khoản chi phí được trừ thuế TNDN doanh nghiệp dễ bỏ sót

9 khoản chi phí được trừ thuế TNDN doanh nghiệp dễ bỏ sót

3 điều kiện để chi phí được trừ thuế TNDN

Khoản chi muốn được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế phải đáp ứng đồng thời ba điều kiện: phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp; có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp; và với khoản chi từ 5 triệu đồng trở lên phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

Chi phí được trừ không phải là “cứ có hóa đơn là xong”

Điểm nhiều doanh nghiệp nhỏ và vừa đang hiểu sai là xem hóa đơn như “lá chắn” duy nhất khi quyết toán thuế. Thực tế, hóa đơn chỉ là một phần của hồ sơ. Cơ quan thuế không chỉ nhìn doanh nghiệp đã chi bao nhiêu tiền, mà còn xem khoản chi đó có thực sự phục vụ hoạt động kinh doanh hay không.

Cùng là 200 triệu đồng chi quảng cáo, doanh nghiệp có hợp đồng, hóa đơn, sao kê ngân hàng, biên bản nghiệm thu và báo cáo chiến dịch sẽ có cơ sở bảo vệ chi phí. Doanh nghiệp khác chỉ có ảnh chuyển khoản hoặc hóa đơn đứng tên cá nhân rất dễ bị loại khi quyết toán.

Tương tự, khoản chi đào tạo nhân viên chỉ được xem xét nếu có kế hoạch đào tạo, hợp đồng, danh sách học viên, tài liệu, biên bản nghiệm thu và chứng từ thanh toán hợp lệ. Một dòng ghi chú “chi học phí nhân viên” trong sổ nội bộ gần như không đủ giá trị chứng minh.

Điểm mấu chốt của quản trị thuế hiện nay nằm ở hồ sơ chứng minh giao dịch, không chỉ ở việc doanh nghiệp đã chi tiền.

9 nhóm chi phí doanh nghiệp dễ bỏ sót

Nhiều doanh nghiệp chỉ tập trung vào doanh thu mà bỏ quên việc rà soát các khoản chi hợp lệ có thể được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.

Trong thực tế, nhóm chi phí nhân sự là một trong những khu vực dễ bị bỏ sót chi phí hợp lệ nhất, bao gồm lương, thưởng, phụ cấp, bảo hiểm bắt buộc, chi đào tạo và phúc lợi cho người lao động nếu có đầy đủ hồ sơ theo quy định.

Chi phí marketing và quảng cáo cũng thường phát sinh rủi ro hồ sơ, đặc biệt với các khoản thanh toán cho KOL (người có ảnh hưởng trên nền tảng số), agency (đơn vị cung cấp dịch vụ quảng cáo, truyền thông), cộng tác viên hoặc nền tảng quảng cáo trực tuyến.

Nhiều doanh nghiệp còn bỏ sót chi phí thuê văn phòng, kho bãi, mặt bằng kinh doanh; chi phí điện, nước, internet và phần mềm phục vụ vận hành; chi phí công tác, đi lại và tiếp khách; chi phí sửa chữa, bảo trì máy móc thiết bị; chi phí công cụ dụng cụ và tài sản cố định; chi phí lãi vay phục vụ hoạt động kinh doanh; cùng các khoản chi đào tạo và đào tạo lại nhân sự trong chuỗi liên kết doanh nghiệp theo quy định mới.

Phần lớn các khoản chi này đều có thể được tính vào chi phí được trừ nếu doanh nghiệp chứng minh được mục đích kinh doanh, có hóa đơn chứng từ hợp pháp và đáp ứng điều kiện thanh toán theo quy định pháp luật thuế hiện hành.

Muốn tối ưu thuế hợp pháp, doanh nghiệp phải bắt đầu từ hồ sơ

Doanh nghiệp nên rà soát toàn bộ chi phí theo từng nhóm: nhân sự, mặt bằng, marketing, tài sản, tài chính, công tác phí và chi phí chuyên môn. Với mỗi khoản chi, kế toán cần trả lời đủ bốn câu hỏi: khoản chi phục vụ hoạt động gì, ai phê duyệt, hồ sơ gốc ở đâu và thanh toán có đúng quy định hay không.

Với chi phí nhân sự, hồ sơ tối thiểu nên có hợp đồng lao động, bảng chấm công, bảng lương, quy chế lương thưởng, quyết định chi trả và chứng từ thanh toán. Với phụ cấp điện thoại, đi lại hoặc công tác, doanh nghiệp nên ban hành quy chế nội bộ quy định rõ đối tượng, mức hưởng và điều kiện thanh toán.

Chi phí đào tạo cần có kế hoạch đào tạo, đề xuất phê duyệt, hợp đồng dịch vụ nếu thuê bên ngoài, danh sách học viên, tài liệu đào tạo, biên bản nghiệm thu và hóa đơn hợp lệ. Nếu khoản chi liên quan doanh nghiệp trong chuỗi, nên lưu thêm tài liệu chứng minh mối quan hệ hợp tác.

Chi phí quảng cáo và tiếp thị nên có hợp đồng, phụ lục công việc, báo giá, kế hoạch triển khai, biên bản nghiệm thu, hóa đơn và tài liệu chứng minh hiệu quả chiến dịch như báo cáo truyền thông hoặc dữ liệu tiếp cận.

Một khoản chi có thật chưa chắc đã được trừ. Một bộ hồ sơ đầy đủ mới là “lá chắn” khi quyết toán thuế.

Đừng đợi cơ quan thuế hỏi mới rà chứng từ

Việc đầu tiên doanh nghiệp nên làm là rà toàn bộ khoản chi từ đầu năm, đặc biệt các khoản từ 5 triệu đồng trở lên. Nếu đã thanh toán tiền mặt cho khoản thuộc diện phải chuyển khoản, doanh nghiệp cần đánh dấu rủi ro và trao đổi với đơn vị tư vấn thuế trước khi quyết toán.

Người đại diện theo pháp luật hoặc giám đốc tài chính nên rà soát lại quy chế tài chính, quy chế công tác phí, quy chế đào tạo và quy trình mua hàng. Các văn bản này phải thống nhất với thực tế vận hành và chứng từ kế toán.

Trước thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế, doanh nghiệp cần hoàn thiện tờ khai quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp, báo cáo tài chính và hồ sơ chi phí có rủi ro cao. Hồ sơ được nộp qua hệ thống thuế điện tử theo quy định của cơ quan thuế.

Nếu phát hiện sai sót sau khi nộp hồ sơ, doanh nghiệp nên chủ động khai bổ sung trước khi có quyết định thanh tra, kiểm tra. Trường hợp khai sai dẫn đến thiếu số thuế phải nộp, doanh nghiệp có thể bị phạt 20% số thuế thiếu và phải nộp thêm tiền chậm nộp theo quy định pháp luật về quản lý thuế.

Chi phí được trừ không phải là “mẹo giảm thuế”. Đó là quyền hợp pháp của doanh nghiệp khi khoản chi có thật, phục vụ hoạt động kinh doanh và được chứng minh bằng hồ sơ đúng chuẩn. Doanh nghiệp càng nhỏ càng cần quản trị chứng từ sớm, bởi một khoản chi thiếu hồ sơ hôm nay có thể trở thành tiền thuế, tiền phạt và tiền chậm nộp của nhiều tháng sau.