Từ 1/7/2026, doanh nghiệp chưa có mã ID hợp đồng lao động sẽ ra sao?

Theo Thông tư 08/2026/TT-BNV hướng dẫn thực hiện Nghị định 337/2025/NĐ-CP về quản lý và đồng bộ dữ liệu hợp đồng lao động điện tử, mỗi hợp đồng hợp lệ sẽ chỉ được cấp một mã ID duy nhất và sử dụng xuyên suốt trong toàn bộ vòng đời hợp đồng, kể cả khi sửa đổi, bổ sung, tạm hoãn hay chấm dứt. Bộ Nội vụ khẳng định việc cấp mã ID chỉ phục vụ quản lý dữ liệu số, không làm thay đổi nội dung hay hiệu lực pháp lý của hợp đồng lao động.

Mã ID hợp đồng gồm một ký tự chữ và 12 ký tự số do hệ thống tự động tạo lập. Trong đó, chữ “A” áp dụng với hợp đồng điện tử ký mới từ ngày 1/7/2026, chữ “B” dành cho hợp đồng chuyển đổi từ bản giấy và chữ “C” áp dụng với các hợp đồng điện tử đã ký trước thời điểm trên. Mã định danh này sẽ được liên kết với tài khoản VNeID của người lao động, mã số thuế doanh nghiệp và mã đơn vị hành chính nhằm phục vụ quản lý tập trung.

Từ 1/7/2026, doanh nghiệp chưa có mã ID hợp đồng lao động sẽ ra sao?

Theo quy định, doanh nghiệp hoặc đơn vị cung cấp dịch vụ hợp đồng điện tử phải gửi dữ liệu hợp đồng lên hệ thống quốc gia để được cấp mã ID. Với hợp đồng chuyển đổi từ bản giấy, hồ sơ phải kèm nhật ký chuyển đổi kỹ thuật, bao gồm thông tin về phần mềm chuyển đổi, chữ ký số, dấu thời gian điện tử và dữ liệu xác thực nhằm chứng minh tính toàn vẹn của hợp đồng. Riêng các hợp đồng điện tử đã ký trước ngày 1/7/2026 cũng phải rà soát, bổ sung chữ ký số và dấu thời gian trước khi gửi lên hệ thống.

Sau khi tiếp nhận, hệ thống sẽ tự động kiểm tra thông tin định danh, chữ ký số và tính hợp lệ của dữ liệu. Nếu đáp ứng yêu cầu, mã ID sẽ được cấp trong thời hạn tối đa 24 giờ.

Thông tư cũng quy định cơ chế từ chối cấp mã tự động đối với các trường hợp thông tin định danh không chính xác, chữ ký số không có dấu thời gian hoặc hồ sơ chuyển đổi không đáp ứng yêu cầu kỹ thuật. Khi không được cấp mã ID, hợp đồng lao động điện tử sẽ bị xem là chưa hoàn tất thủ tục khai báo bắt buộc, có thể khiến doanh nghiệp đối mặt nguy cơ bị xử phạt hoặc gặp bất lợi khi phát sinh tranh chấp lao động.

Ngoài ra, người lao động và người sử dụng lao động sẽ phải sử dụng tài khoản định danh điện tử VNeID để truy cập hệ thống quản lý hợp đồng lao động điện tử. Thông tư cũng bổ sung cơ chế bảo vệ dữ liệu, bảo đảm doanh nghiệp và người lao động vẫn có quyền truy cập, tải xuống và chứng minh tính hợp pháp của hợp đồng kể cả khi nhà cung cấp dịch vụ bị ngừng kết nối với hệ thống quốc gia.

Theo giới chuyên gia, quy định mới được xem là bước tiến quan trọng trong lộ trình chuyển đổi số lĩnh vực lao động, đồng thời buộc doanh nghiệp phải sớm chuẩn hóa dữ liệu, hoàn thiện hệ thống chữ ký số và rà soát toàn bộ hợp đồng điện tử trước thời điểm ngày 1/7/2026.