Từ 1/7/2026, cơ quan thuế được truy cập dữ liệu trong trường hợp nào?

Cơ quan thuế được truy cập dữ liệu kế toán trong trường hợp nào?

Cơ quan thuế được truy cập dữ liệu kế toán trong trường hợp nào?

Một trong những nội dung mới của Luật Quản lý thuế 2025 là quy định về các biện pháp áp dụng trong kiểm tra thuế đối với trường hợp có dấu hiệu trốn thuế.

Theo Điều 23 Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15, có hiệu lực từ ngày 1/7/2026, cơ quan thuế được áp dụng các biện pháp thu thập thông tin phục vụ hoạt động kiểm tra thuế. Trong đó có quyền truy cập dữ liệu phần mềm kế toán, dữ liệu hóa đơn điện tử và dữ liệu máy tính tiền của người nộp thuế khi thuộc trường hợp có dấu hiệu trốn thuế.

Quy định này được xây dựng trong bối cảnh hoạt động kinh doanh ngày càng được số hóa. Nhiều giao dịch hiện nay không còn được ghi nhận bằng chứng từ giấy mà được lưu trữ trên các hệ thống điện tử. Vì vậy, việc tiếp cận dữ liệu số được xem là công cụ giúp cơ quan quản lý có thêm căn cứ để kiểm tra, đối chiếu và xác minh thông tin khi phát hiện dấu hiệu vi phạm.

Điều cần nhấn mạnh là luật không quy định cơ quan thuế được truy cập dữ liệu của tất cả doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh một cách thường xuyên hay không có điều kiện.

Không phải mọi doanh nghiệp đều thuộc diện áp dụng

Thời gian gần đây, trên mạng xã hội xuất hiện nhiều thông tin cho rằng từ ngày 1/7/2026 cơ quan thuế có thể truy cập toàn bộ dữ liệu kinh doanh của mọi doanh nghiệp. Đây là cách hiểu chưa đầy đủ.

Theo nội dung Điều 23 Luật Quản lý thuế 2025, biện pháp truy cập dữ liệu được đặt trong hoạt động kiểm tra thuế đối với trường hợp có dấu hiệu trốn thuế.

Như vậy, yếu tố quan trọng không phải là quy mô doanh nghiệp lớn hay nhỏ mà là việc cơ quan thuế có căn cứ xác định dấu hiệu trốn thuế theo quy định pháp luật hay không.

Đối với doanh nghiệp và hộ kinh doanh thực hiện đầy đủ nghĩa vụ kê khai, lưu trữ hồ sơ và có khả năng giải trình rõ ràng thì quy định này không làm phát sinh thêm nghĩa vụ mới ngoài các trách nhiệm đã được quy định trước đó.

Phạm vi dữ liệu có thể được kiểm tra

Đáng chú ý, phạm vi dữ liệu được đề cập trong luật không chỉ dừng ở chứng từ giấy, mà dữ liệu có thể được lưu trữ trên nhiều hệ thống khác nhau như: Phần mềm kế toán, hóa đơn điện tử, máy tính tiền, phần mềm bán hàng, hệ thống quản trị doanh nghiệp.

Ví dụ có thể phát sinh trong thực tế, một hộ kinh doanh bán lẻ sử dụng máy tính tiền để ghi nhận doanh thu hằng ngày. Nếu tổng doanh thu trên hệ thống máy tính tiền là 500 triệu đồng nhưng doanh thu kê khai thuế chỉ là 350 triệu đồng, cơ quan thuế có thể yêu cầu người nộp thuế giải trình nguyên nhân chênh lệch.

Trong trường hợp khoản chênh lệch được chứng minh bằng hồ sơ hợp pháp như hàng hóa trả lại, đơn hàng hủy hoặc các khoản điều chỉnh doanh thu hợp lệ thì người nộp thuế hoàn toàn có cơ sở để giải trình.

3 hiểu lầm phổ biến về quy định mới

Không phải tất cả doanh nghiệp đều bị kiểm tra: Đây là hiểu lầm phổ biến nhất, luật không quy định kiểm tra đại trà mà chỉ áp dụng đối với trường hợp có dấu hiệu trốn thuế.

Chỉ doanh nghiệp lớn mới bị ảnh hưởng: Thực tế không phải vậy, hộ kinh doanh đang sử dụng hóa đơn điện tử, máy tính tiền hoặc phần mềm bán hàng cũng cần lưu ý đến tính chính xác và nhất quán của dữ liệu.

Có hóa đơn là đủ: Nhiều người cho rằng chỉ cần xuất hóa đơn là an toàn. Trong thực tế, cơ quan quản lý có thể đối chiếu nhiều nguồn dữ liệu khác nhau. Hóa đơn điện tử chỉ là một phần trong toàn bộ hệ thống dữ liệu kinh doanh.

Những rủi ro doanh nghiệp và hộ kinh doanh cần tránh

Duy trì 2 hệ thống số liệu: Đây là rủi ro lớn nhất, một hệ thống được sử dụng để quản trị nội bộ, một hệ thống được sử dụng để kê khai thuế. Khi dữ liệu được đối chiếu bằng công nghệ, sự khác biệt giữa các nguồn thông tin sẽ dễ bị phát hiện khi các nguồn dữ liệu được đối chiếu chéo.

Không lưu trữ dữ liệu gốc: Nhiều đơn vị chỉ lưu báo cáo tổng hợp mà không lưu dữ liệu giao dịch chi tiết. Khi phát sinh yêu cầu giải trình, việc thiếu dữ liệu gốc có thể khiến doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc chứng minh tính chính xác của số liệu, thiếu dữ liệu gốc có thể khiến người nộp thuế rơi vào thế bất lợi.

Không kiểm soát dữ liệu thuế: Không ít chủ doanh nghiệp giao toàn bộ việc kê khai cho kế toán hoặc đơn vị dịch vụ. Tuy nhiên, trách nhiệm cuối cùng đối với nghĩa vụ thuế vẫn thuộc về người nộp thuế.

Doanh nghiệp nên chuẩn bị gì trước ngày 1/7/2026?

Việc đầu tiên là rà soát toàn bộ nguồn doanh thu đang phát sinh.

Tiếp theo, cần đối chiếu thường xuyên giữa doanh thu thực tế, hóa đơn điện tử, phần mềm kế toán, dữ liệu bán hàng và dòng tiền ngân hàng.

Doanh nghiệp cũng nên lưu trữ đầy đủ lịch sử chỉnh sửa dữ liệu, phân quyền sử dụng phần mềm rõ ràng và xây dựng quy trình kiểm tra nội bộ định kỳ.

Đối với hộ kinh doanh, việc lưu giữ doanh thu hằng ngày, sao kê tài khoản, dữ liệu bán hàng và hóa đơn điện tử sẽ giúp giảm đáng kể rủi ro khi cần giải trình với cơ quan thuế.

Điểm cốt lõi của quy định mới không phải là việc cơ quan thuế có thêm quyền truy cập dữ liệu. Điều quan trọng hơn là phương thức quản lý thuế đang chuyển mạnh từ kiểm tra hồ sơ giấy sang đối chiếu dữ liệu số. Trong bối cảnh đó, doanh nghiệp và hộ kinh doanh có dữ liệu minh bạch, thống nhất và có khả năng giải trình sẽ có lợi thế rất lớn khi làm việc với cơ quan quản lý.

Chủ động chuẩn hóa dữ liệu để giảm rủi ro

Từ ngày 1/7/2026, quyền truy cập dữ liệu của cơ quan thuế chỉ là một phần trong xu hướng quản lý thuế bằng công nghệ.

Người nộp thuế không nên nhìn quy định này dưới góc độ lo ngại bị kiểm tra mà nên xem đây là động lực để chuẩn hóa dữ liệu kinh doanh.

Nếu còn vướng mắc về trường hợp cụ thể, doanh nghiệp và hộ kinh doanh nên liên hệ cơ quan thuế quản lý trực tiếp hoặc chuyên gia thuế để được hướng dẫn dựa trên hồ sơ thực tế.