Lo ngại virus Covid-19, Startup mang đến giải pháp tổ chức hội nghị ảo

Ngay từ đầu tháng 2, hàng loạt đơn vị tham gia sự kiện Triển lãm di động toàn cầu (MWC) 2020 tại Barcelona, Tây Ban Nha (dự kiến diễn ra từ ngày 24 đến 27-2) đã đồng loạt bày tỏ sự lo ngại trước diễn biến phức tạp của dịch Covid-19. Điều này dẫn tới việc Ban Tổ chức phải hủy bỏ một sự kiện được đánh giá là quan trọng nhất của ngành công nghệ viễn thông thế giới trong lịch sử 33 năm qua. Mỗi năm, MWC có sự góp mặt của khoảng 1.200 doanh nghiệp, hơn 100.000 khách mời từ khắp nơi trên thế giới.

Trong một tuyên bố của mình, John Hoffman – Giám đốc điều hành của GSMA cho biết: “Do sự quan ngại của các quốc gia trên toàn cầu về sự bùng phát của virus Covid-19 khiến GSMA quyết định không tổ chức sự kiện Triển lãm Di động Toàn cầu (MWC 2020). Thông báo trên được phát đi sau khi hàng loạt hãng công nghệ như Sony, ZTE, LG, Amazon… “nói không” với MWC 2020 giữa mùa dịch Covid-19.

Tiếp đến là Hội nghị thượng đỉnh Adobe, rồi Facebook F8. Trong vài tuần trước khi diễn ra sự kiện, Google cũng tuyên bố hủy bỏ hội nghị nhà phát triển hàng năm, Google I/O và Google Cloud Next. Hàng loạt những sự kiện đình đám cũng sớm hủy bỏ như Hội nghị thượng đỉnh MVP của Microsoft hay Think của IBM…

Giải pháp cho hội thảo trực tuyến

Để đối phó với sự lây lan của Covid-19, các Startup trên khắp thế giới đang suy nghĩ lại về phương thức làm việc cũng như tổ chức sự kiện.

Nhiều chuyến bay đã bị hủy bỏ, các trường học đang chuyển sang lớp học trực tuyến và nhiều công ty đang đưa ra các chính sách bắt buộc như Facebook, Twitter, Google và Salesforce yêu cầu nhân viên làm việc tại nhà trong những tuần gần đây. Nếu virus Covid-19 định hình lại cách chúng ta làm việc, như một số người đã đưa ra giả thuyết, thì cũng cần phải thay đổi cách tổ chức sự kiện bởi đây là một ngành công nghiệp trị giá nghìn tỷ đô la với hàng triệu người tham gia mỗi năm.

Một nhóm các công ty khởi nghiệp đang cố gắng tìm kiếm giải pháp thay thế như thực tế ảo, hội nghị trực tuyến…tuy nhiên sự hấp dẫn của hoạt động ngoài đời thực vẫn chưa ứng dụng nào có thể thay thế.

Số lượng sự kiện tài chính ảo gia tăng đáng kể bởi nhà đầu tư và cả tổ chức phát hành đều ưa chuộng hình thức này hơn gặp mặt trực tiếp. Theo ước tính của Chen Xu, giám đốc Roadshow China (nền tảng trực tuyến kết nối công ty niêm yết Trung Quốc và nhà đầu tư tổ chức), đã có 500 cuộc gọi được tổ chức ngay trong tuần đầu của tháng 2 liền ngay sau khi dịch bùng phát.

Các hội nghị, sự kiện từ lâu đã là tiêu chuẩn vàng để trao đổi ý tưởng và củng cố các mối quan hệ, cả trong kinh doanh lẫn học thuật. Có thể một khán phòng đầy ắp người khiến chúng ta cảm thấy ngột ngạt nhưng việc tập hợp những chuyên gia, những người cùng mối quan tâm tại một chỗ mang đến nhiều lợi ích khó mà đo lường hết. Một nghiên cứu của MIT chỉ ra rằng, sự hợp tác khoa học xuất phát từ các cuộc họp hội nghị mang đến “sự mới lạ hơn, liên ngành và thường được trích dẫn nhiều hơn so với các dự án giữa hai nhà nghiên cứu trong cùng tổ chức.”

Tuy nhiên, không phải tất cả mọi sự kiện đều mang đến lợi ích to lớn đôi khi chúng chỉ là nơi để tụ tập, ngồi nghe một loạt các thảo luận không có gì đặc biệt. Nhiều sự kiện hội nghị kết thúc mà không mang đến nhiều hiệu quả.

Công nghệ cũng tạo ra nhiều vấn đề đối với các sự kiện. Những hội nghị công nghệ đang ngày càng đắt đỏ khi ngành công nghiệp này mô phỏng Steve Jobs và phát triển theo phong cách thương mại của ông. Adobe Summit trước khi trở thành sự kiện thường niên ước tính đã chi phí cho mỗi vé tham dự vào khoảng 1,695 USD. Những chi phí khác như đi lại và các phòng khách sạn sẽ khiến việc tham dự hội nghị trở nên khó khăn vì quá đắt đỏ.

Mặc dù vậy, những ý tưởng thay thế cho sự kiện đã không được đánh giá cao từ nền tảng hội thảo trên web, livestream…

Xiaoyin Qu, người đồng sáng lập startup hội nghị ảo mới có tên Run the World, cho biết vấn đề với hầu hết các hội nghị ảo là không thể gặp gỡ người khác.

2 nhà sáng lập startup hội nghị ảo có tên Run the World

Cô đã tham dự hàng chục hội nghị vào năm ngoái để nghiên cứu thị trường và nhận thấy rằng những khoảnh khắc tuyệt vời nhất thường là những bài phát biểu quan trọng, những phiên thảo luận đột phá hoặc cuộc gặp gỡ giữa giờ nghỉ giải lao của những người tham dự. Khi gặp ai đó tại hội nghị có cùng chung ý tưởng hay phù hợp với công việc của mình thì điều đó sẽ khiến chiếc vé trị giá 1.000 đô la trở nên đáng giá hơn rất nhiều. Một khi họ không thành công trong việc gặp gỡ tối thiểu, những cuộc hội nghị dường như “lãng phí thời gian”.

Run the World là startup chỉ mới vài tháng tuổi nhưng họ đã huy động được 4,3 triệu đô la trong vòng tài trợ hạt giống do Andreessen Horowitz dẫn đầu vào cuối năm ngoái. Công ty đã ra mắt vào tuần trước và startup này đang miễn phí thiết lập cho các công ty bị ảnh hưởng bởi sự lây lan của Virus Covid-19.

Connie Chan, đối tác đã dẫn đầu khoản đầu tư, mô tả Run the World là “sự kết hợp của video Zoom, nền tảng bán vé Eventbrite, sự tương tác Twitch và mạng kết nối LinkedIn”. Về cơ bản, là sự kết hợp của hội nghị truyền hình, phát trực tuyến, kết nối mạng và quản lý sự kiện. Nền tảng này cho phép nhà tổ chức hội nghị phát trực tiếp các cuộc thảo luận và hội thảo này còn giúp tiết kiệm tiền vé lên tới 25%.

Ứng dụng này cũng cho phép những người tham dự hội nghị điền vào hồ sơ mô tả sở thích và sử dụng một thuật toán để kết hợp những người có sở thích với nhau. Tính năng “tiệc cocktail” ảo cho phép người tham dự gặp nhau thông qua các cuộc gọi video.

Hopin, một startup khác vài tuần trước cũng giới thiệu nền tảng hội nghị ảo của mình với cách tiếp cận tương tự. Nền tảng này kết hợp bài thuyết trình được phát trực tiếp với trên mạng, bao gồm tính năng tương tự như ChatRoulette để gặp gỡ những người tham dự khác.

Chatroulette hoạt động như bàn ru-lét: Chỉ cần có webcam, người dùng có thể đăng nhập vào và bấm một nút lớn có gắn nhãn ‘Next’, sau đó sẽ ngẫu nhiên được kết nối tới một ‘bạn’ ngẫu nhiên trong số những người đang online trên trang này toàn thế giới. Đó là ý tưởng của một cậu học sinh 17 tuổi người Nga Andrey Ternovskiy. Dù mới chỉ ra mắt vào tháng 11/2009, số lượng người dùng đã tăng từ 50 lên 50.000 chỉ trong tháng đầu tiên.

Cơ hội nào cho hội thảo trực tuyến?

Hầu hết việc kết nối tại các hội nghị xảy ra trong thời gian không hẹn trước và chúng có thể diễn ra bất kì đầu từ hành lang cho đến quán bar của khách sạn. “Đó là lý do tại sao mọi người đi đến các sự kiện; chứ không phải là các hội thảo phát trực tuyến”, Johnny Boufarhat, người sáng lập Hopin chia sẻ. “Bạn thực sự kết nối với mọi người, tương tác với mọi người tại sự kiện. Và đó là những gì chúng tôi giải quyết trong các cuộc hội thảo trực tuyến.” Johnny Boufarhat cho hay.

Việc chuyển sang hội thảo trực tuyến cũng có thể giúp giải quyết một số vấn đề xã hội khác như: giảm chi phí đi lại, chi phí ăn nghỉ cá nhân và ô nhiễm môi trường. Cắt giảm chi phí cũng giúp nhà tổ chức hội nghị có thêm ngân sách để đầu tư vào các diễn giả.

“Đối với nhiều hội thảo thì khoảng 20% ngân sách dành cho địa điểm, 20% cho thực phẩm và 20% là dành cho thiết bị” Qu cho biết. Hầu hết ngân sách dành cho thiết kế chương trình và diễn giả chỉ là 5%.

Thêm vào đó, những sự kiện ảo kiểu này sẽ đảm bảo những người tham gia thực sự quan tâm và có nhu cầu. Trên lý thuyết, các nhà tổ chức sự kiện sẽ không phải lo lắng tìm kiếm người tham gia nhằm lấp đầy khán phòng thay vào đó họ có thể tăng cường ngân sách cho diễn giả và tạo ra các sự kiện mang tính tập trung hơn. Qu chỉ ra rằng, những người sử dụng Run the World để tổ chức các hội nghị siêu nhỏ, giống như một sự kiện nhằm tập huấn, đào tạo cho kỹ sư đã mang lại tính hiệu quả rất lớn. Ban tổ chức không còn cần phải ký hợp đồng thuê địa điểm 10 tháng trước sự kiện, không phải thuê 30 người làm việc trong nửa năm… Và quan trọng hơn là ban tổ chức không phải đợi đến khi 100.000 người xuất hiện để khai mạc sự kiện.

Tuy nhiên, nền tảng hội nghị ảo có nhiều rào cản. David Pearlman, người nghiên cứu về du khách và ngành du lịch tại Đại học New Orleans, đã có bài báo cách đây một thập kỷ về những hứa hẹn của thực tế ảo cho ngành công nghiệp sự kiện. Thời điểm đó, Pearlman nghĩ rằng các hội nghị ảo đã có cơ hội tốt để trở thành tiêu chuẩn công nghiệp mới. Nhưng các nhà phát triển đã bỏ lỡ cơ hội đó khi công nghệ và kinh phí không theo kịp xu hướng. Những năm trước đây, phần lớn người dùng không dễ dàng sở hữu những thiết bị thực tế ảo.

Ngay bản thân người dùng thời điểm đó còn khá lúng túng khi trao đổi với những người lạ trực tuyến, các nền tảng số phải vật lộn với việc sắp xếp những cuộc gặp mang tính ngẫu nhiên trên mạng. Linden Lab, nhà sản xuất Second Life đã cố gắng giải quyết vấn đề này bằng không gian sự kiện thực tế ảo có tên Sansar, ra mắt vào năm 2017. Người tham gia có thể đăng nhập để trò chuyện với nhau từ khắp nơi trên thế giới hoặc tham dự các buổi hòa nhạc trực tiếp trong không gian VR.

Những không gian này chỉ đơn giản là phát trực tiếp sự kiện mà họ đã thiết kế để thúc đẩy sự tương tác giữa người với người. Cho đến giờ, Sansar đã tạo ra một thư viện ảo được chính Bảo tàng Nghệ thuật Hollywood sử dụng, không gian tôn vinh các sứ mệnh Apollo của NASA và một số trải nghiệm dựa trên những cảnh phim.

Gần đây, Sansar cũng giới thiệu sân khấu hội nghị ảo mới tuy nhiên nền tảng này cũng không tạo được ấn tượng với người dùng.

Khi nhiều sự kiện bị hủy bỏ hoặc chuyển sang trực tuyến, đây là thời điểm để các nhà tổ chức tìm kiếm những nền tảng mới thay thế cho các cuộc hội thảo online trên web vốn đã rất nhàm chán.

Qu cho biết, nền tảng Run the World sẽ miễn phí cho các nhà tổ chức hội nghị, những người đã phải hủy bỏ do virus Covid-19.

“Nhưng để chuyển đổi sang hội thảo trực tuyến không dễ dàng” Amy Calvert, Giám đốc điều hành của Hội đồng ngành Công nghiệp Sự kiện chia sẻ.

“Sự bùng phát virus Covid-19 lần này không phải là lần đầu tiên khiến các hội nghị lớn buộc chuyển sang trực tuyến”, Calvert cho biết, “Trước đó, những trận cháy rừng lớn ở Mỹ hay cơn bão Katrina đổ bộ vào New Orleans cũng khiến nhiều sự kiện bị gián đoạn “.

Tuy nhiên chưa một nhà tổ chức nào muốn thay đổi mô hình sự kiện của mình và tính đến nay ngành hội nghị kỹ thuật số cũng chưa có nhiều biến chuyển, bởi vì những người tham dự chỉ đơn giản là không muốn cùng nhận được một giá trị. “Các yếu tố ảo sẽ không bao giờ thay thế các cuộc gặp mặt trực tiếp, bởi vì hầu hết mọi người đều muốn kết nối và xây dựng các mối quan hệ và thúc đẩy chúng thông qua các cuộc gặp mặt.” Amy Calvert cho hay.

Năm nay, Google đã đổi tên sự kiện Google Cloud Next thành Cloud Next ’20: Digital Connect làm chủ đề chính của sự kiện. Sự kiện thường niên này được hơn 30 ngàn người quan tâm nên Google quyết định đưa nó trực tuyến thay vì hủy bỏ hoàn toàn. Google sẽ live-stream miễn phí sự kiện này, có thể là trên nền tảng Youtube. “Sự đổi mới nằm trong DNA của Google và chúng tôi đang tận dụng sức mạnh này để mang đến cho những người quan tâm một sự kiện hấp dẫn và đầy cảm hứng trong năm nay mà không phải chịu rủi ro vì dịch bệnh”, Đại diện Google chia sẻ.

PV