Vĩnh Long triển khai đồng bộ “Hệ thống Họp không giấy”, hiện đại hóa hoạt động tổ chức hội họp của tỉnh

Trong những năm qua, cùng với cả nước đẩy mạnh chuyển đổi số, UBND tỉnh Vĩnh Long đã chủ động triển khai nhiều giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động quản lý, điều hành. Nổi bật trong số đó là việc triển khai đồng bộ “Hệ thống Họp không giấy (Kbinet)” trên phạm vi toàn tỉnh, góp phần hiện đại hóa công tác tổ chức hội họp, nâng cao hiệu quả chỉ đạo, điều hành của chính quyền các cấp.

Các đại biểu chụp ảnh lưu niệm tại lễ ra mắt Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh Vĩnh Long tại trụ sở mới Trung tâm Hội nghị- Nhà khách tỉnh.

Bước tiến quan trọng trong đổi mới phương thức làm việc

Sau hơn 5 năm triển khai và vận hành, “Hệ thống Họp không giấy” của tỉnh Vĩnh Long đã hoạt động ổn định, bảo đảm yêu cầu về an toàn, bảo mật thông tin và dữ liệu. Hệ thống cho phép kết nối, chia sẻ tài liệu nhanh chóng, thuận tiện đến các thành viên tham dự cuộc họp, thay thế dần phương thức họp truyền thống sử dụng nhiều văn bản giấy.

Việc triển khai Kbinet được đánh giá là bước tiến quan trọng trong đổi mới phương thức làm việc của các cơ quan hành chính nhà nước, đáp ứng yêu cầu hiện đại hóa hoạt động tổ chức hội họp trong giai đoạn mới. Đặc biệt, trong bối cảnh tỉnh thực hiện sáp nhập, mở rộng địa giới hành chính theo mô hình chính quyền địa phương hai cấp, “Hệ thống Họp không giấy” càng phát huy rõ vai trò là công cụ hỗ trợ đắc lực cho công tác quản lý, chỉ đạo và điều hành thống nhất, thông suốt.

Phần mềm Kbinet sử dụng cho tất cả các cuộc họp thường kỳ của Đảng ủy UBND tỉnh, UBND tỉnh, các cuộc họp khác do UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh hoặc các Sở, ban, ngành tỉnh, UBND các xã, phường tổ chức theo hình thức trực tiếp hoặc trực tuyến có sử dụng tài liệu điện tử

Nâng cao hiệu quả tổ chức hội họp, tiết kiệm nguồn lực

“Hệ thống Họp không giấy” (Kbinet) là phần mềm và cơ sở dữ liệu phục vụ tổ chức, quản lý và điều hành các cuộc họp của UBND tỉnh, các sở, ban, ngành tỉnh và UBND các xã, phường trên môi trường mạng. Thông qua hệ thống, toàn bộ thông tin cuộc họp như nội dung, thời gian, địa điểm, thành phần tham dự, chương trình làm việc và tài liệu liên quan đều được cập nhật, quản lý tập trung.

Việc ứng dụng Kbinet giúp giảm đáng kể chi phí in ấn, nhân lực phục vụ hội họp; tăng cường sử dụng văn bản điện tử, từng bước tiến tới sử dụng hoàn toàn văn bản điện tử (trừ văn bản mật) trong các cuộc họp của UBND tỉnh và các cấp chính quyền, đúng theo tinh thần chỉ đạo của Chính phủ và UBND tỉnh về xây dựng Chính phủ điện tử, Chính phủ số tại địa phương.

Năm 2021, “Hệ thống Họp không giấy” chính thức được đưa vào vận hành tại UBND tỉnh Vĩnh Long. Tính đến cuối năm 2024, hệ thống đã phục vụ gần 620 cuộc họp của UBND tỉnh và các sở, ban, ngành; với hơn 15.100 lượt đại biểu tham dự. Qua đó, đã tiết kiệm chi phí in ấn gần 7.752 văn bản, tương đương hơn 61,3 triệu trang giấy – con số cho thấy hiệu quả rõ rệt cả về kinh tế lẫn môi trường.

Riêng trong năm 2025, hệ thống tiếp tục được vận hành thông suốt, phục vụ 280 cuộc họp của UBND tỉnh, các sở, ban, ngành và UBND các xã, phường thông qua thiết bị thông minh. Hơn 3.500 tài liệu điện tử đã được sử dụng, giúp tiết kiệm trên 19,1 triệu trang giấy. Cùng với đó, tỉnh đã cấp hơn 248 tài khoản cho cán bộ, công chức, viên chức cấp xã, phường; tổ chức các lớp tập huấn trực tuyến cho gần 200 cán bộ; đồng thời hỗ trợ, hướng dẫn hơn 280 lượt đơn vị trong quá trình khai thác, sử dụng hệ thống.

Nhiều tính năng hiện đại, phục vụ toàn diện công tác điều hành

Phần mềm Kbinet được thiết kế với nhiều chức năng cơ bản, đáp ứng đầy đủ yêu cầu tổ chức và quản lý cuộc họp trong môi trường số. Hệ thống cho phép cập nhật, quản lý thông tin cuộc họp; chia sẻ tài liệu điện tử với nhiều định dạng như PDF, Word, Excel, hình ảnh; thực hiện điểm danh điện tử, đăng ký phát biểu, biểu quyết và ghi âm cuộc họp.

Bên cạnh đó, Kbinet còn hỗ trợ cập nhật thông báo kết luận, biên bản cuộc họp và các tài liệu kèm theo; thống kê, báo cáo số lượng cuộc họp, tài liệu, đại biểu tham dự theo định kỳ; đồng thời tổ chức phân quyền, quản lý và giám sát người dùng chặt chẽ. Việc thông báo sớm nội dung và tài liệu họp giúp đại biểu có thời gian nghiên cứu trước, góp phần nâng cao chất lượng thảo luận và hiệu quả quyết định tại các cuộc họp.

Kbinet là ứng dụng chạy trên nhiều nền tảng, từ thiết bị di động thông minh như máy tính bảng, điện thoại sử dụng hệ điều hành Android, iOS, đến máy tính để bàn, máy tính xách tay thông qua giao diện web. Điều kiện sử dụng chỉ cần thiết bị được kết nối Internet, tạo thuận lợi tối đa cho cán bộ, công chức trong quá trình tham gia họp trực tiếp hoặc trực tuyến.

Các đại biểu tham dự sử dụng phần mềm Kbinet được cung cấp tài khoản, mật khẩu đăng nhập và tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm theo quy định.

Tiếp tục hoàn thiện, thúc đẩy chuyển đổi số, bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin

“Hệ thống Họp không giấy” được sử dụng cho tất cả các cuộc họp thường kỳ của Đảng ủy UBND tỉnh, UBND tỉnh và các cuộc họp khác do UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh, các sở, ban, ngành và UBND các xã, phường tổ chức. Thông tin và tài liệu cuộc họp được cập nhật, gửi đến đại biểu đúng thời hạn, đúng đối tượng, bảo đảm yêu cầu về an toàn, bảo mật thông tin theo quy định của pháp luật và Luật An ninh mạng.

Đại biểu tham dự được cấp tài khoản, mật khẩu đăng nhập và tài liệu hướng dẫn sử dụng. Trong quá trình khai thác hệ thống, các cán bộ, công chức phải tuân thủ nghiêm các quy định về bảo vệ bí mật nhà nước và an toàn thông tin, góp phần xây dựng môi trường làm việc số an toàn, tin cậy.

Trong thời gian tới, UBND tỉnh Vĩnh Long xác định tiếp tục hoàn thiện, nâng cấp “Hệ thống Họp không giấy”, đồng thời tăng cường đào tạo, hướng dẫn cán bộ, công chức khai thác hiệu quả các tiện ích của hệ thống. Qua đó, góp phần thúc đẩy mạnh mẽ tiến trình chuyển đổi số, xây dựng nền hành chính phục vụ minh bạch, hiện đại và hiệu quả, đáp ứng yêu cầu phát triển của tỉnh trong giai đoạn mới.