Hộ kinh doanh bán đa kênh cần lưu ý khi doanh thu vượt 3 tỷ đồng

Một hộ kinh doanh bán sách tại Hà Nội có doanh thu năm 2025 khoảng 2,7 tỷ đồng. Sang năm 2026, hộ mở rộng bán hàng qua cửa hàng trực tiếp, website riêng, TikTok Shop, Shopee và Facebook Livestream, với khoảng 500 đơn hàng mỗi ngày, trong đó gần 80% đến từ kênh trực tuyến. Sau sáu tháng, doanh thu đã vượt 3 tỷ đồng và dự kiến cả năm có thể đạt gần 6 tỷ đồng.

Trong chiến lược kinh doanh bán lẻ hiện nay, bán hàng đa kênh đang ngày càng được ưa chuộng và áp dụng rộng rãi trên toàn cầu.

Tình huống được Cục Thuế nêu trong tài liệu tuyên truyền về thuế và hóa đơn điện tử trong thương mại điện tử, bán hàng đa kênh cho thấy ba vấn đề người kinh doanh cần phân biệt rõ: nghĩa vụ lập hóa đơn, cách xử lý đơn hàng đổi trả và thời điểm chuyển phương pháp tính thuế thu nhập cá nhân (TNCN).

Sàn nộp thuế thay không có nghĩa người bán hết trách nhiệm lập hóa đơn

Với các đơn hàng phát sinh trên Shopee và TikTok Shop, sàn đã khấu trừ, khai và nộp thuế thay một số nghĩa vụ thuế theo quy định. Tuy nhiên, việc thực hiện nghĩa vụ thuế thay cần được phân biệt với trách nhiệm lập hóa đơn cho giao dịch bán hàng.

Theo hướng dẫn của Cục Thuế, căn cứ Nghị định số 68/2026/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung tại Nghị định số 141/2026/NĐ-CP, hộ và cá nhân kinh doanh có doanh thu năm trên 1 tỷ đồng thuộc diện phải áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với Cơ quan Thuế theo quy định. Với mức doanh thu của hộ bán sách trong tình huống, nghĩa vụ áp dụng hóa đơn điện tử là vấn đề cần thực hiện nghiêm túc.

Cục Thuế cũng dẫn khoản 5 Điều 4 Nghị định số 254/2026/NĐ-CP, cho phép hộ, cá nhân kinh doanh ủy nhiệm cho bên thứ ba lập hóa đơn điện tử khi đáp ứng điều kiện. Do đó, người bán cần xác định rõ đã ủy nhiệm cho đơn vị quản lý sàn lập hóa đơn hay chưa, thay vì mặc định rằng sàn đã nộp thuế thay thì cũng đã hoàn thành toàn bộ thủ tục hóa đơn.

Nếu không ủy nhiệm cho sàn lập hóa đơn, hộ kinh doanh cần yêu cầu đơn vị quản lý nền tảng cung cấp thông tin người mua, thông tin giao dịch, thời điểm giao hàng và xác nhận trạng thái hoàn tất đơn hàng. Đây là dữ liệu phục vụ việc lập hóa đơn theo quy định được Cục Thuế viện dẫn tại Nghị định số 254/2026/NĐ-CP.

Đối với mô hình bán hàng đồng thời trên nhiều nền tảng, việc phân định rõ trách nhiệm giữa người bán và sàn có ý nghĩa quan trọng. Hộ kinh doanh cần theo dõi từng kênh, đối chiếu dữ liệu giao dịch và xác định những công việc mình phải trực tiếp thực hiện để tránh bỏ sót nghĩa vụ.

Đơn hàng đổi trả phải được xử lý cả về dữ liệu hóa đơn

Trong tình huống Cục Thuế đưa ra, khoảng 15% đơn hàng bị đổi hoặc trả sau khi giao thành công. Với quy mô khoảng 500 đơn mỗi ngày, việc xử lý những giao dịch này đòi hỏi hộ kinh doanh có quy trình theo dõi và đối chiếu rõ ràng.

Theo hướng dẫn được Cục Thuế viện dẫn tại điểm c khoản 5 Điều 10 Thông tư số 91/2026/TT-BTC, áp dụng từ ngày 1/7/2026, khi người mua trả lại toàn bộ hoặc một phần hàng hóa, hoặc đổi hàng làm thay đổi giá trị hàng đã mua, hộ kinh doanh lập hóa đơn điều chỉnh đối với hàng đổi, trả theo quy định.

Hóa đơn điều chỉnh cần thể hiện thông tin của hóa đơn gốc và nội dung điều chỉnh. Các hồ sơ liên quan cũng phải được lưu trữ đầy đủ để phục vụ việc kê khai, hạch toán và đối chiếu với Cơ quan Thuế.

Trường hợp hai bên có thỏa thuận để người mua lập hóa đơn khi trả hàng, người mua thực hiện lập hóa đơn điện tử giao cho hộ kinh doanh; nghĩa vụ thuế của các bên được thực hiện theo quy định.

Vì vậy, người bán không nên chỉ căn cứ vào trạng thái đơn hàng trên sàn để cập nhật doanh thu. Cần đối chiếu giữa đơn đã giao, đơn bị trả, đơn đổi hàng và hóa đơn đã lập để dữ liệu phản ánh đúng giao dịch thực tế.

Doanh thu vượt 3 tỷ đồng chưa đồng nghĩa phải đổi phương pháp tính thuế ngay

Một điểm đáng chú ý trong hướng dẫn của Cục Thuế là thời điểm chuyển phương pháp tính thuế TNCN khi doanh thu tăng vượt ngưỡng 3 tỷ đồng.

Với hộ kinh doanh trong tình huống, doanh thu thực tế đã vượt 3 tỷ đồng sau sáu tháng đầu năm 2026. Tuy nhiên, theo phần giải đáp của Cục Thuế, phương pháp tính thuế TNCN được xác định trên cơ sở doanh thu thực tế và thực hiện ổn định trong năm. Việc chuyển sang phương pháp tính thuế mới được thực hiện từ năm tiếp theo khi đáp ứng điều kiện theo quy định.

Theo đó, hộ bán sách tiếp tục tính thuế theo tỷ lệ trên doanh thu đến hết năm 2026. Từ năm 2027, hộ cần chuyển sang phương pháp tính thuế TNCN theo thu nhập tính thuế theo hướng dẫn áp dụng cho tình huống này.

Điều đó không có nghĩa hộ kinh doanh có thể chờ đến cuối năm mới chuẩn bị sổ sách. Cục Thuế khuyến nghị những hộ dự kiến đạt doanh thu trên 3 tỷ đồng chủ động chuẩn hóa hồ sơ chi phí, sổ sách, hóa đơn và chứng từ ngay trong năm để quá trình chuyển phương pháp tính thuế được thuận lợi.

Đặc biệt, hộ kinh doanh bán đa kênh cần tổ chức dữ liệu theo từng nguồn doanh thu, đồng thời đối chiếu số liệu từ cửa hàng, website và các nền tảng thương mại điện tử. Việc quản lý tập trung giúp giảm nguy cơ thiếu dữ liệu, nhầm lẫn giữa đơn hàng đã hoàn tất và đơn bị đổi trả, đồng thời tạo cơ sở cho việc xác định nghĩa vụ thuế.

Các giải pháp công nghệ có thể hỗ trợ đồng bộ đơn hàng và lập hóa đơn điện tử, nhưng không thay thế trách nhiệm của người nộp thuế đối với tính đầy đủ, chính xác của hồ sơ và dữ liệu kê khai.

Từ tình huống trên, mở rộng kinh doanh đa kênh cần đi cùng việc tổ chức quản lý thuế bài bản. Xác định đúng trách nhiệm lập hóa đơn, xử lý đầy đủ giao dịch đổi trả và chuẩn bị sổ sách từ sớm là những việc hộ kinh doanh nên ưu tiên khi doanh thu tăng nhanh.