Thông tư 65/2026/TT-BCT, báo cáo xuất nhập khẩu gạo: Khi một ngày chậm trễ có thể làm suy giảm lợi thế thương nhân

Trong kinh doanh xuất nhập khẩu gạo, doanh nghiệp thường chú trọng sản lượng, giá bán và thị trường tiêu thụ. Nhưng Thông tư 65/2026/TT-BCT cho thấy một yếu tố khác sẽ ngày càng có trọng lượng: kỷ luật dữ liệu. Khi việc báo cáo không đầy đủ, thiếu chính xác hoặc chậm thời hạn được đưa vào cơ chế đánh giá tín nhiệm từ năm 2028, những sai sót tưởng nhỏ trong quản trị có thể ảnh hưởng đến cơ hội tham gia hợp đồng xuất khẩu tập trung.

Từ nghĩa vụ báo cáo đến năng lực quản trị doanh nghiệp

Khoản 1 Điều 10 Thông tư 65 quy định báo cáo tình hình ký kết, thực hiện hợp đồng xuất khẩu gạo và lượng thóc, gạo tồn kho được thực hiện trên hệ thống baocao.moit.gov.vn, theo điểm b khoản 1 Điều 25 Nghị định 365.

Theo khoản 2 Điều 11, báo cáo xuất khẩu định kỳ hằng quý phải gửi trước ngày 15 của tháng đầu quý kế tiếp; báo cáo hằng năm gửi trước ngày 15/1 của năm tiếp theo.

Đối với thương nhân nhập khẩu gạo, khoản 1 và khoản 2 Điều 12 cũng quy định việc báo cáo điện tử và các mốc thời hạn tương ứng.

Nhìn bề ngoài, đây là yêu cầu hành chính. Nhưng xét về quản trị doanh nghiệp, nghĩa vụ này đòi hỏi số liệu hợp đồng, tồn kho, xuất nhập khẩu phải được đối chiếu thường xuyên.

Một doanh nghiệp ghi nhận lượng hàng xuất khẩu tại bộ phận kinh doanh nhưng cập nhật tồn kho chậm ở bộ phận kế toán có thể đối diện nguy cơ sai lệch báo cáo.

Doanh nghiệp lớn có thể đầu tư phần mềm quản lý chuyên biệt. Với doanh nghiệp nhỏ và vừa, giải pháp không nhất thiết là chi phí công nghệ lớn, mà trước hết là quy trình kiểm tra chéo và trách nhiệm rõ ràng của từng bộ phận.

Điều đáng quan tâm là chính sách có tạo động lực nâng chuẩn quản trị hay khiến doanh nghiệp chỉ tập trung hoàn thành biểu mẫu để tránh sai sót.

Thông tư 65/2026/TT-BCT Báo cáo xuất nhập khẩu gạo: Khi một ngày chậm trễ có thể làm suy giảm lợi thế thương nhân

Sự cố hệ thống không xóa bỏ trách nhiệm doanh nghiệp

Khoản 2 Điều 10 và khoản 4 Điều 11 Thông tư 65 quy định khi phần mềm báo cáo gặp sự cố ảnh hưởng đến việc gửi dữ liệu, thương nhân xuất khẩu gửi tệp dữ liệu điện tử qua địa chỉ xuatkhaugao@moit.gov.vn.

Đối với thương nhân nhập khẩu, khoản 4 Điều 12 quy định địa chỉ nhapkhaugao@moit.gov.vn.

Tuy nhiên, nghĩa vụ không kết thúc khi thư điện tử được gửi đi.

Doanh nghiệp còn phải cập nhật dữ liệu trên phần mềm trong thời hạn năm ngày kể từ ngày hệ thống hoạt động bình thường.

Đây là chi tiết cần đặc biệt lưu ý, bởi một doanh nghiệp có thể thực hiện đúng phương án dự phòng nhưng vẫn bỏ sót bước cập nhật bổ sung.

Khoản 3 Điều 11 và khoản 3 Điều 12 còn quy định báo cáo đột xuất theo yêu cầu của Bộ Công Thương.

Với doanh nghiệp có nhiều hợp đồng, kho hàng hoặc đối tác thu mua, việc chuẩn bị dữ liệu chỉ khi nhận yêu cầu báo cáo có thể không đủ thời gian.

Do đó, cần duy trì lịch báo cáo cố định, lưu bằng chứng gửi dữ liệu, có nhân sự dự phòng và xây dựng phương án đối soát khi hệ thống phát sinh lỗi.

Chậm báo cáo sẽ được phản ánh vào điểm tín nhiệm như thế nào?

Khoản 1 Điều 16 Thông tư 65 quy định tiêu chí kết quả thực hiện chế độ báo cáo có tối đa 60 điểm.

Theo điểm a khoản 1 Điều 16, báo cáo chậm nhưng không quá năm ngày làm việc bị trừ một điểm mỗi báo cáo; chậm trên năm ngày làm việc bị trừ ba điểm mỗi báo cáo.

Điểm b cùng khoản quy định báo cáo không đầy đủ, thiếu chính xác hoặc sai biểu mẫu bị trừ từ một đến ba điểm mỗi báo cáo.

Cần phân biệt: đây là cơ chế trừ điểm trong đánh giá tín nhiệm, không phải mức xử phạt hành chính bằng tiền.

Đặc biệt, khoản 3 Điều 18 xác định việc đánh giá tín nhiệm và triển khai các nội dung liên quan bắt đầu từ ngày 1/1/2028. Do đó, không thể nói doanh nghiệp hiện đã bị trừ điểm theo Điều 16.

Tuy nhiên, chế độ báo cáo đang có hiệu lực và phải được thực hiện theo quy định hiện hành. Không nên đợi đến năm 2028 mới xây dựng quy trình quản trị dữ liệu.

Đối với hộ kinh doanh thu mua, xay xát, phân phối gạo trong nước, Thông tư không mặc nhiên đặt ra nghĩa vụ báo cáo xuất nhập khẩu như đối với thương nhân trực tiếp thực hiện hoạt động này.

Dù vậy, việc cung cấp chứng từ và dữ liệu giao hàng chính xác sẽ ngày càng quan trọng khi đối tác xuất khẩu phải quản trị thông tin chặt chẽ hơn.

Kỷ luật báo cáo không còn là công việc của riêng kế toán

Thông tư 65 đã xác định rõ phương thức, thời hạn và trách nhiệm báo cáo của thương nhân xuất nhập khẩu gạo.

Doanh nghiệp cần xây dựng hệ thống đối chiếu dữ liệu và quy trình dự phòng khi có sự cố kỹ thuật. Hộ kinh doanh trong chuỗi cung ứng nên chuẩn hóa chứng từ giao nhận để hỗ trợ giao dịch minh bạch.

Khi một báo cáo có thể trở thành yếu tố ảnh hưởng đến tín nhiệm, chất lượng quản trị dữ liệu không còn là việc hậu cần. Đó là một phần của năng lực cạnh tranh doanh nghiệp.