Số hóa quản trị doanh nghiệp khôn ngoan thời dịch bệnh

Trước diễn biến dịch Covid-19 phức tạp tại Mỹ, không chần chừ thêm, Công ty hóa chất Eastman Chemical (bang Tennessee) gấp rút đầu tư phát triển hệ thống quản lý khách hàng tự động - một ứng dụng giúp các công ty theo dõi sự gắn kết của doanh nghiệp với khách hàng.

Theo Willie McLain, giám đốc tài chính của Eastman Chemical, với hệ thống mới được thiết lập cùng các khoản đầu tư cải thiện năng suất khác, công ty này trước mắt hy vọng tiết kiệm được khoản chi phí từ 20-40 triệu USD trong năm nay.

Willie McLain không phải giám đốc tài chính hiếm hoi tìm đường tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp thời dịch Covid-19 mà thực tế việc đầu tư số hóa doanh nghiệp trở thành xu hướng không thể đảo ngược cho các giám đốc tài chính tại Mỹ.

Khảo sát gần 800 giám đốc điều hành trên toàn cầu, trong đó 1/3 số người được hỏi làm việc trong lĩnh vực tài chính, công ty tư vấn quản trị Bain & Co. (Mỹ) đưa ra dự báo, số lượng doanh nghiệp trên thế giới áp dụng công nghệ số và tự động hóa, như trí tuệ nhân tạo trong đàm thoại, robot tự động hóa, nhận dạng ký tự quang học… sẽ tăng ít nhất gấp đôi trong 2 năm tới.

Việt Nam không phải ngoại lệ, khi áp dụng các biện pháp cách ly, giãn cách xã hội để đối phó dịch Covid-19, môi trường và các phương pháp làm việc kiểu truyền thống đều không sẵn sàng hoặc không đủ mạnh để hỗ trợ doanh nghiệp hoạt động bình thường. Do vậy, các giải pháp số hóa được xem là “phao cứu sinh” để doanh nghiệp duy trì ổn định hoạt động lúc này.

Lựa chọn giải pháp ưu việt

Trao đối với phóng viên Báo Đầu tư Online - Baodautu.vn, ông Filippo Bortoletti, giám đốc bộ phận kinh doanh quốc tế tại công ty tư vấn kinh doanh và thuế Dezan Shira & Associates (Hong Kong) đã nhấn mạnh 3 vấn đến lớn mà doanh nghiệp Việt Nam cần lưu ý khi đẩy mạnh số hóa quản trị nhằm giảm thiểu tác động của dịch Covid-19.

Vấn đề mấu chốt nhất với khâu quản trị doanh nghiệp hiện nay là số hóa thông tin và dữ liệu, biến chúng thành những dòng chảy thông tin trong quá trình điều hành nội bộ và hoạt động kinh doanh, bởi xu hướng cho thấy các quy trình của doanh nghiệp đều được thiết lập trên nền tảng xử lý thông tin.

“Các nền tảng/công cụ số là cơ sở quan trọng để doanh nghiệp kiểm soát nội bộ, ra quyết định kinh doanh và điều hành các hoạt động cơ bản khác lúc dịch bệnh”, ông Bortoletti khẳng định.

Với vấn đề mấu chốt thứ 2, chuyên gia Dezan Shira & Associates cho rằng, làm việc từ xa thường có năng suất và hiệu quả thấp hơn, còn niềm tin của các mối quan hệ cũng khó đạt được kỳ vọng bởi lẽ họ không được tương tác trong cùng một không gan làm việc.

Hiện nay, vấn đề trên có thể được tháo gỡ nếu áp dụng các nền tảng số với tăng tính minh bạch trong trao đổi và giao dịch từ xa, chẳng hạn các ứng dụng gọi video/âm thanh qua Internet giúp lãnh đạo doanh nghiệp, nhân viên và khách hàng dễ dàng tương tác một cách thân thiện.

Dù các ứng dụng như Zalo, Facebook messenger, Whatsapp, Viber và WeChat đều rất sẵn ở Việt Nam, nhưng doanh nghiệp cần hết sức lưu ý bảo mật thông tin khi chia sẻ trên các ứng dụng này.

Với tình hình như hiện nay, ông Bortoletti cho rằng, ứng dụng Teams of Office 365 giúp chia sẻ dữ liệu hiệu quả có thể là giải pháp an toàn hơn cho khâu quản trị doanh nghiệp từ xa. Ngoài ra, các công cụ khác như Planner hay SPO/PowerBI giúp các nhân viên dễ dàng theo sát tiến độ công việc cũng là lựa chọn đáng cân nhắc.

Thứ 3, nếu doanh nghiệp không có kế hoạch đủ tốt để áp dụng làm việc từ xa, nhân viên có thể vẫn phải dựa vào các giải pháp số “phi doanh nghiệp” nhưng thông dụng trong cuộc sống để trao đổi công việc.

Điều này có thể dẫn đến hiện tượng dữ liệu bị trùng lặp ở các kênh khác nhau và thêm gánh nặng để doanh nghiệp quản lý/đồng bộ hóa dữ liệu, nhưng đáng ngại hơn là rủi ro rò rỉ dữ liệu kinh doanh trên các nền tảng/kênh chia sẻ không được quản trị chính thức. Ví dụ, tại Trung Quốc, nhân viên có thể sử dụng ứng dụng WeChat để trao đổi, chia sẻ tài liệu và thông tin kinh doanh, nhưng cũng đối mặt rủi ro lớn về rò rỉ thông tin qua tài khoản cá nhân.

Số hóa quản trị có thể giúp doanh nghiệp tăng năng suất nếu khai thác tốt các công cụ/nền tảng số trên nguyên tắc giao tiếp minh bạch, linh hoạt.

“Càng đẩy mạnh và đẩy nhanh tiến trình chuyển đối số càng giúp doanh nghiệp Việt Nam có lợi thế cạnh tranh trong bối cảnh thế giới đầy bất ổn do dịch bệnh”, Bortoletti nói.

Tuy nhiên, số hóa quản trị doanh nghiệp thời Covid-19 hay hậu Covid-19 không thuần là áp dụng những cái mới mẻ của thế giới số mà nó sẽ đặt doanh nghiệp vào tình thế đấu tranh để thay đổi tư duy và thói quen của người lao động.

Nếu việc số hóa quản trị doanh nghiệp không được tổ chức tốt, rất dễ tăng rủi ro bảo mật dữ liệu và không loại trừ khả năng hiệu quả hoạt động đi xuống, chuyên gia Dezan Shira & Associates cảnh báo.

Đối với nguồn tài chính cho số hóa quản trị, ông Bortoletti cho rằng doanh nghiệp rõ ràng cần đầu tư, nhưng vẫn có thể kiểm soát mức đầu tư khôn ngoan bằng cách sử dụng dịch vụ đám mây SaaS (sử dụng phần mềm như một dịch vụ) để biến chi phí đầu tư (CapEx) thành chi phí hoạt động (OpEx) thông qua việc đăng ký dịch vụ.