Những quy định pháp luật về con dấu của doanh nghiệp

Con dấu của doanh nghiệp

Con dấu là một yếu tố có tính pháp lý mang dấu hiệu nhận biết của doanh nghiệp. Chúng được cấp sau khi doanh nghiệp hoàn tất thủ tục thành lập công ty hoặc sau khi thực hiện thủ tục thay đổi con dấu doanh nghiệp.

Cùng với những cải cách khác trong luật doanh nghiệp thì cải cách về thủ tục làm con dấu đã giúp doanh nghiệp thuận tiện hơn trong kinh doanh. Một trong những cải cách đáng chú ý nhất của luật doanh nghiệp mới nhất là doanh nghiệp có thể sử dụng đồng thời được nhiều con dấu. Giúp doanh nghiệp thuận lợi hơn trong kinh doanh.

Trước đây việc cấp và sử dụng con dấu của doanh nghiệp do Bộ Công an thực hiện. Tuy nhiên theo Luật Doanh nghiệp mới quy định thì doanh nghiệp có quyền tự quyết định về hình thức và số lượng, nội dung con dấu. Luật mới quy định thay vì phải đăng ký con dấu + mẫu dấu với cơ quan công an bạn có thể tự khác dấu và thông báo mẫu dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh, sau đó đăng tải mẫu con dấu trên cổng thông tin doanh nghiệp quốc gia.

Trước đây, Nghị định 58/2001/NĐ-CP quy định “Con dấu được sử dụng trong các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị-xã hội, tổ chức xã hội-nghề nghiệp, hội quần chúng, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang, cơ quan, tổ chức nước ngoài hoạt động tại Việt Nam (dưới đây gọi tắt là cơ quan, tổ chức) và một số chức danh nhà nước. Con dấu thể hiện vị trí pháp lý và khẳng định giá trị pháp lý đối với các văn bản, giấy tờ của các cơ quan, tổ chức và các chức danh nhà nước. Con dấu được quản lý theo quy định của Nghị định này”.

Nghị định 99/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 7 năm 2016 quy định về quản lý và sử dụng con dấu, có hiệu lực thi hành từ 01/7/2016 được ban hành thay thế Nghị định 58/2001/NĐ-CP.

Theo đó, việc quản lý và sử dụng con dấu của doanh nghiệp được đăng ký, hoạt động theo quy định của Luật Doanh nghiệp và Luật Đầu tư mà không chịu sự điều chỉnh chung bởi Nghị định về quản lý con dấu như trước đây. Cụ thể:

Số lượng, hình thức, nội dung mẫu con dấu của doanh nghiệp

Theo quy định tại Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2014 và các văn bản hướng dẫn thi hành, doanh nghiệp có quyền quyết định về hình thức, nội dung và số lượng con dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện.

Về thẩm quyền quyết định số lượng, hình thức, nội dung con dấu được quy định như sau: Chủ doanh nghiệp tư nhân đối với doanh nghiệp tư nhân; Hội đồng thành viên đối với công ty hợp danh; Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn; Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần quyết định số lượng, hình thức, nội dung và mẫu con dấu, việc quản lý và sử dụng con dấu (trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định khác) được quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành tại Điều 12 Nghị định 96/2015/NĐ-CP.

Quy định về mẫu con dấu và nội dung con dấu: Mẫu con dấu doanh nghiệp, công ty được thể hiện dưới một hình thức cụ thể (hình tròn, hình đa giác hoặc hình dạng khác). Mỗi doanh nghiệp, công ty có một mẫu con dấu thống nhất về nội dung, hình thức và kích thước.

Trong nội dung mẫu con dấu phải có thông tin về mã số doanh nghiệp và tên doanh nghiệp.

Ngoài thông tin nêu trên, doanh nghiệp hay công ty có thể bổ sung thêm ngôn ngữ, hình ảnh khác vào nội dung mẫu con dấu của doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc bổ sung này không được vi phạm các điều cấm được quy định tại Điều 14 Nghị định 96/2015/NĐ-CP.

Điều kiện để sử dụng con dấu

Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2014 và Điều 34 Nghị định 78/2015/NĐ-CP quy định: Trước khi sử dụng, thay đổi, hủy mẫu con dấu, thay đổi số lượng con dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện thì doanh nghiệp gửi thông báo đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện đặt trụ sở để đăng tải thông báo về mẫu con dấu trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Nội dung thông báo bao gồm: Tên, mã số, địa chỉ trụ sở của doanh nghiệp hoặc chi nhánh hoặc văn phòng đại diện; Số lượng con dấu, mẫu con dấu, thời điểm có hiệu lực của mẫu con dấu

Vì vậy, trước khi sử dụng con dấu, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục thông báo cho Phòng đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính hoặc địa chỉ hoạt động của chi nhánh, văn phòng đại diện để đăng tải mẫu con dấu trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Đối với trường hợp doanh nghiệp đã thành lập trước ngày 01 tháng 7 năm 2015 thì tiếp tục sử dụng con dấu đã được cấp cho doanh nghiệp mà không phải thực hiện thông báo mẫu con dấu cho cơ quan đăng ký kinh doanh. Trường hợp doanh nghiệp làm thêm con dấu, thay đổi màu mực dấu thì thực hiện thủ tục thông báo mẫu con dấu theo quy định về đăng ký doanh nghiệp.

Quy định về quản lý và sử dụng con dấu doanh nghiệp

Khoản 3, khoản 4 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2014 quy định: việc quản lý, sử dụng và lưu giữ con dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty. Con dấu được sử dụng trong các trường hợp theo quy định của pháp luật hoặc các bên giao dịch có thỏa thuận về việc sử dụng dấu.

Như vậy, doanh nghiệp có toàn quyền quyết định về việc quản lý, sử dụng và lưu giữ con dấu của mình theo nội dung ghi nhận trong Điều lệ công ty. Doanh nghiệp chỉ bị hạn chế quyền quyết định trong trường hợp pháp luật yêu cầu phải sử dụng con dấu.

Khi giao dịch với đối tác, việc có sử dụng hay không sử dụng con dấu trên văn bản, giấy tờ do Điều lệ của Công ty quy định và do sự thỏa thuận giữa doanh nghiệp và đối tác.

Những điều cấm về con dấu

Doanh nghiệp không được sử dụng những hình ảnh, từ ngữ, ký hiệu sau đây trong nội dung hoặc làm hình thức mẫu con dấu: Quốc kỳ, Quốc huy, Đảng kỳ nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam;

Hình ảnh, biểu tượng, tên của nhà nước, cơ quan nhà nước, đơn vị vũ trang nhân dân, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức chính trị xã hội – nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp;

Từ ngữ, ký hiệu và hình ảnh vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong, mỹ tục của dân tộc Việt Nam.

Doanh nghiệp chịu trách nhiệm bảo đảm tuân thủ quy định của pháp luật về sở hữu trí tuệ và pháp luật có liên quan khi sử dụng hình ảnh, từ ngữ, ký hiệu trong nội dung hoặc làm hình thức mẫu con dấu.

Trong bài viết tiếp theo, Tạp chí điện tử Doanhnghiephoinhap.vn sẽ tiếp tục chuyển đến bạn đọc những điểm mới về con dấu doanh nghiệp từ ngày 01/01/2021 mà doanh nghiệp cần biết theo Luật Doanh nghiệp 2020 so với Luật Doanh nghiệp 2014.

Trần Linh (T/h)