Thứ năm 05/06/2025 10:06
Hotline: 024.355.63.010
Pháp luật

Những quy định pháp luật về con dấu của doanh nghiệp

01/12/2020 10:00
Con dấu thể hiện vị trí pháp lý và khẳng định giá trị pháp lý đối với các văn bản, giấy tờ của các cơ quan, tổ chức và các chức danh nhà nước.

Việc quản lý và sử dụng con dấu của doanh nghiệp được đăng ký, hoạt động theo quy định của Luật Doanh nghiệp và Luật Đầu tư
Việc quản lý và sử dụng con dấu của doanh nghiệp được đăng ký, hoạt động theo quy định của Luật Doanh nghiệp và Luật Đầu tư. (Ảnh: minh hoạ, nguồn internet)

Con dấu của doanh nghiệp

Con dấu là một yếu tố có tính pháp lý mang dấu hiệu nhận biết của doanh nghiệp. Chúng được cấp sau khi doanh nghiệp hoàn tất thủ tục thành lập công ty hoặc sau khi thực hiện thủ tục thay đổi con dấu doanh nghiệp.

Cùng với những cải cách khác trong luật doanh nghiệp thì cải cách về thủ tục làm con dấu đã giúp doanh nghiệp thuận tiện hơn trong kinh doanh. Một trong những cải cách đáng chú ý nhất của luật doanh nghiệp mới nhất là doanh nghiệp có thể sử dụng đồng thời được nhiều con dấu. Giúp doanh nghiệp thuận lợi hơn trong kinh doanh.

Trước đây việc cấp và sử dụng con dấu của doanh nghiệp do Bộ Công an thực hiện. Tuy nhiên theo Luật Doanh nghiệp mới quy định thì doanh nghiệp có quyền tự quyết định về hình thức và số lượng, nội dung con dấu. Luật mới quy định thay vì phải đăng ký con dấu + mẫu dấu với cơ quan công an bạn có thể tự khác dấu và thông báo mẫu dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh, sau đó đăng tải mẫu con dấu trên cổng thông tin doanh nghiệp quốc gia.

Trước đây, Nghị định 58/2001/NĐ-CP quy định “Con dấu được sử dụng trong các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị-xã hội, tổ chức xã hội-nghề nghiệp, hội quần chúng, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang, cơ quan, tổ chức nước ngoài hoạt động tại Việt Nam (dưới đây gọi tắt là cơ quan, tổ chức) và một số chức danh nhà nước. Con dấu thể hiện vị trí pháp lý và khẳng định giá trị pháp lý đối với các văn bản, giấy tờ của các cơ quan, tổ chức và các chức danh nhà nước. Con dấu được quản lý theo quy định của Nghị định này”.

Nghị định 99/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 7 năm 2016 quy định về quản lý và sử dụng con dấu, có hiệu lực thi hành từ 01/7/2016 được ban hành thay thế Nghị định 58/2001/NĐ-CP.

Theo đó, việc quản lý và sử dụng con dấu của doanh nghiệp được đăng ký, hoạt động theo quy định của Luật Doanh nghiệp và Luật Đầu tư mà không chịu sự điều chỉnh chung bởi Nghị định về quản lý con dấu như trước đây. Cụ thể:

Số lượng, hình thức, nội dung mẫu con dấu của doanh nghiệp

Theo quy định tại Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2014 và các văn bản hướng dẫn thi hành, doanh nghiệp có quyền quyết định về hình thức, nội dung và số lượng con dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện.

Mẫu con dấu doanh nghiệp, công ty được thể hiện dưới một hình thức cụ thể
Mẫu con dấu doanh nghiệp, công ty được thể hiện dưới một hình thức cụ thể. (Ảnh: minh hoạ; nguồn internet)

Về thẩm quyền quyết định số lượng, hình thức, nội dung con dấu được quy định như sau: Chủ doanh nghiệp tư nhân đối với doanh nghiệp tư nhân; Hội đồng thành viên đối với công ty hợp danh; Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn; Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần quyết định số lượng, hình thức, nội dung và mẫu con dấu, việc quản lý và sử dụng con dấu (trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định khác) được quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành tại Điều 12 Nghị định 96/2015/NĐ-CP.

Quy định về mẫu con dấu và nội dung con dấu: Mẫu con dấu doanh nghiệp, công ty được thể hiện dưới một hình thức cụ thể (hình tròn, hình đa giác hoặc hình dạng khác). Mỗi doanh nghiệp, công ty có một mẫu con dấu thống nhất về nội dung, hình thức và kích thước.

Trong nội dung mẫu con dấu phải có thông tin về mã số doanh nghiệp và tên doanh nghiệp.

Ngoài thông tin nêu trên, doanh nghiệp hay công ty có thể bổ sung thêm ngôn ngữ, hình ảnh khác vào nội dung mẫu con dấu của doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc bổ sung này không được vi phạm các điều cấm được quy định tại Điều 14 Nghị định 96/2015/NĐ-CP.

Điều kiện để sử dụng con dấu

Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2014 và Điều 34 Nghị định 78/2015/NĐ-CP quy định: Trước khi sử dụng, thay đổi, hủy mẫu con dấu, thay đổi số lượng con dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện thì doanh nghiệp gửi thông báo đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện đặt trụ sở để đăng tải thông báo về mẫu con dấu trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Nội dung thông báo bao gồm: Tên, mã số, địa chỉ trụ sở của doanh nghiệp hoặc chi nhánh hoặc văn phòng đại diện; Số lượng con dấu, mẫu con dấu, thời điểm có hiệu lực của mẫu con dấu

Vì vậy, trước khi sử dụng con dấu, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục thông báo cho Phòng đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính hoặc địa chỉ hoạt động của chi nhánh, văn phòng đại diện để đăng tải mẫu con dấu trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Đối với trường hợp doanh nghiệp đã thành lập trước ngày 01 tháng 7 năm 2015 thì tiếp tục sử dụng con dấu đã được cấp cho doanh nghiệp mà không phải thực hiện thông báo mẫu con dấu cho cơ quan đăng ký kinh doanh. Trường hợp doanh nghiệp làm thêm con dấu, thay đổi màu mực dấu thì thực hiện thủ tục thông báo mẫu con dấu theo quy định về đăng ký doanh nghiệp.

Quy định về quản lý và sử dụng con dấu doanh nghiệp

Khoản 3, khoản 4 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2014 quy định: việc quản lý, sử dụng và lưu giữ con dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty. Con dấu được sử dụng trong các trường hợp theo quy định của pháp luật hoặc các bên giao dịch có thỏa thuận về việc sử dụng dấu.

Như vậy, doanh nghiệp có toàn quyền quyết định về việc quản lý, sử dụng và lưu giữ con dấu của mình theo nội dung ghi nhận trong Điều lệ công ty. Doanh nghiệp chỉ bị hạn chế quyền quyết định trong trường hợp pháp luật yêu cầu phải sử dụng con dấu.

Khi giao dịch với đối tác, việc có sử dụng hay không sử dụng con dấu trên văn bản, giấy tờ do Điều lệ của Công ty quy định và do sự thỏa thuận giữa doanh nghiệp và đối tác.

Những điều cấm về con dấu

Doanh nghiệp không được sử dụng những hình ảnh, từ ngữ, ký hiệu sau đây trong nội dung hoặc làm hình thức mẫu con dấu: Quốc kỳ, Quốc huy, Đảng kỳ nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam;

Hình ảnh, biểu tượng, tên của nhà nước, cơ quan nhà nước, đơn vị vũ trang nhân dân, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức chính trị xã hội – nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp;

Từ ngữ, ký hiệu và hình ảnh vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong, mỹ tục của dân tộc Việt Nam.

Doanh nghiệp chịu trách nhiệm bảo đảm tuân thủ quy định của pháp luật về sở hữu trí tuệ và pháp luật có liên quan khi sử dụng hình ảnh, từ ngữ, ký hiệu trong nội dung hoặc làm hình thức mẫu con dấu.

Trong bài viết tiếp theo, Tạp chí điện tử Doanhnghiephoinhap.vn sẽ tiếp tục chuyển đến bạn đọc những điểm mới về con dấu doanh nghiệp từ ngày 01/01/2021 mà doanh nghiệp cần biết theo Luật Doanh nghiệp 2020 so với Luật Doanh nghiệp 2014.

Trần Linh (T/h)

Tin bài khác
Từ 1/7, chủ hộ kinh doanh phải đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc, tối đa gần 12 triệu đồng/tháng

Từ 1/7, chủ hộ kinh doanh phải đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc, tối đa gần 12 triệu đồng/tháng

Từ ngày 1/7/2025, theo Luật Bảo hiểm xã hội (BHXH) 2024, chủ hộ kinh doanh cá thể sẽ chính thức thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc. Mức đóng hàng tháng dao động từ tối thiểu 585.000 đồng đến tối đa gần 12 triệu đồng, tùy vào mức thu nhập mà người đóng lựa chọn.
Dự thảo Luật Thuế tiêu thụ đặc biệt sửa đổi: Điều hòa trên 24.000 BTU mới chịu thuế

Dự thảo Luật Thuế tiêu thụ đặc biệt sửa đổi: Điều hòa trên 24.000 BTU mới chịu thuế

Trong quá trình hoàn thiện dự thảo Luật Thuế tiêu thụ đặc biệt (sửa đổi), các cơ quan chức năng đã có bước điều chỉnh quan trọng, loại trừ điều hòa nhiệt độ có công suất từ 24.000 BTU trở xuống và trên 90.000 BTU khỏi đối tượng chịu thuế tiêu thụ đặc biệt, nhằm bảo đảm tính hợp lý, hiệu quả và phù hợp với thực tiễn sử dụng.
Lùi thời điểm kiểm định khí thải xe máy tại Hà Nội và TP.HCM đến 1/7/2027

Lùi thời điểm kiểm định khí thải xe máy tại Hà Nội và TP.HCM đến 1/7/2027

Bộ Nông nghiệp và Môi trường vừa công bố dự thảo mới nhất về lộ trình áp dụng quy chuẩn khí thải đối với xe mô tô, xe gắn máy đang lưu hành tại Việt Nam. Theo đó, thời điểm bắt đầu kiểm định khí thải xe máy tại Hà Nội và TP.Hồ Chí Minh được đề xuất lùi 6 tháng so với dự thảo trước, từ ngày 1/7/2027.
Đề xuất cho phép ký hợp đồng với doanh nhân tiêu biểu làm công chức lãnh đạo

Đề xuất cho phép ký hợp đồng với doanh nhân tiêu biểu làm công chức lãnh đạo

Chính phủ đề xuất cho phép ký hợp đồng với doanh nhân tiêu biểu, chuyên gia, nhà khoa học để đảm nhiệm vị trí lãnh đạo, quản lý trong bộ máy hành chính nhà nước. Đây được xem là bước đột phá trong cải cách chế độ công vụ, nhằm thu hút nhân lực chất lượng cao phục vụ khu vực công.
Từ 1/7/2025, sử dụng số định danh cá nhân thay cho mã số thuế

Từ 1/7/2025, sử dụng số định danh cá nhân thay cho mã số thuế

Theo quy định mới, mã số thuế được thực hiện đến hết ngày 30/6/2025. Kể từ ngày 01/7/2025, thực hiện sử dụng số định danh cá nhân thay cho mã số thuế của hộ gia đình, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh.
Cục Thuế yêu cầu khẩn trương triển khai tem điện tử cho rượu, thuốc lá

Cục Thuế yêu cầu khẩn trương triển khai tem điện tử cho rượu, thuốc lá

Cục Thuế (Bộ Tài chính) vừa phát đi công điện hỏa tốc yêu cầu cơ quan thuế các địa phương khẩn trương thực hiện Thông tư số 31/2025/TT-BTC và Thông tư số 32/2025/TT-BTC, có hiệu lực từ ngày 1/6/2025.
Lập tổ hỗ trợ, tổng lực triển khai hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

Lập tổ hỗ trợ, tổng lực triển khai hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

Ngành Thuế đang dồn tổng lực đẩy nhanh việc triển khai hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền. Cục Thuế các địa phương được yêu cầu huy động tối đa lực lượng, hỗ trợ trực tiếp đến từng cơ sở kinh doanh, với mục tiêu hoàn thành 100% số hộ, cá nhân kinh doanh thuộc diện bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử theo đúng lộ trình đã đề ra.
Thủ tướng Chính phủ chỉ đạo mạnh tay cắt giảm thủ tục cấp phép xây dựng

Thủ tướng Chính phủ chỉ đạo mạnh tay cắt giảm thủ tục cấp phép xây dựng

Ngày 29/5/2025, Thủ tướng Chính phủ Phạm Minh Chính đã ký ban hành Công điện số 78/CĐ-TTg, yêu cầu Bộ Xây dựng và UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương đẩy mạnh cắt giảm, đơn giản hóa thủ tục hành chính trong lĩnh vực xây dựng.
Sửa Luật Quy hoạch: Cần trao quyền thực chất cho chính quyền cấp xã

Sửa Luật Quy hoạch: Cần trao quyền thực chất cho chính quyền cấp xã

Vai trò cấp xã trong công tác quy hoạch vẫn bị xem nhẹ, khiến tổ chức thực thi quy hoạch tại cơ sở "trên nóng, dưới lạnh", cần luật hóa trong Luật Quy hoạch sửa đổi.
Nhiều chính sách mới nổi bật về thuế khoán, hộ kinh doanh có hiệu lực từ tháng 6/2025

Nhiều chính sách mới nổi bật về thuế khoán, hộ kinh doanh có hiệu lực từ tháng 6/2025

Từ ngày 1/6/2025, nhiều chính sách mới quan trọng sẽ chính thức có hiệu lực, liên quan trực tiếp đến hoạt động kinh doanh của hộ kinh doanh cũng như quy định về chế độ, chính sách cho đội ngũ chuyên gia cao cấp.
Dự kiến sửa đổi quy định về Quỹ phát triển đất: Làm rõ cơ chế quản lý và sử dụng vốn

Dự kiến sửa đổi quy định về Quỹ phát triển đất: Làm rõ cơ chế quản lý và sử dụng vốn

Bộ Tài chính đang tổ chức lấy ý kiến góp ý đối với dự thảo Nghị định của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 103/2024/NĐ-CP về tiền sử dụng đất, tiền thuê đất và Nghị định số 104/2024/NĐ-CP về Quỹ phát triển đất.
Loạt thủ tục về quyền sử dụng đất tại Hà Nội sẽ nhận hồ sơ trực tuyến 100% từ 1/6

Loạt thủ tục về quyền sử dụng đất tại Hà Nội sẽ nhận hồ sơ trực tuyến 100% từ 1/6

Hà Nội triển khai tiếp nhận 100% hồ sơ thủ tục hành chính theo hình thức trực tuyến đối với nhóm thủ tục đăng ký biện pháp bảo đảm bằng quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất.
Thi bằng lái không còn dễ: Đề mới, điểm liệt và bài học đắt giá

Thi bằng lái không còn dễ: Đề mới, điểm liệt và bài học đắt giá

Từ ngày 1/6/2025, kỳ thi sát hạch lái xe sẽ áp dụng bộ đề lý thuyết hoàn toàn mới, yêu cầu thí sinh phải hiểu luật sâu sắc, chấm dứt kiểu học vẹt, học tủ.
44 cơ sở phải mua bảo hiểm cháy, nổ bắt buộc từ 1/7/2025

44 cơ sở phải mua bảo hiểm cháy, nổ bắt buộc từ 1/7/2025

Từ ngày 1/7/2025, các cơ sở thuộc danh mục tại Phụ lục VII, gồm 44 loại hình sẽ chính thức phải thực hiện nghĩa vụ mua bảo hiểm cháy, nổ bắt buộc.
Bộ Công Thương siết chặt quản lý kinh doanh thuốc lá, hướng tới giảm tiêu dùng nội địa

Bộ Công Thương siết chặt quản lý kinh doanh thuốc lá, hướng tới giảm tiêu dùng nội địa

Bộ Công Thương vừa ban hành thông báo truyền đạt chỉ đạo của Bộ trưởng Nguyễn Hồng Diên về việc tiếp tục thực hiện nghiêm Luật Phòng, chống tác hại của thuốc lá và triển khai hiệu quả Chiến lược quốc gia phòng, chống tác hại của thuốc lá theo Quyết định số 568/QĐ-TTg ngày 24/5/2023 của Thủ tướng Chính phủ.