Khai thác cơ sở dữ liệu để mở rộng kinh doanh, xuất khẩu như nào cho hiệu quả?

Trong xu hướng phát triển các đô thị thông minh, chính phủ số, doanh nghiệp số, công dân số, xã hội số, doanh nghiệp số, việc phát triển tốt một tổ chức hay một doanh nghiệp, ngoài vốn và nhân lực thì dữ liệu (data) được coi là nguồn lực không thể thiếu.

Tuy nhiên, để lãnh đạo doanh nghiệp có thể hiểu và khai thác, sử dụng dữ liệu một cách có hiệu quả, khoa học và phù hợp với năng lực tài chính của doanh nghiệp thì cần phải có chiến lược rõ ràng. Đây là một chặng đường dài và doanh nghiệp cần có góc nhìn từ chiến lược đến thực thi về việc tổ chức và khai thác dữ liệu để quản trị và mở rộng thị trường. 

Theo các chuyên gia, trong kinh doanh xuất nhập khẩu hay mở rộng bán hàng, DN nên phân thành các lớp data. Chẳng hạn, với thông tin nhà cung cấp, bộ phận mua hàng có thể dùng để theo dõi hợp đồng mua hàng, giao hàng; bộ phận kho dùng để theo dõi nguyên vật liệu được nhập kho của nhà cung cấp nào; bộ phận kỹ thuật biết được đơn vị nào cung cấp thiết bị phụ tùng; bộ phận quản lý chất lượng biết được chất lượng nguyên vật liệu, thiết bị của mỗi lô hàng giao cho DN; còn bộ phận kế toán dùng thông tin này để theo dõi công nợ, các khoản đã thanh toán tương ứng với các đơn hàng.

Với thông tin khách hàng, bộ phận mua hàng dùng để theo dõi hợp đồng; bộ phận sản xuất dùng để theo dõi lệnh sản xuất; bộ phận kho dùng để theo dõi thành phẩm nhập kho; bộ phận giao hàng biết phải giao cho khách hàng nào, ở đâu…

Và dựa trên các dữ liệu đã có, các giám đốc điều hành phân tích dữ liệu đưa ra quyết định, đo lường được lợi nhuận, nhìn thấy được các mối quan hệ trong kinh doanh, giảm chi phí vận hành, phối hợp các chiến lược thực hiện cho những cơ hội kinh doanh. Nhờ vậy, họ tối ưu hóa các quyết định và tăng hiệu suất quản lý.

Trong xuất khẩu hàng hóa, khi đàm phán với đối tác, các DN thường băn khoăn với những câu hỏi như liệu đối tác tiềm năng có khả năng tài chính tốt? Xác suất không trả được nợ? Liệu họ có thanh toán đúng hạn? Độ tin cậy về khả năng thanh toán của đối tác? 

Ông Nguyễn Việt Thắng - Tổng Giám đốc Crif D&B Việt Nam cho rằng, với những câu hỏi này, dữ liệu từ báo cáo BIR (Business Information Report) sẽ giúp DN hiểu về "sức khỏe tài chính" của khách hàng mới để quyết định đồng ý hay từ chối hợp tác, giảm thiểu thời gian thu hồi nợ và giải quyết nợ xấu. Dữ liệu được lưu trữ và mọi bộ phận có thể khai thác và sử dụng, phục vụ cho tác nghiệp và cho phân tích dữ liệu khi cần. 

“Khi biết được nền tảng và xếp hạng tín dụng của đối tác, DN có thể ngăn chặn gian lận, kiểm soát rủi ro và bảo vệ đầu tư”, ông Thắng nói.

Để có thể khai thác và sử dụng dữ liệu một cách hiệu quả, DN cần có góc nhìn từ chiến lược đến tổ chức. Và đây là một chặng đường dài, nhưng là chặng đường cần thiết mà DN cần phải tiến bước để tồn tại và phát triển trong bối cảnh xu hướng chuyển đổi số đang diễn ra mạnh mẽ.

Theo bà Nguyễn Khánh Nhật, Sáng lập và Tổng Giám đốc  STS - Phó Trưởng Ban Phát triển Bền vững, Hiệp Hội Dệt May Việt Nam (VITAS), việc thu thập dữ liệu có ý nghĩa rất quan trọng, quyết định đến chiến lược sản xuất kinh doanh của DN. Việc thu thập dữ liệu thị trường một cách chính xác sẽ giúp DN dệt may đưa ra được kế hoạch kinh doanh một cách hiệu quả nhất.

Bà Nguyễn Khánh Nhật cho rằng, trong bối cảnh cạnh tranh hiện nay, các cơ quan quản lý, tổ chức hiệp hội cần chú trọng xây dựng hệ thống dữ liệu ngành, lĩnh vực như một cách tạo nguồn tài nguyên chung để các DN nhất là DN xuất khẩu khai thác.

Trương Trí