Trong thời gian gần đây, chúng ta thường thấy báo chí, truyền thông và các bộ ban ngành thường nhắc đến thuật ngữ “chuyển đổi số” với tần suất rất cao, đặc biệt là Bộ Thông tin Truyền thông nhấn mạnh tầm quan trọng của chuyển đổi số trong toàn xã hội nói chung và các doanh nghiệp nói riêng. Thuật ngữ “chuyển đổi số” này được sử dụng một cách thường xuyên, liên tục trên báo chí, mạng xã hội nhưng chúng ta có thể chưa thấy được rõ các định nghĩa cho thuật ngữ này.
Chuyển đổi số là gì ? Và sự khác nhau giữa chuyển đổi số và số hóa
Chuyển đổi số là khái niệm mô tả việc ứng dụng công nghệ, giải pháp số vào tất cả các khía cạnh kinh doanh của doanh nghiệp. Việc ứng dụng này sẽ giúp doanh nghiệp thay đổi toàn diện cách thức hoạt động, tối ưu hóa hiệu suất làm việc và gia tăng trải nghiệm cho khách hàng. Chuyển đổi số tạo ra các hình thức sáng tạo mới để hỗ trợ các hình thức bán hàng, tiếp thị, chăm sóc khách hàng truyền thống và tăng cường doanh thu cho doanh nghiệp.
Hiện nay, rất nhiều doanh nghiệp vẫn đang mập mờ giữa chuyển đổi số và số hóa. Đây là hai khái niệm hoàn toàn khác nhau. Trong khi chuyển đối số là sự thay đổi doanh nghiệp một cách toàn diện về mô hình và tổ chức kinh doanh bằng các thông tin kỹ thuật số thì số hóa chỉ đơn giản là bước chuyển mọi thông tin, dữ liệu sang dạng kỹ thuật số. Số hóa chuyển đổi thông tin từ analog ở thế giới thực sang kỹ thuật số, là một thành phần của quá trình chuyển đổi số. Nhờ việc số hóa, việc tìm kiếm và chia sẻ thông tin trong doanh nghiệp trở nên dễ dàng và tiện lợi hơn, từ đó giúp gia tăng hiệu quả kinh doanh cho doanh nghiệp. Còn chuyển đổi số là quá trình với nhiều mục tiêu trung gian được kết nối, nhằm tối ưu quy trình và hệ sinh thái kinh doanh để tạo nên sự thành công. Chiến lược chuyển đổi số nhằm tận dụng đầy đủ các khả năng và cơ hội của các công nghệ mới và vận dụng sáng tạo vào hệ thống doanh nghiệp.
Tại sao phải thực hiện chuyển đổi số?
Nếu không chịu chuyển đổi số, thực tế là doanh nghiệp địa phương sẽ thua thiệt rất nhiều khi phải cạnh tranh với các thương hiệu quốc gia, và quốc tế. Đặc biệt, doanh nghiệp nhỏ trong nước sẽ bị doanh nghiệp “cá mập” nước ngoài đè bẹp, dần chết yểu. Trong cuộc “so găng” trên thương trường, cảnh "cá lớn nuốt cá bé" là thường trong quá khứ, khi doanh nghiệp chưa có các công cụ và công nghệ chuyển đổi số. Nói một cách ví von hiện tại và tương lai, chuyển đổi số là nền tảng công bằng với các cầu thủ trên sân chơi toàn cầu. Cơ hội luôn luôn tồn tại với rủi ro, công nghệ số chính là cách hóa giải biến nguy thành cơ công bằng cho mọi doanh nghiệp.
Trong quá khứ, thật khó cho các doanh nghiệp có được các công nghệ, công cụ hiện đại như các doanh nghiệp lớn trên thế giới đang sử dụng. Ngày hôm nay, các công nghệ chuyển đổi số như điện toán đám mây, IoT v.v đã có sẵn trong các giải pháp quản trị doanh nghiệp tại Việt Nam do các đơn vị Việt Nam nghiên cứu và triển khai. Đây chính là một điểm lợi thế quan trọng so với quá khứ nếu như các doanh nghiệp thật sự quyết tâm để chuyển đổi.
Chuyển đổi số là xu hướng bắt buộc, doanh nghiệp cần phải thực hiện chuyển đổi số ngay lập tức. Tuy nhiên, việc thực hiện chuyển đổi số ngay lập tức không phải là tư duy ngày mai đi mua một phần mềm hay một công nghệ về áp dụng mà không quan tâm tới bối cảnh nguồn lực và những điều kiện riêng mà doanh nghiệp đang có. Chuyển đổi số làm ngay với lãnh đạo doanh nghiệp chính là tâm thế hiểu đúng về chuyển đổi số, đánh giá năng lực của doanh nghiệp, tổ chức cần cho chuyển đổi số, tìm hiểu phân tích những rủi ro trong chuyển đổi số, tiến hành đào tạo phát triển kỹ năng tri thức số cho toàn bộ lực lượng nhân lực, kiến tạo và thúc đẩy tinh thần đổi mới sáng tạo dấn thân và hành động của toàn thể nhân viên và cuối cùng đi tìm những chuyên gia giảng viên tư vấn giàu kinh nghiệm chính trực là mảnh ghép bổ sung hoàn hảo cho hành trình chuyển đổi số khó khăn phức tạp của doanh nghiệp. Hành trình chuyển đổi số vạn dặm khó khăn bắt đầu từ những bước đi nhỏ nhất với sự chuẩn bị kỹ càng nhất và quan trọng là, muốn đi nhanh thì đi một mình, muốn đi xa đi an toàn đi hiệu quả thì cần phải có đội ngũ chuyên gia tư vấn, cố vấn bên trong và bên ngoài doanh nghiệp. 
Để chuyển đổi số thành công, chúng ta cần hội tụ đủ ba yếu tố: Sự nhận thức mạnh mẽ về chuyển đổi số, kết hợp với khả năng ra quyết định mang tính chiến lược và khả năng áp dụng nhanh chóng. Đầu tiên, yếu tố nhận thức đối với doanh nghiệp hoặc tổ chức thì sự nhận thức là khả năng tổ chức đó có thể hoặc có khả năng nhìn nhận tương lai, đoán được tương lai hoặc đi theo xu hướng của tương lai vì rủi ro bị công nghệ bỏ lại phía sau là rất cao trong bối cảnh Internet và công nghệ bùng nổ như hiện nay.
Một ví dụ về sự thay đổi chậm chạp đã giết chết mô hình kinh doanh của hãng Blockbuster – một hệ thống cho thuê phim, hãng này bị phá sản vì không kịp chuyển đổi số, khi mà hiện nay việc tìm thấy một máy tính có đầu đọc đĩa DVD cũng là điều khó khăn. Hay là khách hàng không còn xem phim nữa? Không phải vậy, khách hàng xem phim nhiều hơn, xem mọi lúc, mọi nơi, nhưng họ xem trên máy tính, tivi thông minh và ứng dụng trên điện thoại di động của họ với dịch vụ cho thuê phim trực tuyến. Chỉ cần một tài khoản là bạn có thể đăng nhập xem bất kỳ bộ phim nào với rất nhiều nền tảng và thiết bị xem phim khác nhau.
Yếu tố thứ hai phải kể đến là khả năng ra quyết định chiến lược của các lãnh đạo doanh nghiệp. Các quyết định chiến lược đều mang tính rủi ro, quyết định đúng thì thành công, mà quyết định sai thì thất bại hoặc bị phá sản. Các quyết định của ban lãnh đạo ngày nay không chỉ phụ thuộc vào cảm tính, sự sáng tạo và óc quyết đoán, mà còn phải dựa trên rất nhiều dữ liệu thống kê và số liệu phân tích, các bản báo cáo chỉ ra các xu hướng ngắn hạn, xu hướng dài hạn. Để đưa ra được các quyết định thành công, ban lãnh đạo doanh nghiệp phải hiểu rõ tình hình nội bộ, các công nghệ cho phép làm việc từ xa, thời gian trả lời các câu hỏi của nhân sự, khách hàng, xử lý các biến đổi trong quá trình kinh doanh như thế nào.
Yếu tố thứ ba là khả năng ứng dụng nhanh chóng thể hiện việc, khi doanh nghiệp ra quyết định sử dụng một hệ thống công nghệ nào đó từ phần cứng đến phần mềm, hoặc sử dụng một mô hình mới sau quá trình thuê tư vấn, thì doanh nghiệp và đội ngũ của doanh nghiệp cần phải áp dụng được, ứng dụng được và nâng cao hiệu quả. Cụ thể sẽ phụ thuộc vào tốc độ ứng dụng và khả năng thực hiện. Có thể với những hệ thống lớn, quá trình học hỏi mất khoảng 1 năm, nhưng quá trình thực hiện và ứng dụng thành công có thể mất 2-3 năm.
Quá trình này sẽ diễn ra theo cách: Thực hiện, thất bại, điều chỉnh, thực hiện lại, thử lại và dần dần trở nên tốt hơn. Thực tế, kể cả những hãng rất thành công trong quá trình chuyển đổi số hoặc những hãng đó trở thành biểu tượng cho những doanh nghiệp khác học hỏi thì vẫn có thể thất bại. Hãng Microsoft đã không thành công với sản phẩm phần cứng điện thoại di động dù đã mua lại Nokia và hệ điều hành cho thiết bị di động. Hãng công nghệ Google vẫn thất bại với chính mạng xã hội Google Wave, thất bại đến hai lần, dù họ đã cố gắng cho ra mắt mạng xã hội mới là Google Plus.
Chuyển đổi số trong kinh doanh là làm kinh doanh thì phải chuyển đổi, mà phải chuyển đổi theo hướng kỹ thuật số, tóm lại là tất cả về sự thay đổi. Doanh nghiệp, tổ chức và cả những người khởi nghiệp kinh doanh cũng cần phải chuẩn bị cho sự thay đổi sẽ diễn ra liên tục và vô cùng khắc nghiệt này. Chuyển đổi có thể vẫn không thành công nếu chuyển đổi sai cách nhưng nếu không chuyển đổi thì chắc chắn thất bại. Thực tế hiện nay, trên thế giới cũng như tại Việt Nam cũng có không ít các doanh nghiệp đánh giá không đúng tầm quan trọng của chuyển đổi số nên bị rơi vào giai đoạn gián đoạn số (tức là không chịu chuyển đổi) và có nguy cơ bị tụt hậu và phá sản rất lớn, đặc biệt là những công ty hoạt động và kinh doanh trong lĩnh vực công nghệ, truyền thông kỹ thuật số, giải trí, bán lẻ và bán lẻ mô hình mới.
Chuyển đổi số trong doanh nghiệp là một hành trình dài hơi đời hỏi sự cân nhắc kỹ càng trong điều kiện giới hạn về thời gian, nguồn lực. Hiểu được yêu cầu của quá trình chuyển đổi số trong kinh doanh thì mới áp dụng, đi đúng hướng trong quá trình chuyểni đổi số và sớm chuyển đổi số thành công cung như mở rộng hệ giá trị va sẽ là bước đệm giúp doanh nghiệp ‘lấy lại ổn định’ và tìm ra những ‘sân chơi’ mới.
Đức Huân
