Quy trình chuyển đổi kỹ thuật số cho SME

Trên thực tế, chuyển đổi kỹ thuật số trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể tạo ra sự khác biệt trên một quy mô rộng thậm chí vượt ra ngoài khuôn khổ của đại dịch. Theo một cuộc khảo sát về các doanh nghiệp vừa và nhỏ trên khắp Châu Á Thái Bình Dương do Công ty công nghệ thông tin và kết nối mạng Cisco và Công ty dữ liệu quốc tế (IDC) thực hiện vào đầu năm nay, kể từ khi ứng dụng chuyển đổi kỹ thuật số, các SME được đánh giá có khả năng đạt tỉ lệ tăng năng suất lên tới 3,1 nghìn tỷ đô la Mỹ trong tổng sản phẩm quốc nội của khu vực vào năm 2024. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ trong khu vực vẫn đang trong giai đoạn đầu của hành trình chuyển đổi kỹ thuật số và theo số liệu công bố có 31% các công ty vẫn chưa biết gì về kỹ thuật số hay chưa từng tiến hành một thay đổi nào.

Rào cản trên hành trình chuyển đổi

Ông Saurabh Srivastava, Phó Chủ tịch phụ trách sản phẩm của nhà cung cấp phần mềm Deskera chỉ ra một trong những hạn chế lớn nhất mà các doanh nghiệp vừa và nhỏ phải đối mặt trong hành trình hướng tới chuyển đổi kỹ thuật số là chi phí. Đối với các tập đoàn có quy mô lớn có thể không quá lo lắng về vấn đề chi phí. Tuy nhiên, SME với quy mô nhỏ hơn cần tiến hành nhiều giải pháp kinh doanh khác nhau để quản lý quy trình như kế toán, hóa đơn,... và những hoạt động này đều làm tăng chi phí cho công ty.

Theo tính toán của Deskera, việc sử dụng ba giải pháp doanh nghiệp cho các tình huống cụ thể có thể khiến các công ty tiêu tốn tới 1.500 đô la Mỹ một tháng. Mặc dù đây chưa phải là một con số lớn nhưng cũng đủ để cản trở các doanh nghiệp nhỏ hơn đang đối mặt với những thách thức về dòng tiền, đặc biệt là ở các thị trường mới nổi như Ấn Độ. Do đó, không có gì ngạc nhiên khi nhiều công ty vẫn sử dụng các giải pháp dựa trên giấy hoặc Excel truyền thống để theo dõi các quy trình hoạt động.

Hơn thế nữa, nếu không tính đến chi phí thì việc có quá nhiều giải pháp không phải là điều thực sự hữu ích cho các DNVVN nâng cao năng suất. Saurabh giải thích: “Có quá nhiều giải pháp riêng lẻ khiến người quản lý dành quá nhiều thời gian để cập nhật và duy trì toàn bộ hoạt động trên những ứng dụng phần mềm này và vô tình rơi vào chu kỳ luẩn quẩn là phải làm mọi thứ theo cách thủ công”.

Bắt đầu với những điều cơ bản

Một khi các doanh nghiệp vừa và nhỏ quyết định bắt tay vào chuyển đổi kỹ thuật số, trước tiên doanh nghiệp cần phải nghĩ về những gì họ muốn đạt được thông qua quá trình này. Một trong những dấu hiệu chuyển đổi số thành công là khi ban lãnh đạo công ty tìm ra định hướng rõ ràng cho quá trình thay đổi. Theo một cuộc khảo sát của McKinsey, nếu công ty có quản lý cấp cao tham gia vào quá trình này thi đây sẽ là một trong những yếu tố quan trọng đem lại thành công. Bằng cách khuyến khích tìm tòi các sáng kiến cũng như các giải pháp mới, ban lãnh đạo doanh nghiệp có thể thúc đẩy sự thay đổi tư duy cần thiết bất cứ khi nào công nghệ mới xuất hiện. Khi các doanh nghiệp vừa và nhỏ đã xác định được mục tiêu cho chuyển đổi kỹ thuật số, bước tiếp theo là xác định các công cụ thực hiện phù hợp xuyên suốt hành trình.

Tìm kiếm các công cụ phù hợp

Đầu tiên là vấn đề chi phí, Saurabh khuyến nghị các công ty nên tìm đến những giải pháp cung cấp tùy chọn dùng thử tránh lãng phí tiền của. Thứ hai, các doanh nghiệp nên tìm kiếm giải pháp tích hợp có thể đáp ứng đa dạng các nhu cầu thay vì giải pháp đơn lẻ. Điều này không chỉ tiết kiệm chi phí hơn mà còn giúp các nhân viên làm việc hiệu quả hơn. Thứ ba, ông cũng khuyến khích các công ty khai thác các giải pháp trực quan và có nhiều hỗ trợ cho người dùng, vì những giải pháp này có thể giúp giải quyết sự lúng túng của nhân viên đối với quá trình chuyển đổi kỹ thuật số.

Theo Saurabh đó phải là những ứng dụng mang tính trực quan, thân thiện với người dùng và được thiết kế hiện đại. Các sản phẩm chuyển đổi kỹ thuật số cần giúp doanh nghiệp hoạt động trên ba khía cạnh: tài chính và kế toán, quản lý nhân sự và quản lý quan hệ khách hàng. Bên cạnh đó, doanh nghiệp có thể tăng cường chuyển đổi các hoạt động quản lý hậu cần đối với các công ty thương mại điện tử hay các ứng dụng quản lý hàng tồn kho cho doanh nghiệp bán lẻ.

Chuẩn bị cho tương lai

Cuối cùng, khi các doanh nghiệp vừa và nhỏ đã có nền móng vững vàng để chuẩn bị cho tương lai, tìm ra các giải pháp phù hợp và tìm ra các công cụ phù hợp là điều cấp thiết để bước vào kỷ nguyên số hóa mới. Như ông Saurabh chia sẻ: “Rất khó để thay đổi và thúc đẩy chuyển đổi nhưng với tư cách là chủ doanh nghiệp hoặc nhà lãnh đạo, người kinh doanh buộc phải thích ứng. Nếu không thể thích ứng, doanh nghiệp khó lòng tồn tại”.

TL