Những mẹo quản trị nổi bật trong năm 2021

Một năm nữa, một loạt thách thức và trách nhiệm khác đối với các nhà quản lý phải giải quyết. Công việc hỗn hợp, Sự từ chức vĩ đại, tình trạng kiệt sức hàng loạt cứ thế tiếp tục. Sau đây là 10 mẹo quản trị nổi bật của năm nay. 

Đưa ra trường hợp làm việc từ xa cho các nhà lãnh đạo muốn trở lại văn phòng

Khi các công ty bắt đầu quay trở lại văn phòng, các nhà quản lý đang thấy mình bị kẹt giữa những nhân viên muốn tiếp tục làm việc ở nhà và những lãnh đạo cấp cao muốn mọi người quay lại bàn làm việc của họ. Làm thế nào bạn có thể điều hướng căng thẳng này? Bắt đầu bằng cách tìm hiểu điều gì đang thúc đẩy các nhà lãnh đạo quan tâm. Họ có nghi ngờ rằng mọi người đang làm việc nghiêm túc? Họ có lo lắng rằng nhân viên không cộng tác đủ? Khi bạn biết điều gì đằng sau sự thúc đẩy sự quay trở lại của họ, hãy tìm cách giải quyết những mối lo ngại đó. Ví dụ, bạn có thể mời các nhà lãnh đạo tham gia các cuộc họp video, bao gồm cả nhân viên trực tiếp và nhân viên từ xa để họ có thể thấy rằng mọi người đều cam kết và tham gia bất kể họ gọi đến từ đâu. Nếu ban lãnh đạo đang gây áp lực buộc nhân viên quay lại văn phòng và bạn tin rằng có sự cân bằng có thể hoạt động tốt hơn cho mọi người, hãy thử các chiến lược sau để phù hợp với trường hợp của bạn.

Cách đưa ra phản hồi quan trọng - từ xa 

Đưa ra phản hồi quan trọng là một trong những trách nhiệm thách thức nhất của bạn với tư cách là người quản lý và nếu bạn đang làm việc từ xa, điều đó thậm chí còn khó hơn. Làm thế nào bạn có thể cập nhật phương pháp tiếp cận của mình để đưa ra phản hồi trong thế giới mà mọi người đang làm việc từ xa? Dưới đây là một số bước chính cần ghi nhớ:

- Bắt đầu bằng cách đặt các câu hỏi: Bạn cần hiểu nhận thức của nhân viên về hiệu suất của họ trước khi thể hiện ý kiến của bạn.

- Thể hiện sự đánh giá cụ thể trước khi đưa ra những lời chỉ trích: Họ sẽ có nhiều khả năng tiếp thu phản hồi của bạn hơn nếu họ tin tưởng rằng bạn coi trọng họ.

- Nêu lên các ý định tích cực của bạn: Một cái gì đó đơn giản như "tôi đứng về phe của bạn" có thể có hiệu quả lâu dài.

- Làm rõ và đối chiếu. "Tôi đang nói X, tôi không nói Y."

- Yêu cầu nhân viên của bạn nêu những điều chính mà họ tiếp thu được từ cuộc trò chuyện. Tất cả chúng ta đều đang bị căng thẳng tột độ vì đại dịch. Quan tâm đến việc cung cấp phản hồi của bạn một cách rõ ràng và với sự nhạy cảm sẽ giúp mọi người tập trung vào tính thực tế của thông điệp của bạn ngay cả trong môi trường từ xa. 

Nghệ thuật theo dõi ân cần 

Tất cả chúng ta đều đã ở trong trường hợp: Bạn gửi email cho ai đó yêu cầu cuộc trò chuyện, cung cấp thông tin, thông tin đầu vào hoặc giới thiệu và bạn không nhận được phản hồi. Điều đó thật khó chịu, nhưng bạn không nên đi đến kết luận rằng bạn đang bị ma ám. Ngày nay, tất cả chúng ta đang tung hứng rất nhiều, vì vậy, đây là cách tiếp cận với một động tác nhẹ nhàng. Bắt đầu với một dòng chủ đề hấp dẫn. Tránh những cụm từ chung chung như “Đang theo dõi” hoặc “Đang đăng ký” không chỉ mơ hồ mà chúng còn có thể khiến người nhận cảm thấy tồi tệ vì phản hồi chậm (thậm chí còn trì hoãn trả lời hơn nữa). Thay vào đó, hãy cụ thể hơn, chẳng hạn như “Các bước tiếp theo trong dự án X” hoặc “Câu hỏi về đơn xin việc”. Tiếp theo, hãy chú ý đến giọng điệu của bạn. Nghiên cứu cho thấy những email có giọng điệu tích cực từ nhẹ đến vừa phải có tỷ lệ phản hồi cao hơn từ 10 đến 15% so với những thư trung tính hơn. Vì vậy, hãy hướng đến sự thân thiện và lịch sự. Cuối cùng, hãy ngắn gọn và cụ thể về yêu cầu của bạn và tạo điều kiện dễ dàng cho người nhận. Điều này sẽ giúp họ có cơ hội để giữ thể diện và giữ gìn mối quan hệ. Nếu bạn làm tất cả những điều này mà vẫn không nhận được phản hồi, hãy thận trọng khi theo dõi lại. Bạn có thể cần phải cắt lỗ và tiếp tục.

Bắt đầu ngày mới của bạn với thực hành đơn giản này

Gần một năm xảy ra đại dịch, thật khó để thu thập được triển vọng tích cực thúc đẩy động lực và sự sáng tạo. Khi chúng ta mất đi sự tích cực đó, sự kiệt sức và mệt mỏi có thể nhanh chóng theo sau. Làm thế nào bạn có thể tiêm một số lạc quan vào ngày của bạn? Bài tập kéo dài hai phút này có thể hữu ích. Mỗi buổi sáng, hãy hoàn thành ba câu sau (trên giấy, nói to hoặc kể cả trong đầu) trước khi bạn bật máy tính hoặc bắt đầu lộ trình đi làm: 

Hôm nay, tôi sẽ tập trung vào _____.

Hôm nay, tôi biết ơn vì _____.

Hôm nay, tôi sẽ buông _____.

Đảm bảo cụ thể với câu trả lời của bạn; viết rằng bạn biết ơn mẹ của bạn mỗi ngày sẽ không hữu ích. Cuối cùng, chúng ta chỉ thức trung bình 1.000 phút mỗi ngày. Nếu chúng ta có thể đầu tư chỉ hai trong số chúng để thúc đẩy bộ não của chúng ta tích cực thì chúng ta sẽ giúp đảm bảo chất lượng của 998 phút khác 

4 chiến lược để cải thiện hiệu quả công việc của bạn

Có thể cảm giác như 24 giờ là không đủ thời gian trong ngày và tất cả các vấn đề về năng suất trên thế giới sẽ không thay đổi điều đó. Dưới đây là 4 chiến lược đã được chứng minh để giúp bạn tận dụng tối đa quỹ thời gian có hạn của mình. Đầu tiên, hàng loạt cuộc họp của bạn. Thật khó để bắt kịp khi bạn biết rằng mình sẽ bị gián đoạn mỗi giờ. Bằng cách loại bỏ tất cả các cuộc họp của bạn cùng một lúc, bạn sẽ dành ra một số thời gian không bị quấy rầy để làm việc với các nhiệm vụ cần sự tập trung tối đa. Thứ hai, cố gắng hết sức để tìm hiểu một số phím tắt có thể giảm mức độ bạn phụ thuộc vào chuột và bàn di chuột của máy tính. Điều này có vẻ như là một điều nhỏ nhặt, nhưng theo thời gian, nó tạo ra sự khác biệt rất lớn. Thứ ba, tận dụng môi trường để thay đổi thói quen tự hủy hoại bản thân. Nếu bạn đang mất thời gian vì bị phân tâm bởi chiếc điện thoại của mình suốt cả ngày, hãy để nó ở một phòng khác. Nếu email đang làm trật tự quy trình làm việc của bạn, hãy tạm dừng thông báo. Cuối cùng, đọc to tác phẩm của bạn. Bất kể công việc của bạn là gì, rất có thể bạn viết ít nhất một email mỗi ngày. Nghe những từ bạn viết trên giấy sẽ tăng tốc và làm rõ quá trình viết của bạn.

Phá vỡ chu kỳ tự phê bình: Thật hấp dẫn khi nghĩ rằng nếu bạn cứng rắn với bản thân, bạn sẽ hoạt động tốt hơn. Tuy nhiên, việc tự phê bình có thể làm hỏng tâm trạng, sự tập trung và năng suất của bạn nếu bạn để điều đó. Cố gắng thực hiện một cách tiếp cận cân bằng hơn để đánh giá hiệu suất của chính bạn với các chiến lược này. 

- Tránh khái quát hóa: Chống lại sự thôi thúc không tham gia vào một sự kiện tiêu cực duy nhất và thay vào đó hãy xem xét hiệu suất của bạn trên tổng thể. Hãy nghĩ về đường cong hình chuông: Một số ngày sẽ dưới mức trung bình và đó là điều bình thường.

- Hãy suy nghĩ về những gì có thể đi “đúng”: Để tránh tập trung vào điều tiêu cực thì hãy xem xét các tình huống tích cực “nếu xảy ra”. Ví dụ: Điều gì sẽ xảy ra nếu ý tưởng này không phải là ngu ngốc, nhưng là bước đột phá giúp thúc đẩy dự án về phía trước? Điều gì sẽ xảy ra nếu đề xuất này cách mạng hóa cách chúng ta làm việc theo nhóm? Điều gì sẽ xảy ra nếu đội ngũ lãnh đạo cấp cao yêu thích bài thuyết trình của tôi?

- Giới hạn thời gian cảm xúc của bạn: Đặt hẹn giờ trong khoảng 30-50 phút (thời gian thường để những cảm giác như xấu hổ tan biến) và cho phép bản thân trải nghiệm và xử lý đầy đủ cảm xúc của mình. Sau khi bộ đếm thời gian hoạt động, hãy đưa ra lựa chọn có ý thức về cách đặt những cảm xúc đó sau bạn và tiến lên phía trước.

Muốn có một nhóm hoạt động hiệu quả- Tập trung vào các kết nối xã hội 

Mọi nhà lãnh đạo đều muốn giải quyết câu đố về điều gì tạo nên một đội có hiệu suất cao. Một điểm thường bị thiếu là tầm quan trọng của các kết nối xã hội. Nếu bạn đang cố gắng thúc đẩy nhóm của mình, đây là những cách được hỗ trợ bởi nghiên cứu để bạn có thể thúc đẩy sự kết nối lớn hơn. 

- Đầu tư thời gian vào việc gắn kết các chủ đề không liên quan đến công việc: Các nhóm tốt nhất không hiệu quả hơn bởi vì họ làm việc mọi lúc. Trên thực tế, thảo luận về những thứ không liên quan đến công việc, chẳng hạn như thể thao, sách và gia đình tiết lộ những sở thích chung, cho phép mọi người kết nối theo những cách chân chính, mang lại tình bạn thân thiết hơn và làm việc theo nhóm tốt hơn.

- Tạo ra một nền văn hóa nơi thể hiện sự đánh giá cao là tiêu chuẩn: Sự thừa nhận thường là một động lực thúc đẩy mạnh mẽ hơn các động cơ tiền tệ. Và sự thừa nhận về công việc tốt không nên chỉ chảy từ trên xuống. Hãy biến nó thành một chuẩn mực để các đồng nghiệp cũng thể hiện sự đánh giá cao đối với nhau.

- Đặt tiêu chuẩn cao hơn vào tính xác thực: Điều quan trọng là tạo ra một môi trường mà nhân viên cảm thấy thoải mái khi thẳng thắn thể hiện cả cảm xúc tích cực và tiêu cực - cũng như khen ngợi và đùa cợt với đồng đội. 

Tích hợp một chiến lược tuyển dụng làm việc từ xa mới đúng cách 

Bất cứ khi nào bạn giới thiệu một nhân viên mới, mục tiêu là giúp họ cảm thấy như ở nhà và hào hứng với công việc phía trước. Nhưng khi tương tác của họ với bạn và những người còn lại trong nhóm chỉ là ảo, bạn sẽ làm như thế nào? Đây là một số lời khuyên. 

- Giúp họ bắt đầu nhanh chóng: Điều này có nghĩa là phải thiết lập công nghệ mà họ sử dụng trước ngày bắt đầu và đảm bảo rằng họ biết phải tìm đến ai với các câu hỏi ngay từ ngày đầu tiên. Chỉ định cho họ một người bạn trong công việc - người có thể là người đi cùng của họ với nhiều câu hỏi tự phát mà họ có khả năng có. 

- Tạo điều kiện cho các mối quan hệ bền chặt trong toàn tổ chức: Vì bạn không thể dựa vào việc xây dựng mối quan hệ hữu cơ và tự phát diễn ra trong văn phòng, nên hãy chủ động và có chủ đích về việc thiết lập sự kết hợp giữa các tương tác chính thức và không chính thức giữa người mới thuê và các cá nhân khác. Đừng quên giới thiệu họ với đồng nghiệp trong các phòng ban sớm và thường xuyên.

- Giải thích văn hóa tổ chức và cách thức hoàn thành công việc: Đưa ra các quy tắc bất thành văn một cách rõ ràng chẳng hạn như mức độ trang trọng của công ty bạn, quy định về trang phục, phép xã giao ảo trên cầu truyền hình, quy tắc giao tiếp và giờ làm việc. Sẽ bớt căng thẳng hơn nhiều nếu nhân viên mới của bạn không phải đoán những vấn đề này.

Dẫn dắt bằng câu hỏi chứ không phải câu trả lời 

Rất có thể, hầu hết các nhà lãnh đạo quá tập trung vào việc có tất cả các câu trả lời và không đủ tập trung vào việc đặt ra những câu hỏi đúng. Đã đến lúc hiệu chỉnh lại. Bất chấp những gì bạn có thể nghĩ, việc bộc lộ tính dễ bị tổn thương và yêu cầu giúp đỡ, làm rõ hoặc đóng góp ý kiến có thể là dấu hiệu của sức mạnh và sự tự tin, không phải là điểm yếu. Những câu hỏi đúng là tín hiệu của sự tin tưởng và chúng có thể truyền cảm hứng để mọi người tin tưởng bạn. Ví dụ, thay vì nói với nhóm của bạn về một cơ hội mới mà bạn đã xác định, hãy hỏi họ, "Bạn có thấy cơ hội thay đổi trò chơi có thể tạo ra nhiều giá trị hơn những gì chúng tôi đã phân phối trước đây không?" Một câu hỏi lớn, đơn giản như thế này có thể truyền cảm hứng cho sự hợp tác và sáng tạo bùng nổ trong toàn tổ chức. Và nếu bạn thường xuyên thể hiện tư duy đặt câu hỏi trước tiên, bạn sẽ giúp thiết lập một nền văn hóa tổng thể về sự tò mò và học hỏi sẽ giúp nhóm của bạn luôn đổi mới và phản ứng với các thách thức một cách hiệu quả. Vì vậy, hãy thử nó trong tuần này: Hỏi nhóm của bạn một câu hỏi mở, có tầm nhìn lớn và xem nó có không dẫn đến một số ý tưởng mới và thú vị hay không. 

Dẫn dắt vượt qua sự không chắc chắn

Sự không chắc chắn là khó tránh khỏi. Là một người quản lý, bạn cần phải chuẩn bị để dẫn dắt nhóm của mình vượt qua những vùng nước âm u, nhưng làm như vậy đòi hỏi bản thân phải có tư duy đúng đắn. Dưới đây là 6 mẹo giúp bạn thay đổi quan điểm của mình: 

- Ôm cái khó chịu lúc nào không biết: Chuyển từ tư duy biết tất cả sang tư duy học được tất cả. Bạn không cần phải có tất cả các câu trả lời. 

- Phân biệt giữa các vấn đề "khó hiểu" và "phức tạp". Chúng yêu cầu các giải pháp khác nhau.

- Hãy buông bỏ chủ nghĩa hoàn hảo. Thay vào đó, hãy hướng tới sự tiến bộ, mong đợi những sai lầm và nhận ra rằng bạn có khả năng liên tục sửa chữa khi cần thiết.

- Chống lại sự thôi thúc đơn giản hóa quá mức và đưa ra kết luận nhanh chóng. Thực hiện một cách tiếp cận có kỷ luật để hiểu được cả sự phức tạp của tình huống và thành kiến của chính bạn.

- Đừng đi một mình. Kết nối với đồng nghiệp của bạn, những người có tập hợp kinh nghiệm và quan điểm của riêng họ để rút ra từ đó. 

- Nhìn từ tầm xa. Có một cái nhìn bao quát, có hệ thống về các vấn đề hiện tại có thể tiết lộ các giả định chưa được sáng tạo mà nếu không thì sẽ không thể nhìn thấy được.

Chúc mừng năm mới 2022 tới tất cả mọi người. 

Anh Đức