“Nhà quản lý dự án không chuyên" và cơn ác mộng thất bại

"Dự án" hay "quản lý dự án" đã trở thành những từ khoá quan trọng trong các tổ chức hiện nay. Người lao động trí óc, cho dù ở chức vụ gì, thường xuyên vào vai nhà quản lý dự án và cầm trịch các dự án có quy mô từ bé xíu đến cực lớn.

"Trong quá trình tư vấn của chúng tôi với khách hàng trên khắp thế giới, chúng tôi từng hỏi hàng ngàn người câu hỏi này: Bạn dành bao nhiêu thời gian làm việc của mình cho các dự án? Hầu hết khách hàng trả lời khoảng 60% đến 80% thời gian làm việc của họ được dành cho các dự án". Các nhà tư vấn Kory Kogon, Suzette Blakemore và James Wood của tổ chức phát triển lãnh đạo FranklinCovey nhận xét như vậy trong cuốn sách "Tinh hoa quản trị dự án".

Phần lớn trong số họ phải lặng lẽ nhận lấy vai trò của "nhà quản lý dự án không chuyên" - làm công việc mà họ không được huấn luyện trước đó. Bởi thực tế, rất ít công ty đào tạo nhân viên cách quản lý dự án nhưng thường lại giao cho họ quản lý dự án.

"Khi chúng tôi hỏi họ đã bao giờ được huấn luyện kỹ năng quản trị dự án để làm công việc chiếm đến 60% - 80% thời gian làm việc của họ hay chưa, có rất ít cánh tay giơ lên. Đa phần mọi người nói họ chưa qua bất cứ lớp huấn luyện quản trị dự án chuyên nghiệp một ngày nào", các chuyên gia FranklinCovey mô tả.

Đặc biệt, trong các công ty khởi nghiệp (startup) với sự hạn chế về nhiều nguồn lực (nhân sự, tài chính...), cơ hội của nhân viên được học về quản trị dự án càng bị thu hẹp hơn.

Cách quản trị dự án của những người "không chuyên" được mô tả là "mò mẫm". Họ làm theo kinh nghiệm và trí tuệ, và làm rất tốt trong việc đó, nhưng họ không biết những điều cơ bản nhất của quản trị dự án. "Điều này giống như cố điều khiển một chiếc máy bay khi chưa bao giờ học bay vậy", các tác giả nhận xét.

"Kết quả là một danh sách dài những dự án thất bại nối tiếp nhau làm nhụt chí và tiêu tốn rất nhiều nguồn lực cả về mặt cá nhân lẫn tổ chức", cuốn sách ghi.

Theo thống kê của Viện Quản trị Dự án PMI (Project Management Institute - một trong những tổ chức lớn nhất thế giới chuyên về lĩnh vực này), chỉ có 8% các tổ chức "hoàn thành tốt" việc quản trị dự án. 45% dự án hoặc quá hạn hoặc bị huỷ bỏ. Chỉ có 45% số dự án thực sự đạt mục tiêu được đặt ra.

Và nếu quy ra số tiền, thì: cứ mỗi 100 đô la Mỹ được chi cho các dự án trên thế giới, có tới 13,50 đô la "mất đi vĩnh viễn hay không thể thu hồi". Bên cạnh đó, dưới góc độ cá nhân, việc "mò mẫm" quản trị dự án còn đem tới cơn ác mộng cho những nhà quản lý dự án không chuyên. Hãy tưởng tượng xem, họ phải đối mặt với những áp lực rất lớn, bị trễ hạn, đập đi làm lại, những hy sinh không cần thiết, thậm chí là nước mắt.

Theo các tác giả "Nếu bạn từng thất bại, nếu bạn không hài lòng với tiến độ dự án, nếu bạn nghĩ rằng dự án của mình thành công lẽ ra có thể tốt hơn nữa, bạn có thể nghĩ rằng mình chỉ cần 'cố gắng hơn nữa'. Nhưng vấn đề của bạn không phải là do thiếu cố gắng. Nếu không có lỗi tư duy, kỹ năng và công cụ đúng đắn, bạn không thể thực sự có một dự án thành công được".Những nhân viên không được đào tạo kiến thức quản lý dự án nhưng phải tham gia vào nhiệm vụ này trong thực tế công việc, có thể tìm thấy những điều cơ bản nhất trong "Tinh hoa quản trị dự án".

Trong cuốn sách, các tác giả đã đúc kết nên công thức làm nền tảng cho việc quản trị dự án thành công: Con người + Quy trình = Thành công. Rất nhiều người không biết đến điều này. "Trong quản trị dự án, việc lãnh đạo con người hiệu quả cũng quan trọng như quản lý quy trình một cách thuần thục vậy".

Cuốn sách trình bày các ý tưởng cơ bản nhất trong giới quản trị dự án. Cụ thể, với phần "Con người", có 4 hành vi nền tảng: Thể hiện sự tôn trọng, lắng nghe trước, làm rõ các kỳ vọng và thể hiện tinh thần trách nhiệm.Còn về phần quy trình, bạn sẽ biết đến 5 giai đoạn cơ bản của một dự án, gồm: khởi tạo, hoạch định, thực thi, giám sát và kiểm soát, hoàn thành dự án.Quan trọng hơn, "Tinh hoa quản trị dự án" dễ hiểu và có tính ứng dụng cao. Đây không phải là cuốn sách giáo khoa "dày cộp" khiến bạn ngán ngẩm. Thay vào đó, các tác giả tinh lọc những ý tưởng cốt lõi nhất, rất thực tế và dễ áp dụng cho tất cả những kẻ "tay ngang". Thêm nữa, những ví dụ minh hoạ về các dự án thực tế xuyên suốt trong sách sẽ giúp bạn hiểu các kiến thức được áp dụng như thế nào. Các kỹ năng và công cụ cần thiết cũng được giới thiệu ở mỗi chương, bạn có thể áp dụng ngay!

Bằng cách áp dụng nhuần nhuyễn kỹ năng lãnh đạo và một vài quy trình làm việc được trình bày trong cuốn sách, rất có thể bạn sẽ nhận ra mình cần làm gì với vai trò một nhà quản lý dự án không chuyên, đồng thời tránh được hầu hết những cú vấp ngã không đáng có. Cuốn sách này sẽ là cột mốc mới trong công việc quản trị của bạn: kể từ đây bạn trở thành một nhà quản lý dự án đặc biệt xuất sắc đúng như bạn mong muốn!

Hoàng Linh Lan