Cách ra quyết định trong làm việc nhóm năm 2022

Trước khi hỏi ý kiến hoặc quan điểm, nhà quản trị hãy nói rõ ràng rằng bạn đang mong muốn nhận lại từ người trả lời quan điểm, tiếng nói, biểu quyết hay phủ quyết. Nếu không có lời giải thích rõ ràng trên, cá nhân đó có thể sẽ cho rằng quan điểm của anh ta hoặc cô ta là phủ quyết hoặc ít nhất là một phiếu bầu - có khả năng dẫn đến sự thất vọng hoặc tức giận thực sự nếu bạn không tuân theo lời khuyên của người đó.

Một lượt xem ở đây đơn giản là một góc nhìn. Khi yêu cầu một lượt xem, tôi muốn biết bạn thấy thế nào hoặc trải qua câu hỏi hóc búa này như thế nào. Làm thế nào và tại sao bạn có thể thấy điều này khác với góc nhìn của tôi? Tôi nên hiểu góc nhìn từ bạn như thế nào khi tôi đang tổng hợp dữ liệu để đưa ra quyết định của mình cho cả nhóm? Quyết định cuối cùng vẫn là của tôi, nhưng quan điểm của bạn cũng quan trọng đối với tôi. 

Các nhà lãnh đạo không chú trọng các quan điểm đến từ các bên được quy định bằng văn bản rằng, đang tham gia vào quá trình ra quyết định thì có thể bị các bên liên quan gọi là ra quyết định độc tài. Một điểm khác biệt chính ở đây là các nhà lãnh đạo có thẩm quyền và trân trọng các lượt xem được chấp thuận thụ động của cấp dưới - đôi khi vì vai trò thứ bậc - trong khi các nhà lãnh đạo độc tài có thể không có được sự đồng ý đó.

Một tiếng nói ở đây nêu cao sự đóng góp của các bên đưa ra ý kiến, biến quan điểm thành đề xuất. Khi tôi yêu cầu tiếng nói của bạn và tạo không gian để bạn chia sẻ nó một cách có ý nghĩa, tôi không chỉ hỏi những gì bạn nhìn thấy, tin tưởng hoặc biết; Tôi cũng đang hỏi bạn nghĩ tôi nên quyết định như thế nào. 

Với một tiếng nói, tôi cho bạn một số tiếng nói về cách tôi lựa chọn - nhưng tôi vẫn đang đưa ra quyết định sau cùng cho nhóm. Các nhà lãnh đạo trưng cầu quan điểm nhưng các quan điểm đó chỉ giữ vai trò là nguyên liệu đầu vào và những người đưa ra tiếng nói không nhất thiết là người có ảnh hưởng lớn vào quá trình ra quyết định bằng đòn bẩy; họ đang thu thập và đánh giá tiếng nói, nhưng quyết định vẫn là của họ. 

Một biểu quyết thay đổi thẩm quyền ra quyết định từ “của tôi” thành “của chúng tôi”. Khi tôi yêu cầu phiếu bầu của bạn, tôi sẽ cần bạn cho ý kiến một cách rõ ràng với kỳ vọng rằng nó có thể ảnh hưởng đến kết quả của quá trình ra quyết định chung của cả nhóm. Bây giờ nó thực sự là quá trình của chúng ta; chúng ta đang cùng nhau quyết định và lựa chọn của mỗi cá nhân sẽ kết hợp để hướng chúng ta đến quyết định cuối cùng của cả nhóm.

Tuy nhiên, nếu tôi đưa ra một cuộc bỏ phiếu, tôi phải làm cho các yếu tố bổ sung của quy trình trở nên minh bạch như nhau: Có bao nhiêu người đang bỏ phiếu? Cuộc biểu quyết có được quyết định bởi đa số không? Một siêu đa số? Một số phương pháp khác? Điều gì sẽ xảy ra nếu có một kết quả hòa? Bỏ phiếu chỉ ra một quá trình ra quyết định dân chủ, trong đó một tập hợp các bên liên quan được xác định cùng nhau xác định kết quả của sự lựa chọn. 

Các quy tắc của quá trình ra quyết định dân chủ phải được nêu rõ ràng, vì quá trình này tạo ra các câu hỏi cho nhóm chứ không chỉ cho người lãnh đạo.Với tư cách một người bỏ phiếu bầu, điều gì sẽ xảy ra nếu cuối cùng phương án của tôi không được chọn? Kỳ vọng của người lãnh đạo về cách tôi sẽ tương tác hoặc hỗ trợ kết quả là gì? 

Quyền phủ quyết chuyển quyền quyết định từ nhóm trở lại cá nhân, nhưng không chỉ cho người lãnh đạo: cho mọi cá nhân. Bất kỳ cá nhân nào nắm quyền phủ quyết đều có thể ngăn tiến trình ra quyết định. Cách tiếp cận ra quyết định này, còn được gọi là sự đồng thuận, đòi hỏi sự tham gia và ảnh hưởng của từng cá nhân để gắn kết một nhóm trong 1 quyết định cụ thể; nhu cầu và lợi ích của các cá nhân có thể có một khoảng chồng chéo rất hẹp.

Theo đó, quyết định bằng sự đồng thuận đòi hỏi các lợi ích phù hợp, một mối quan hệ bền chặt năng động giữa các bên liên quan và cần nhiều thời gian hơn. Đối với một quyết định quan trọng, có tính chất tập thể cao nhưng không khẩn cấp, sự đồng thuận thể hiện niềm tin và sự ủng hộ của tất cả các cá nhân trong nhóm. Sự đồng thuận không có nghĩa là mọi người đều hài lòng và hoàn toàn đồng ý với quyết định; nó có nghĩa là mọi người có thể sống với quyết định.

Dù bạn chọn gì - và bạn có thể thấy mình thay đổi suy nghĩ trong suốt quá trình ra quyết định - điều quan trọng nhất là bạn phải rõ ràng với các bên liên quan ở mọi điểm về vai trò của họ. Điều đó giữ cho sự tập trung vào nội dung của quyết định chứ không phải vào bản thân quá trình, đừng bận tâm đến nhận thức về sự bất công có thể làm trật bánh toàn bộ cuộc thảo luận.

Phương Anh