Cách để tận dụng tối đa các cuộc họp trực tiếp với quản lý của bạn

Theo một nghiên cứu trên ba triệu người lao động, đại dịch đã góp phần làm kéo dài thời gian hơn và số lượng các cuộc họp ước tính tăng 13%. Nói cách khác, chúng ta đang rơi vào 1 vũng lầy lớn của thời gian làm việc. Nhưng các cuộc gặp một đối một không nên bị bài trừ. Evan Parker - Phó Chủ tịch cấp cao kiêm Tổng Giám đốc hoạt động nội dung của The Athletic nhận ra rằng, những nhu cầu trong ngày làm việc đôi khi có thể cản trở nhưng khẳng định điều đó không làm giảm tầm quan trọng của kết nối thường xuyên. Parker nói: “Đôi khi các cuộc họp giao ban thông thường là những điều đầu tiên bị hủy bỏ. “Nếu bạn nghĩ rằng các báo cáo trực tiếp của bạn đã đủ cần thiết thì bạn có thể rơi vào suy nghĩ sai lầm rằng các cuộc họp là không cần thiết. Nhưng cho dù báo cáo trực tiếp của bạn có thẩm quyền đến đâu thì một phiên họp thường xuyên vẫn rất quan trọng.”

Các cuộc họp trực tiếp của bạn với người quản lý của bạn là rất quan trọng để đảm bảo thành tích và nhu cầu phát triển chuyên môn của bạn là vẫn là trọng tâm. Dưới đây là ba chiến thuật bạn có thể áp dụng để tận dụng tối đa thời gian họp một một với sếp của mình.

Lên 1 ý định rõ ràng từ trước

Octavia Goredema - một huấn luyện viên sự nghiệp và là người sáng lập tại Twenty Ten Agency thường được hỏi rằng thực sự cần chuẩn bị những gì trước cuộc họp với người quản lý. Câu trả lời của bà luôn là thế này: Lập kế hoạch và chuẩn bị là điều cần thiết. Octavia khuyên bạn nên làm điều này ngay cả khi các cuộc họp trực tiếp của bạn là đăng ký không chính thức bởi vì thời gian của người quản lý của bạn là rất quý giá. Chuẩn bị trước sẽ cung cấp nền tảng để tận dụng tối đa các tương tác của bạn. Nếu có thể, hãy làm rõ trước ai là người sẽ thiết lập chương trình làm việc cho các cuộc họp trực tiếp của bạn. Một số nhà quản lý thích đi đầu, những người khác muốn báo cáo trực tiếp của họ để xây dựng chương trình nghị sự và một số thích cách tiếp cận hợp tác. Hãy tóm tắt chương trình làm việc khi bắt đầu cuộc trò chuyện nhưng hãy cởi mở với những thay đổi.

Albert Yeh - Phó Chủ tịch kinh doanh và hoạt động quốc tế của Ergon USA  có các báo cáo trực tiếp ở cả Đức và Hoa Kỳ. Yeh nói :“Các cuộc họp trực tiếp rất quan trọng đối với vòng phản hồi. Nói chung, cá nhân có những mục họ muốn thảo luận. Đôi khi có một áp lực là phải có một cái nhìn sâu sắc hoặc một cột mốc quan trọng nào đó, nhưng mọi thứ cứ như vậy là được".

Việc chuẩn bị cho cuộc họp thường bao gồm việc xem xét và báo cáo về các ưu tiên trước mắt, đặc biệt là khi thời gian có hạn. Ngoài ra, hãy suy ngẫm về bối cảnh rộng hơn của công việc của bạn. Ví dụ, mối quan hệ hiện tại của bạn với người quản lý như thế nào? Điều gì đang hoạt động tốt và điều gì không hoạt động? Bạn cần hỗ trợ ở đâu hoặc muốn phát triển hơn nữa trong sự nghiệp của mình? Nếu những phản ánh của bạn cho thấy mối quan hệ làm việc của bạn cần được cải thiện, đừng nản lòng - các cuộc họp trực tiếp của bạn mang đến cơ hội đầu tư vào việc xây dựng lòng tin và thể hiện cam kết của bạn với vai trò của mình.

Cố gắng hết sức để có góc nhìn khách quan và cân nhắc nếu sự rạn nứt trong mối quan hệ công việc của bạn là kết quả của vấn đề hiệu suất, sự đổ vỡ trong giao tiếp, kỳ vọng bị lệch lạc hoặc xung đột về tính cách. Sau đó, hãy khám phá cách bạn có thể sử dụng thời gian cùng nhau để sửa chữa nguyên nhân gốc rễ. Hãy chủ động và tập trung vào những gì bạn có thể kiểm soát. Hỏi sếp nơi bạn có thể giúp đỡ, thu hút phản hồi về các ưu tiên và lắng nghe chặt chẽ các mục tiêu và ưu tiên của họ.

Ngoài chương trình họp của bạn, hãy xác định cách bạn muốn được nhìn nhận tại nơi làm việc. Về bản chất, câu hỏi mà tôi khuyến khích bạn nên tự hỏi là: “Tôi muốn người quản lý của mình bỏ qua điều gì để biết về tôi, hiệu suất của tôi, những gì tôi đang làm và những gì tôi đang xây dựng?”

Khi bạn đã suy nghĩ về điều đó, hãy xác định cách truyền đạt và thể hiện nó trong thời gian hai người trong cuộc họp. Mang bản chất tốt nhất của bạn đến các cuộc họp trực tiếp của bạn, cho dù đó là trên điện thoại, qua video hay gặp trực tiếp. Hãy giữ thái độ tích cực bởi vì sự tích cực có thể cảm nhận được và thường dễ lây lan. Đó là một cách thông minh và đơn giản để tạo ấn tượng tốt ngay từ đầu.

Chú ý đến ngôn ngữ cơ thể của bạn

Một phần quan trọng của việc thể hiện bản thân tốt nhất của bạn đến cuộc họp liên quan đến nhận thức về các tín hiệu phi ngôn ngữ. Có thể dễ dàng quên rằng, ngôn ngữ cơ thể của chúng ta nói lên rất nhiều điều. Hãy nghĩ về cách bạn xuất hiện trong các cuộc họp, cho dù đó là cuộc họp ảo hay trực tiếp. Ví dụ: ngồi thẳng truyền tải sự chú ý, trong khi ngồi thụp xuống trong cuộc họp, thầm hét lên rằng bạn không muốn ở đó. Mỉm cười và giao tiếp bằng mắt thích hợp không chỉ xây dựng mối quan hệ mà còn khiến bạn trông đáng tin cậy và tự tin. Những dấu hiệu thể chất của bạn cũng quan trọng như những dấu hiệu bằng lời nói của bạn. Ngay cả khi đang sử dụng điện thoại, giọng nói của bạn cũng rất quan trọng.

Ngôn ngữ cơ thể là vũ khí bí mật của bạn và đó không chỉ vì ấn tượng mà bạn sẽ tạo ra - việc điều chỉnh ngôn ngữ cơ thể cũng có thể mang lại lợi ích cho bạn. Nhà tâm lý học xã hội Amy Cuddy đã giải thích rằng, khi bạn thực hành ngôn ngữ cơ thể mạnh mẽ, tích cực, bạn đồng thời tạo động lực cho bản thân bằng cách gửi những thông điệp tinh tế đến não để củng cố cảm giác tích cực và tự tin.

Hãy chứng tỏ rằng bạn là người có khả năng giải quyết vấn đề

Trong các cuộc họp trực tiếp của bạn, hãy sẵn sàng chia sẻ kết quả nhưng cũng sẵn sàng thảo luận về những thách thức. Nếu bạn cố gắng giải quyết các vấn đề cho người quản lý của mình, bạn sẽ nổi bật. Học khi nào nên lắng nghe và biết khi nào cần lên tiếng với một gợi ý.

Octavia đã học được một bài học quan trọng sớm trong sự nghiệp của mình. Không nhận ra điều đó, tôi có xu hướng làm nổi bật những điều sai trái. Trong một trong những lần quan sát đó, sếp của bà quay sang nói: “Đừng hỏi tôi vấn đề này; đến với tôi với giải pháp”. Trong khoảnh khắc đó, 1 bóng đèn ý tưởng trong bà vụt tắt và bà nghĩ rằng bà đã chỉ ra những trở ngại – điều này có ích với tập thể. Thay vào đó, những gì bà cần làm là xác định các vấn đề tiềm ẩn và trình bày các ý tưởng về cách chúng ta có thể tránh chúng. 

Khi đề cập đến việc giải quyết vấn đề, hãy cân nhắc nơi bạn có thể thực hiện và mang lại tác động cho mục tiêu kinh doanh quan trọng đối với người quản lý của bạn. Khi bạn đang đánh giá bức tranh toàn cảnh thì đừng quên các đồng nghiệp của bạn và các thành viên cấp dưới của nhóm. Hỏi người quản lý của bạn xem có lĩnh vực nào bạn có thể được hỗ trợ để giúp giải quyết vấn đề bằng cách làm việc với những người khác không. Bạn có thể dạy cho ai đó một kỹ năng mới hoặc chia sẻ những hiểu biết sâu sắc có thể giúp giải quyết một trở ngại.

Cách tiếp cận giải quyết vấn đề có nghĩa là cởi mở với các phản hồi - tiêu cực cũng như tích cực. Việc nhận được phản hồi tiêu cực không phải là điều dễ dàng. Các nhà quản lý giỏi sẽ cố gắng hết sức để đưa ra phản hồi mang tính xây dựng trong thời gian thực và ở chế độ riêng tư. Nếu bạn nhận được những lời chỉ trích mang tính xây dựng, hãy sử dụng nó để làm lợi thế cho bạn. Trong lúc này, có thể khó nuốt trôi, nhưng hãy tôn trọng và chuyên nghiệp. Hãy là một người biết lắng nghe và giải quyết vấn đề tốt hơn. Hãy nắm lấy nó, học hỏi từ nó và giải quyết nó.

Các cuộc gặp trực tiếp với người quản lý của bạn mang đến những cơ hội nghề nghiệp có giá trị. Làm việc với người quản lý của bạn để xác định cách chương trình cho các cuộc họp của bạn sẽ tạo ra và phản ánh các ưu tiên và mục tiêu phát triển nghề nghiệp của bạn. Trong các cuộc họp, hãy sử dụng ngôn ngữ cơ thể để nhấn mạnh lời nói và hành động của bạn. Hãy là một người biết lắng nghe, nắm bắt thông tin phản hồi và mặc định giải quyết vấn đề. Sử dụng thời gian sau khi trực tiếp để xem xét các lĩnh vực mà bạn có thể tập trung, thích nghi hoặc thực hiện các cải tiến trong tương lai. Cách tiếp cận này củng cố cam kết của bạn trong việc giải quyết vấn đề cho sếp, nhóm của bạn và sự nghiệp của riêng bạn và đó là một thuộc tính mạnh mẽ cần đạt được. Điều quan trọng là giữa các cuộc họp của bạn, hãy làm những gì bạn nói rằng bạn sẽ làm - không quảng cáo quá mức và phân phối dưới mức. Hãy tự chịu trách nhiệm với những sản phẩm được giao và những mục tiêu nghề nghiệp của bạn. Nếu bạn làm như vậy, Octavia hứa rằng những điều này sẽ được chú ý và mang lại thành quả xứng đáng.

Đức Nguyễn