Thẩm định chủ thể ký kết Hợp đồng thương mại

Thẩm định chủ thể ký kết hợp đồng thương mại là hoạt động trong quá trình soạn thảo hợp đồng nhằm mục đích ngăn ngừa một phần rủi ro khi thực hiện hợp đồng.

Chủ thể ký kết hợp đồng thương mại giữa 1 bên là cá nhân, pháp nhân, hộ gia đình, tổ hợp tác, hay Nhà nước ký kết với 1 Thương nhân sẽ trở thành Hợp đồng Thương mại - nếu các chủ thể này Lựa chọn Luật Thương mại để áp dụng.

Khi chủ thể ký kết là tổ chức, doanh nghiệp cần xác định 9 yếu tố cơ bản và những vấn đề có thể gặp phải liên quan đến 9 yếu tố trên là:

Một là: Tên doanh nghiệp là yếu tố xác nhận chủ thể ký kết Hợp đồng với đơn vị mình là ai, loại hình doanh nghiệp gì.

Hai là: Số Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, ngày cấp, nơi cấp là yếu tố xác nhận sự tồn tại của chủ thể tại thời điểm ký. Người đại diện pháp nhân và lĩnh vực được phép hoạt động ở thời điểm hiện tại. Sở dĩ yêu cầu giấy đăng ký kinh doanh vì nhiều doanh nghiệp thay đổi người đại diện pháp nhân, thay đổi số vốn dẫn đến hợp đồng vô hiệu do người ký không còn tư cách đại diện pháp nhân hoặc còn tư cách nhưng thẩm quyền ký kết vượt quá số vốn mà người đại diện được phép ký theo quy định. Các bên nên xuất trình, kiểm tra các văn bản, thông tin này trước khi đàm phán, ký kết để đảm bảo hợp đồng ký kết đúng thẩm quyền.

Ba là: Địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp và địa chỉ giao dịch phải được ghi rõ ràng vì rất nhiều doanh nghiệp có trụ sở đăng ký ở một chỗ mà hiện hoạt động ở một chỗ khác dẫn đến thông tin liên lạc khó khăn hoặc khi có tranh chấp khó tìm được vị trí trụ sơ để giải quyết.

Bốn là: Điện thoại theo đăng ký và điện thoại giao dịch nhằm xác nhận đầu mối giao dịch trong quá trình thực hiện hợp đồng.

Năm là: Số fax là cơ sở để khẳng định các thông tin, văn kiện giao dịch được đảm bảo.

Sáu là: Địa chỉ Email dùng để giao dịch giữa các chủ thể phải là địa chỉ được đăng ký và đóng phí như nhà cung cấp vn…. Tránh các nhà cung cấp gmail, yahoo vì với địa chỉ mail này không trả phí dịch vụ nên khó xác nhận được nội dung giao dịch trong quá trình thực hiện. Các địa chỉ được đăng ký nếu không nộp  phí 6 tháng sẽ không được cung cấp dịch vụ. Đây cũng là một trong nhưng yếu tố khẳng định đối tác vẫn còn tồn tại hay không.

Bảy là: Tài khoản số, tại ngân hàng nhằm cung cấp địa chỉ để giao dịch các hoạt động liên quan đến tài chính. Tránh trường hợp ký hợp đồng với pháp nhân nhưng trả tiền vào tài khoản cá nhân gây ra các rủi ro cho doanh nghiệp.

Tám là: Mã số thuế của chủ thể ký kết nhằm ghi hóa đơn thanh toán và thực hiện nghĩa vụ thuế khi cần thiết.

Chín là: Người đại diện phải là người đại diện theo pháp luật của chủ thể. Nếu người đại diện theo pháp luật ký hợp đồng vượt quá thẩm quyền ký quy định thì phải xuất trình văn bản đồng ý của chủ sở hữu pháp nhân.

Nếu người đại diện là Phó giám đốc, giám đốc chi nhánh hoặc lãnh đạo khác phải có ủy quyền của Giám đốc hoặc Tổng giám đốc của chủ thể.

Khi chủ thể ký kết là cá nhân thì cần thẩm định và ghi rõ trên hợp đồng những nội dung sau:

Một là: Họ tên đây đủ của cá nhân

Hai là: Số chứng minh thư, ngày cấp, nơi cấp. Chứng minh thư nên pho to và kèm theo Hợp đồng.

Ba là: Địa chỉ thường trú của cá nhân ký kết. Nội dung này ghi chính xác theo chứng minh thư nhân dân hoặc hộ chiếu hoặc hộ khẩu và cũng nên kiểm tra trước khi ký kết.

Bốn là: Mã số thuế cá nhân để xuất hóa đơn và làm các thủ tục về thuế.

Năm là: Số điện thoại cố định và di động để giao dịch

Sáu là: Địa chỉ email giúp cho thuận lợi trong quá trình giao dịch.

Bảy là: Số tài khoản tại ngân hàng để giao dịch chuyển tiền khi thực hiện nghĩa vụ tài chính theo hợp đồng.

Tám là: Văn bằng chứng chỉ, giấy phép nếu nghĩa vụ thực hiện công việc trong hợp đồng yêu cầu.

Như vậy, khi thẩm định tư cách chủ thể của pháp nhân nhất định phải thẩm định đủ 9 yếu tố cơ bản. Khi thẩm định tư cách chủ thể của cá nhân phải có đủ 3 yếu tố đầu tiên và xem xét bổ sung các yếu tố còn lại. Nếu chủ thể ký kết Hợp đồng là cá nhân ủy quyền thì phải kiểm tra kỹ tính hợp pháp của giấy ủy quyền, nội dung ủy quyền, phạm vi ủy quyền của người được ủy quyền và kiểm tra chứng minh thư của người được ủy quyền.

Hoàng Thắm

Công ty Luật TNHH Quốc tế Hồng Thái và Đồng nghiệp.