Một số lưu ý về hình thức ủy quyền trong giao dịch

Uỷ quyền là một trong những nghệ thuật mà một nhà lãnh đạo phải nắm vững. Không uỷ quyền thì nhà lãnh đạo có nguy cơ ngập lụt trong những công việc lẽ ra họ không phải làm.

Nhưng nếu uỷ quyền không tốt sẽ khiến Người ủy quyền tốn nhiều nguồn lực, nhưng không đạt được kết quả mong muốn. Vì vậy, uỷ quyền cần phải được xem là một trong những kỹ năng được ưu tiên hàng đầu trong công tác lãnh đạo doanh nghiệp.

Uỷ quyền là hoàn thành công việc thông qua nỗ lực của người khác. Điều này thể hiện niềm tin của người ủy quyền vào người khác, vào công việc mà nếu không, chính người ủy quyền là người phải làm.

Ủy quyền như thế nào, ủy quyền ra sao và hiệu lực của Ủy quyền là những vấn đề cũng không hề đơn giản. Hiện nay, Uỷ quyền thông thường có hai dạng cơ bản là Giấy ủy quyền (Thư ủy quyền, Quyết định ủy quyền…) và Hợp đồng ủy quyền.

Theo khoản 2 điều 48 Nghị định 75/2000/NĐ-CP ngày 8 tháng 12 năm 2000 quy định: “Việc ủy quyền không thuộc trường hợp quy định tại khoản 1 Điều này, thì không phải lập thành hợp đồng ủy quyền mà có thể được lập thành giấy ủy quyền và chỉ cần người ủy quyền ký vào giấy ủy quyền”. Như vậy, chúng ta có thể thấy rằng Giấy ủy quyền là một dạng ủy quyền bằng văn bản mà chỉ cần người ủy quyền ký vào giấy ủy quyền có xác nhận của UBND xã phường hoặc Phòng công chứng là có thể sử dụng trong một số trường hợp theo quy định của pháp luật.

Tuy nhiên, Sự ràng buộc và tính chặt chẽ của Ủy quyền thông qua Hợp đồng ủy quyền hơn hẳn Giấy ủy quyền. Theo khoản 1 điều 48 Nghị định 75/2000/NĐ-CP ngày 8 tháng 12 năm 2000 quy định: “Việc ủy quyền có thù lao, có nghĩa vụ bồi thường của bên được uỷ quyền hoặc để chuyển quyền sở hữu, quyền sử dụng bất động sản phải được lập thành hợp đồng”. Theo điều 581 BLDS 2005 cũng quy định: “ Hợp đồng ủy quyền là sự thỏa thuận giữa các bên, theo đó bên được ủy quyền có nghĩa vụ thực hiện công việc nhân danh bên Ủy quyền, còn bên ủy quyền chỉ phải trả thù lao, nếu có thỏa thuận hoặc pháp luật quy định”. Như vậy, hình thức Hợp đồng ủy quyền có sự khác biệt cơ bản so với Giấy ủy quyền là có sự thỏa thuận của hai bên nên cần cả hai bên ủy quyền và bên được ủy quyền cùng ký dưới sự xác nhận của UBND xã phường hoặc Phòng công chứng.

Thực tế áp dụng ủy quyền hiện nay tại các doanh nghiệp thường không thông qua xác nhận của UBND xã phường hoặc Phòng công chứng. Chính vì thế các Văn bản ủy quyền này dễ xuất hiện các lỗi về hình thức như pháp nhân ủy quyền cho pháp nhân, pháp nhân ủy quyền cho cá nhân, cá nhân ủy quyền cho pháp nhân, cá nhân ủy quyền cho cá nhân.

Pháp nhân ủy quyền cho pháp nhân, cá nhân thì khi pháp nhân thay đổi người đại diện cũng không ảnh hưởng đến thời hạn và nội dung ủy quyền. Bên được ủy quyền chỉ được ủy quyền lại cho người thứ ba, nếu được bên ủy quyền đồng ý hoặc pháp luật quy định và hình thức hợp đồng ủy quyền lại cũng phải phù hợp với hình thức ủy quyền ban đầu đồng thời không được vượt quá phạm vi ủy quyền ban đầu (điều 583 BLDS 2005).

Cá nhân ủy quyền cho pháp nhân, cá nhân thì khi cá nhân ủy quyền chết cũng đồng nghĩa với công việc ủy quyền hết giá trị.

Biên soạn Văn bản ủy quyền đúng hình thức và thể hiện đúng ý chí của bên ủy quyền, bên được ủy quyền là một vấn đề không đơn giản. Nếu người biên soạn không chú ý ngay từ bước đầu biên soạn sẽ khiến cho hiệu lực ủy quyền, nội dung ủy quyền, thời hạn ủy quyền và thực hiện ủy quyền gặp rất nhiều khó khăn cho các bên.

Lê Nhung

Công ty HILAP Hà Nội